Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forelægges til godkendelse i byrådet.
Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2018, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører, og hvilke udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.
I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2018. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der iøvrigt gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.
Folketinget vedtog i 2015 en ny udbudslov, der implementerer det nyeste EU–udbudsdirektiv. Vedtagelse af udbudsloven medfører bl.a., at annonceringspligten efter tilbudsloven ophæves, og at indkøb/opgaver mellem 500.000 kr.og tærskelværdien for EU-udbud på 1,51 mio. kr. ikke længere skal annonceres. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik blev i 2016 evalueret og tilrettet i overensstemmelse hermed.
Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2018 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi ca. 1,6 mio. kr. i 2018). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre, herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI.
Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik af forvaltningen, der også tager stilling til endeligt valg af leverandør. Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvilket center der er ansvarlig for udbuddet, anden kolonne hvem der står for gennemførelsen af udbuddet samt implementering af kontrakten.
Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. I ganske særlige situationer kan kommunen vælge, at et forpligtende SKI udbud erstattes af et eget udbud eller af et JYFI udbud. Dette begrundes typisk med, at udbuddets opbygning og prioriteter ikke er hensigtsmæssig i forhold til Rebild kommunes opbygning og organisering af opgaven.
Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2018 skal indkøbskontoret udbyde bleer på vegne af flere JYFI kommuner samt deltage i SKI udbuddet vedr. Kopi og Print. Derudover er indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.
Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over hvilke løbende indkøbsaftaler, der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud. Oversigten indeholder ikke oplysning om:
- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter
- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).
For de kontrakter, der udløber i 2018 og første kvartal af 2019, er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.
Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2-årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er sædvanligvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.
Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud, der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune. Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes, kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførelse af udbuddet i 2018.
Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførelse af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer. Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere. Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%). Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre. Indkøbskontoret har i 2017 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI, vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2018. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2018.
Udskriv
Læs højt
