Rammer og roller

1.1. Kommunernes forhold er overordnet reguleret i kommunestyrelsesloven. Ordningen efter den lov er, at kommunalbestyrelsen er kommunens øverste organ. Kommunalbestyrelsen har ansvaret for at sætte den overordnede og politiske retning for kommunen, herunder vedtage et budget, der lever op til reglerne, samt behandle spørgsmål af politisk karakter i øvrigt.

1.2. Fagudvalgene har et ansvar for umiddelbare forvaltning på deres område. Fagudvalgenes og byrådets møder er politiske møder, hvor der i udgangspunktet pågår politiske drøftelser, men forvaltningen kan gives ordet med henblik på at besvare eller uddybe faktuelle forhold. Ansatte i forvaltningen har formelt set kun adgang til fagudvalgenes møder, som jo er lukkede, fordi det pågældende udvalg tillader det.

1.3. Borgmesteren er – ud over at være medlem af og født formand for kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget – den øverste daglige leder af (og den ansvarlige for) kommunens administration. Det forudsættes her, at borgmesterens opgaver er af overordnet karakter, men han skal bl.a. sammen med direktionen tage vare på, at administrationen er indrettet hensigtsmæssigt og forsvarligt i forhold til de opgaver, som skal løftes, ligesom han skal holde øje med, at de retningslinjer, byrådet har udstukket overholdes, og at sekretariatsbetjeningen af de politiske fora sker på en ordentlig måde.

1.4. Forvaltningen med direktionen i spidsen står for det første for daglig drift, hvor der efter loven ikke må ske politisk indblanding. Forvaltningen har desuden til opgave at levere sekretariatsbetjening af politiske fora.

Vi får i dagligdagen rigtig mange henvendelser fra jer byrådsmedlemmer om stort og småt, og vi lægger os – trods en almindeligt udbredt knaphed på ressourcer her og der – i selen for at betjene jer hurtigt efter bedste evne.

For dels også at forsøge at administrere denne del af vores virke så effektivt som muligt, og for dels at sikre os, at I alle oplever en nogenlunde ens behandling på tværs af organisationen, vil vi imidlertid gerne fra direktionens side minde om de formelle ramme, og henstille til, at vi i fællesskab tager afsæt heri.

2.1. For det første er det altid en overvejelse, I skal gøre jer, om spørgsmålet enten kan vente og rejses under ”orientering” på fagudvalgsmøder, eller om det har en karakter og et sådant politisk indhold, at det bør sættes på som initiativsag (jf. nedenfor under pkt. 3) på et kommende møde i fagudvalg og/eller byråd.

2.2. For det andet bygger kommunestyrelsesloven på en forudsætning (som man kan læse mere om i den bog, som hedder Kommunestyrelsesloven med kommentarer, side 259) om, at alle henvendelser fra kommunalbestyrelsen eller fra et af dens medlemmer til den kommunale forvaltning går via borgmesteren eller med dennes underforståede samtykke til andre i forvaltningen. Hos os vil vi også gerne, at sådanne henvendelser også kan rettes til direktionen, men så vidt muligt ikke til andre. Det anførte gælder henvendelser om enten forvaltningens generelle forhold eller driften. I særlige tilfælde kan mere rutineprægede henvendelse, f.eks. om indhentelse af oplysninger, dog ske direkte til fx en centerchef.

Derudover kommer, at der for udvalgsmedlemmer kan være en almindelig dialog med direktør og centerchef om de sager, som skal drøftes i de udvalg, som man er medlem af. I almindelighed vil det efter direktionens opfattelse her være en god idé, at man sætter udvalgsformanden eller hele udvalget på cc. på mails herom.

2.3. For det tredje skal I være opmærksomme på, at I har en almindelig indbliksret i forvaltningens materiale. Man skal i den forbindelse holde sig for øje, hvad det betyder.

Ethvert byrådsmedlem har således efter kommunestyrelsesloven (§ 9) ret til at gennemse materiale, der foreligger i endelig form i forvaltningen (indbliksret). Det betyder for det første, at det kun handler om endeligt materiale, og for det andet, at det ikke er sådan, at forvaltningen på begæring skal ”producere” nyt materiale. I tilfælde, hvor der reelt er et ønske om, at der produceres nyt materiale (beregninger, notater mv), falder man tilbage på, at forvaltningen ledes af borgmesteren, som henvendelsen herom skal rettes til, så borgmesteren kan være med til at vurdere, om opgaven kan og skal prioriteres af forvaltningen.

Indbliksret svarer meget til borgernes ret til aktindsigt, derved at det kun omfatter eksisterende, endelige dokumenter, men forskellen er, at I naturligvis i modsætning til borgere også får udleveret materiale, som er fortroligt efter forvaltningsloven og straffeloven, da I jo har tavshedspligt.

3.1. Udgangspunktet er, at det er forvaltningen, der – i dialog med borgmester/udvalgsformænd – sætter ting på dagsordenen. Det vil oftest være beslutningssager, hvor der kan træffes beslutning.

Det er mødelederen, som i givet fald bestemmer, hvordan afstemningstemaerne formuleres, og det behøver ikke være dem, der er formuleret af forvaltningen i indstillingen. Mødelederen kan formelt set også omformulere andre medlemmers afstemningstemaer. Afstemningstemaerne skal blot indholdsmæssigt dække over det emne, som sagen vedrører, og have en saglig sammenhæng til sagens indhold. Det er også mødelederen, som bestemmer rækkefølgen for afstemninger ved flere afstemningstemaer. Der skal være flertal for en beslutning, før den er vedtaget. Ved stemmelighed er den altså ikke vedtaget. Den, der indgår i mindretallet, har ret til at få en kort afvigende mening ført til protokol. Det beror på en konkret vurdering, hvornår det er opfyldt, men nøgleordet er her ”kort”.

Herudover kan forvaltningen dagsordenssætte orienteringssager, hvor der ikke kan ske afstemning. Som led i arbejdet med en ny tilgang til udarbejdelse af sagsfremstillinger vil vi fremadrettet skærpe opmærksomheden på at angive, hvornår en sag er i denne kategori.

3.2. Bemærk i øvrigt, at dagsordenerne almindeligvis sluttes af med en slags eventuelt-punkt, der hedder ”orientering”. Punktet er tænkt som en mulighed for alle mødedeltagere til at give en envejsorientering om forhold af betydning for det pågældende organ (udvalg/byråd). Det gælder – hvis det pågældende organ tillader det – også forvaltningen. Det er derimod ikke et punkt, der er egnet til drøftelser eller til, at der spørges (detaljeret) ind til sager i forvaltningen, og ofte vil det heller ikke give jer en forsvarlig betjening at tage den slags dialog der. Her er det bedre at bruge sin indbliksret eller sin initiativret, jf. nedenfor.

3.3. For I kan jo som byrådsmedlemmer også sætte sager på dagsordenen, hvis der er temaer, I ønsker drøftet. Det gælder som følge af jeres såkaldte initiativret. Når I benytter jer af det, sætter vi en initiativsag på dagsordenen med jeres formulering. Forvaltningen udarbejder altså ikke en sagsfremstilling på baggrund af en sådan anmodning (men udfaldet af en initiativsag kan jo være, at det besluttes, at forvaltningen skal belyse noget eller udarbejde en beslutningssag). I forhold til afstemning under initiativsager gælder det samme, som med beslutningssager.

Mulighederne for at sætte initiativsager på dagsordenen er nærmere reguleret i kommunestyrelsesloven og vores forretningsorden. Efter loven har ethvert byrådsmedlem som udgangspunkt mulighed for på den måde at rejse en sag i byrådet, hvis fristen herfor respekteres, hvis blot det handler om kommunens anliggender. Det gælder både med hensyn til sager, der aktuelt er under behandling i et udvalg eller forvaltningen, og med hensyn til andre sager. Initiativretten giver ikke det enkelte medlem krav på, at en sags videre ekspedition standses, eller at sagen underkastes realitetsbehandling i byrådet. Medlemmet kan heller ikke modsætte sig, at byrådet henviser sagen til et udvalg eller administrationen, ligesom byrådet kan beslutte, at sagen udsættes til et senere møde. Byrådet kan også beslutte, at der ikke skal ske realitetsbehandling eller træffes en afgørelse.

Styrelsesloven indeholder ikke regler for udvalgsmedlemmers initiativret i forhold til at rejse sager på fagudvalgenes dagsorden, men det kan man beslutte lokalt. Hos os i Rebild Kommune er det fastsat i forretningsordenen, at et medlem af et fagudvalg, hvis fristen herfor overholdes, har ret til at en sag sættes på ordinært udvalgsmøde. Man skal altså være medlem af det udvalg, man ønsker sagen sat på dagsordenen hos, og også her sættes alene medlemmets formulering uden yderligere sagsfremstilling på dagsordenen. Medlemmet har ikke krav på, at sagen går videre til byrådet (men kan bruge sin initiativret til at rejse sammen spørgsmål for byrådet).

3.4. Herudover indeholder kommunestyrelses loven en bestemmelse (§ 23) om såkaldt standsningsret. Ethvert medlem af et udvalg kan således standse udførelsen af en beslutning, der er truffet af udvalget, ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at han ønsker sagen indbragt til afgørelse af kommunalbestyrelsen. Dette gælder dog ikke afgørelser, der ved lovgivningen er henlagt til udvalget. Standsningsretten kan kun udnyttes af de medlemmer, som er til stede under sagens behandling og således ikke er fraværende (uanset grund).

Det er en betingelse, 1) at begæringen om standsningsret fremsættes på mødet (blot inden mødet hæves og ikke nødvendigvis mens sagen er til behandling) og 2) at begæringen føres til protokol. Reglen gælder alle udvalgsbeslutninger uden hensyn til, om forsinkelsen af beslutningernes udførelse medfører ulempe eller omkostning for kommunen. Det er ikke en betingelse for udnyttelsen af standsningsretten, at vedkommende udvalgsmedlem har stemt imod den pågældende beslutnings vedtagelse i udvalget.

Medlemmet behøver ikke at angive nogen begrundelse for sin udnyttelse af standsningsretten. Standsningsretten finder dog ikke anvendelse for så vidt angår et udvalgs processuelle beslutninger vedrørende f.eks. et udvalgsmedlems habilitet, indhentelse af oplysninger fra forvaltningen eller fremsendelse af sager til høring.

Når sagen herefter rammer byrådet, kan byrådet – da der jo foreligger en udvalgsafgørelse – indskrænke sig til at træffe beslutning om, at udvalgets beslutning skal udføres. Det kan dog også besluttes, at beslutningen omgøres, eller at sagen henvises til fornyet behandling i udvalget med henblik på, at udvalget foretager indstilling til Byrådet om, hvorledes sagen skal afgøres herunder evt. at ophæve udvalgets oprindelige beslutning.

4.1. Flere har spurgt til, hvornår sager på dagsordenen gøres til lukkede punkter. Den korte version er, at det gør de, når sagen indeholder fortrolige oplysninger (i princippet svarende til oplysninger, som ikke kan udleveres til borgere, som søger aktindsigt), Det beror på en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde, og der vil ikke kunne etableres en praksis, hvorefter visse kategorier af sager uden konkret stillingtagen til hver enkelt sag gøres lukkede.

Virkningen af, at sager behandles for lukkede døre, er at offentligheden er udelukket fra at være til stede under forhandlingerne, og at offentligheden ikke har krav på oplysning om, hvad der er passeret under forhandlingerne. Beslutninger, der træffes for lukkede døre, skal så vidt muligt meddeles offentligheden med udeladelse af oplysninger, der efter andre regler er undergivet tavshedspligt.

Vejledende for hvilke sagstyper der som udgangspunkt skal behandles for lukkede døre er:

1. Sager om bedømmelse af personlige forhold, herunder personalesager, eller virksomheders fortrolige forhold
2. Sager hvor offentlighed skader kommunens privatretlige forhandlingsposition, her sager om køb og salg af faste ejendomme, indgåelse af kontrakter fx vedrørende bygningsarbejder og leverancer mv.
3. Sager, hvor der er en skyldigt hensyn at tage til den interne beslutningsgang i øvrigt.

Det anførte gælder også fagudvalgene.

4.2. Forhandlingerne i et udvalg, hvor møderne er lukkede, er altid fortrolige, men et udvalgsmedlem kan frit referere egne udtalelser og synspunkter fra en forhandling i et udvalg. Det er ikke tilladt at offentliggøre udtalelser eller standpunkter, som andre mødedeltagere har indtaget.

Der er som udgangspunkt ikke tavshedspligt for så vidt angår oplysninger om en sags faktiske omstændigheder i en udvalgssag. Spørgsmålet om tavshedspligt i forhold til faktiske omstændigheder beror altid på en konkret afvejning af, om oplysningerne efter almindelige regler om tavshedspligt er fortrolige. En sag, der behandles på lukket dagsorden, indeholder almindeligvis altid i en eller anden udstrækning fortrolige oplysninger, som er tavshedsbelagte, men ikke alle oplysninger på en lukket sag er nødvendigvis fortrolige.

4.3. Når der er truffet beslutning i en lukket sag og der ellers i øvrigt ikke er grundlag for at tilbageholde oplysninger af hensyn til reglerne om tavshedspligt, kan punktet overføres til den åbne del af beslutningsprotokollen. Det kan bestemmes, at beslutning herom træffes af udvalgsformand og ansvarlig direktør (eventuelt delegeret til sidstnævnte).