”100 Personers Salen” er et samarbejde mellem Rebild Kommune, Kinorevuen og Kulturstationen i Skørping. ”100 Personers Salen” er en om- og tilbygning til Kinorevuen, som
placeres mellem Kinorevuen og Kulturstationen i Skørping. Økonomiudvalget godkendte d. 12. september 2019, at udbudsformen blev ændret fra offentlig licitation i fagentrepriser til totalentreprise udført som begrænset licitation.
4 totalentreprenører blev prækvalificeret til at afgive tilbud på projektet. 2 totalentreprenører meldte fra, da de ikke kunne opfylde krav til funktioner inden for den opstillede budgetramme. 2 totalentreprenører (Henriksen & Madsen, samt Lars Pedersen & Søn) afgav tilbud inden deadline. Begge indkomne tilbud blev erklæret ikke konditionsmæssige, hvilket betød, at der ikke var indkommet ét konditionsmæssig tilbud, som holder den økonomiske ramme og opfylder de funktioner, som bygningen som minimum skal indeholde. Resultat af licitationen blev indstillet til Kultur- og Fritidsudvalget d. 5. februar 2020, hvor der ligeledes blev indstillet forslag til fremtidig proces for projektet. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede her, at der kunne indledes forhandlinger med de 2 bydende totalentreprenører under definerede rammer og vilkår, som skal være ens for begge totalentreprenører.
Det mundede ud i supplerende udbudsmateriale, der blev udsendt til entreprenørerne d. 4. maj 2020.
Materialet bestod af:
- Indbydelse til forhandling.
- Procesplan (hvor det i første omgang var selve forhandlingsforløbet der var væsentligt, men også med forventet kontraheringstidspunkt, projekteringsforløb og udførelsen).
- Ny disponeret plan (forslag til indretning).
- Forslag til facadegeometri (2 forskellige forslag).
- Principsnit til ovenstående forslag.
- Byggeprogram (Oprindeligt byggeprogram fra totalentrepriseudbud - fortsat et vigtigt redskab ift. vurdering ud fra fortsat gældende bedømmelseskriterier).
Som skrevet i indstilling til Kultur- og Fritidsudvalget d. 5. februar, vurderede projektgruppen, at muligheden for at bibeholde eksisterende pavillon ikke var belyst tilstrækkeligt i totalentreprenørernes oprindelige tilbud. Derfor blev det besluttet i projektgruppen at fremkomme med et groft skitseforslag hvor netop pavillonen var bevaret, og 100 Personers salen med tilhørende faciliteter var tilføjet som en selvstændig tilbygning - dette forslag var en del af materialet der blev udsendt til entreprenørerne d. 4. maj 2020 - forslag er vedlagt som bilag.
Fra udsendelse af supplerende materiale til afgivelse af endelig tilbud var processen som følger (se desuden bilaget procesplan):
- 4. maj 2020 - Materiale og indbydelse til forhandling fremsendt til de 2 bydende totalentreprenører.
- 25. maj 2020 - Frist for fremsendle af tilbud.
- 28. maj 2020 - 1. forhandlingsrunde - gennemgang af fremsendte tilbud, spørgsmål til fremsendte tilbud, samt hvad entreprenører skal bearbejde/uddybe inden afgivelse af endeligt tilbud.
- 17. juni 2020 - 2. forhandlingsrunde - præsentation af endeligt tilbud, samt uddybende spørgsmål fra projektgruppen.
1. juli 2020 - vurdering af indkomne tilbud ud fra de oprindelige kriterier fra totalentrepriseudbuddet, samt udsendelse af resultat til entreprenører, med oplysning om hvem der indstilles til politisk behandling som vindende entreprenør.
uge 36 2020 - Kontrahering med totalentreprenør med forbehold for politisk behandling.
Det forventes, at byggeriet vil kunne starte op november 2020, og vil forventeligt kunne stå færdig i november 2021.
Vurdering af endelige tilbud:
Tildelingskriteriet er mest fordelagtige tilbud inden for den økonomiske ramme på 5,5 mio. kr.
Begge tilbud er på 5,5 mio. kr., hvilket er et ufravigeligt krav for at være et konditionsmæssigt tilbud og kunne komme i betragtning til opgaven.
Begge totalentreprenører har taget udgangspunkt i de skitser, der på forhånd var udarbejdet og udsendt med supplerende udbudsmateriale. Det vil sige, at selve indretningen og bygningsgeometrien ikke har været et afgørende punkt ved bedømmelsen, da det udgangspunkt har været det samme. Det afgørende har derfor været, hvilke installationer der var med i tilbuddet og hvor grundigt var funktionerne af disse beskrevet, og i endnu højere grad hvilke overflader bygningen vil komme til at stå med - altså det visuelle udtryk.
På begge parametre var det Henriksen & Madsen der leverede det bedste tilbud. I særdeleshed kan nævnes, at Henriksen & Madsen har en skalmuring af hele facaden med i tilbuddet, hvorimod Lars Pedersen & Søn har tilbudt en afslutning i grå beton på hele facaden, hvor en skalmuring kunne tilkøbes udenfor entreprisesummen. Også på de indvendige overflader vurderedes Henriksen & Madsen højst, hvor der bliver leveret det oprindeligt ønskede gulv i salen. Dette er ligeledes noget der kan tilkøbes udenfor entreprisesummen hos Lars Pedersen & Søn.
Der er i begge tilbud ikke gjort rede for fremtidig forbrug (driftsudgifter), da de elementer der har forbrug som er inkl. i tilbuddet er begrænsede, og de skal som minimum overholde diverse normer jf. lovgivning, hvilket betragtes som acceptabelt. Dette gør sig ligeledes gældende for rengøringsvenlighed, da begge har samme udgangspunkt i indretning og bygningsudformning, og levering af inventar og belysning i høj grad er en bygherreleverance, så er det overfladerne på diverse bygningsdele der kommer til afgøre det, og der er forskellen på de mulige overflader mht. rengøringsvenlighed yderst begrænset.
De enkelte underkriterier for den samlede vurdering, samt vægtningen af disse er vedlagt som bilag.
Det samlede resultat af bedømmelsen betyder, at påtænker at indgå totalentrepriseaftale med Henriksen & Madsen, med forbehold for politisk godkendelse.
Kontraheringen vil jf. procesplan kunne ske i uge 36.
Der vil til Lars Pedersen & Søn blive udbetalt vederlag på 15.000 kr. for afgivelse af konditionsmæssig tilbud. Dette udbetales ikke til vindende entreprenør.
Totalrådgiver Arkitektfirmaet Nord A/S vil fortsat være tilknyttet sagen - som bygherrerådgiver. Der påtænkes indgået en aftale om biståelse under kontraktindgåelse, ved gennemgang og kvalitetssikring af totalentreprenørens projektmateriale i samarbejde med forvaltningen, samt deltagelse ved byggemøder og udførelse af fagtilsyn under udførelsen af byggeriet.
Opdateret budget efter afsluttede forhandlinger:
Efter endt forhandling kan budgettet opdateres, og det samlede anlægsbudget på 7,25 mio kr kan nu overholdes. I bilag kan ses hovedpunkterne i anlægsbudgettet.
Der er på nuværende tidspunkt brugt ca. 0,7 mio. kr. til geoteknik, miljøscreening, intern projektledelse og eksternt honorar.
Der er budgetteret med et honorar på 0,13 mio. kr. til bygherrerådgiver for færdiggørelse af projektet.
Renovering af køkken og toiletter i Kulturstationen, samt evt. overdækning mellem den ny sal og Kulturstationen er ikke en del af Totalentreprisen, og kan ikke rummes i budgettet for 100 Personers Salen.
Udskriv
Læs højt
