Rammen for dit byrådsarbejde

Her finder du forretningsordener for fagudvalgene når de er blevet godkendt i januar 2022:
 

Inhabilitetsreglerne har baggrund i det grundlæggende krav om saglig forvaltning. Det betyder blandt andet, at hvis du har en direkte og individuel, personlig eller økonomisk interesse i udfaldet af en foreliggende sag ikke må medvirke ved behandlingen af den pågældende sag. Det samme gælder, hvis et af dine familiemedlemmer eller meget nære venner har en tilsvarende interesse. Der er desuden regler om inhabilitet, hvis du deltager i ledelsen af en virksomhed eller forening, der har en særlig interesse i sagen. Disse regler handler om ”speciel” inhabilitet. Reglerne findes i styrelseslovens § 14 (om at det er byrådet/udvalget, der træffer beslutning om et medlems inhabilitet) og i forvaltningslovens kapitel 2.  

Regler om ”generel” inhabilitet findes i styrelseslovens § 29. Disse regler handler om, at kommunalt ansatte i visse job – på grund af jobbets karakter - ikke som byrådsmedlem kan være medlem af visse udvalg. Reglerne gælder i et mindre omfang også, hvis byrådsmedlemmets ægtefælle har en ledende stilling i kommunen.  

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du måske er inhabil i behandlingen af en sag, skal du gøre opmærksom på dette. Det vil i praksis være en besked til borgmesteren, hvis det er en sag i byrådet/økonomiudvalget, og til udvalgsformanden, hvis det er en sag i fagudvalgene. 

Byrådets drøftelser og beslutninger foregår som hovedregel for åbne døre (jf. styrelseslovens § 10). Bestemmelsen åbner dog mulighed for, at byrådet kan beslutte, at en sag skal behandles for lukkede døre, hvis det findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. 

Sager, hvor der forventes at komme fortrolige oplysninger frem, behandles for lukkede døre. Om en oplysning anses for at være af fortrolig karakter, afhænger af en konkret vurdering af, om oplysningerne anses som fortrolige efter forvaltningslovens regler. 

Forretningsorden § 1 stk. 2 peger i den forbindelse på følgende sager: 

• Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold  
• Sager om køb og salg af fast ejendom 
• Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. 

Udvalgenes møder er ikke åbne for offentligheden (styrelseslovens § 20). Der er ikke lovhjemmel til, at udvalget kan beslutte, at møderne skal holdes for åbne døre. Resultatet af udvalgets arbejde er derimod tilgængeligt, idet dette vil fremgå af referaterne af møderne på kommunens hjemmeside, men kun for de åbne sager. 

Dagsorden/sagsfortegnelse kan også læses på kommunens hjemmeside.  

Dog har du som udvalgsmedlem tavshedspligt med hensyn til videregivelse af oplysninger om, hvilke synspunkter/vurderinger/argumenter de andre udvalgsmedlemmer har sagt på møderne. Du må med respekt af den almindelige tavshedspligt gerne referere dine egne synspunkter/bemærkninger på mødet.  

Tavshedspligten gælder ikke for faktiske oplysninger, der fremkommer under mødet, medmindre der er tale om fortrolige oplysninger. Eksempel: Et udvalgsmedlem videregiver fortrolige oplysninger om personers rent private forhold til medierne.   

Tavshedspligten gælder ikke i forhold til medlemmer af din politiske gruppe i byrådet. unnpartimedlemmer. 

Sager, der behandles for lukkede døre - og fortrolige oplysninger i øvrigt - kan ikke drøftes på gruppemøder, hvor der deltager personer, som ikke er medlemmer af byrådet. 

Det er strafbart at bryde tavshedspligten. 

Som byrådsmedlem har du ret til at forlange, at en sag sættes på byrådets dagsorden (styrelseslovens § 11, stk. 1). Anmodningen skal fremsættes overfor borgmesteren. Initiativretten gælder også for et inhabilt byrådsmedlem. Initiativretten indebærer alene, at sagen skal sættes på dagsordenen, men ikke en pligt for byrådet til at realitetsbehandle sagen. 

Som udvalgsmedlem har du initiativret, hvis dette fremgår af udvalgets forretningsorden.

Læs mere om initiativret under 'Rammer og roller' (punkt 3.3)

Du har som medlem af byrådet - som et led i varetagelsen af dit hverv - ret til at gennemse sagsmateriale i den kommunale forvaltning. Det gælder også internt materiale men ikke dokumenter, der reelt har status af kladde/er under udarbejdelse. 

Hvis du ønsker indsigt i en sag, skal du, jf. lovgivningen, rette henvendelse til borgmesteren. I praksis er det dog ofte sådan, at en henvendelse normalt kan ske til kommunaldirektøren, hvilket er den procedure, vi følger. Så ønsker du sagsindsigt, skal du rette henvendelse til kommunaldirektør Jes Lunde. 

Du skal anmode skriftligt og på en måde, der gør det muligt af afgrænse materialet. Du kan få hjælp af administrationen til dette. 

Den viden, et byrådsmedlem kan få gennem sagsindsigt, kan have betydning for, hvordan det pågældende byrådsmedlem vil udøve rollen som politiker. Sagsindsigten kan endvidere være en forudsætning for, at et medlem kan gøre brug af sin ret til at bringe sager/spørgsmål op i byrådet. 

Sagsindsigten er videre i sin udstrækning end aktindsigten efter offentlighedsloven, fordi sagsindsigten også omfatter interne dokumenter og fortrolige oplysninger. Dette er ikke tilfældet for aktindsigten efter offentlighedsloven. De fortrolige oplysninger, du på denne måde får indsigt i, er selvfølgelig omfattet af tavshedspligten (forvaltningslovens § 27, jf. straffelovens § 152 ff.), hvilket du vil blive oplyst om, når din indsigt imødekommes. 

Borgmesteren/formanden kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller hvis det er forbundet med uforholdsmæssige vanskeligheder. Byrådsmedlemmer vil ikke løbende kunne få tilsendt sagsmateriale, fx. ved at angive at man ønsker det og det løbende tilsendt. 

Reglerne om sagsindsigt fremgår af kommunestyrelseslovens § 9. 

Ankestyrelsen fører tilsyn med, at kommuner og regioner overholder den lovgivning, der gælder for offentlige myndigheder. Det kan for eksempel være kommunestyrelsesloven, regionsloven, forvaltningsloven og offentlighedsloven. 

Du kan læse mere om reglerne for tilsynet i kapitel 6 i kommunestyrelsesloven. 

Kommunernes opgaver er ikke altid bestemt ved lov. Kommunerne har mulighed for at varetage visse opgaver på grundlag af de såkaldte kommunalfuldmagtsregler.

Kommunalfuldmagtsreglerne er en samlet betegnelse for de uskrevne regler om kommunernes ulovbestemte opgaver. Hvis en kommunal opgavevaretagelse er reguleret i den skrevne lovgivning (love, bekendtgørelser), skal opgavevaretagelsen ikke også vurderes i forhold til kommunalfuldmagtsreglerne. Kommunalfuldmagtsreglerne viger således for den skrevne lovgivning.

Den nærmere afgrænsning af, om en kommune efter kommunalfuldmagtsreglerne har mulighed for at varetage en bestemt opgave, er ofte en kompliceret øvelse. Det skyldes, at kommunalfuldmagtsreglerne består af en række upræcise regler, der ofte overlapper hinanden.

Reglerne indebærer blandt andet, at de opgaver, som kommunen ønsker at varetage eller støtte, skal være af en vis nytte for kommunens indbyggere. Kommunen må ikke varetage opgaver, der er henlagt til andre myndigheder, og der må ikke ydes støtte til enkeltpersoner eller enkeltvirksomheder uden specifik hjemmel i lovgivningen.

Et klassisk eksempel på opgaver, som kommuner kan varetage efter kommunalfuldmagtsreglerne er for eksempel tiltag inden for fritids-, kultur- og idrætsområdet. Det antages også, at kommuner efter kommunalfuldmagtsreglerne må producere til eget brug, for eksempel i form af vaskeri tilknyttet kommunens institutioner.