Kultur- og fritidsudvalget har på deres udvalgsmøde den 23. september 2020 godkendt forvaltningens forslag til proces og tidsplan for borgerinddragelse til udvikling af aktiviteter i og omkring Materielgården i Støvring.

Forvaltningens proces har indebåret bred information til kommunens borgere og foreninger om, at det nu bliver muligt at starte kultur- og fritidsaktiviteter på Materielgårdens område i Støvring.

Tidsplan for borgerinddragelse kan ses i bilag.

Alle interesserede har været indkaldt til besigtigelse og et indledende idémøde. Det første informationsmøde med besigtigelse af lokaler og efterfølgende afklaring af ønsker og behov blev annonceret på facebooksiderne Rebild Kommune, Kulturland Rebild, Frivilligcenter Rebild. Foreninger, kulturarrangører/-aktører samt landsbyråd, frivilligråd, kulturråd og fritidsråd fik tilsendt invitation direkte. Til det første møde deltog repræsentanter fra 5 foreninger. På de efterfølgende møder er nogle foreninger frafaldet, samt nye kommet til.

På 2 efterfølgende møder er idéerne konkretiseret, og en foreløbig plan for organisering og benyttelse af lokalerne er lavet.

Foruden mødedeltagelse fra foreninger, har faggruppelederen fra driftsenheden deltaget samt de to udviklingskonsulenter fra Center Sundhed, Kultur og fritid, som er tovholdere på projektet.

De foreningsaktiviteter, som opstartes, fremgår af skemaet herunder:

Der vil løbende blive afholdt statusmøde. Kommer der løbende andre interesserede foreninger og borgere, vil de blive inviteret ind til dialogmøde med de øvrige brugere.

Praktiske forhold:

De ledige lokaler fremstod temmelig rustikke, hvorfor en vis klargøring til foreningsaktiviteter er nødvendig. For at efterkomme foreningernes ønsker og behov har driftsenheden været behjælpelige med diverse udbedringer samt etableret adgangsforhold.

Til at møblere mødelokalet har Intern service tilbudt møblementet fra de gamle mødelokaler i administrationsbygningen i Terndrup, og driftsenheden kan hjælpe med køkkeninventar, som findes i organisationen, men som ikke er i anvendelse.

I budgetaftalen for 2020 blev afsat 200.000 kr. til yderligere udvikling af området omkring Materielgården i Støvring.

Midlerne anvendes på baggrund af dialog med foreningerne.

Det er ønsket, at nogle af de afsatte midler kan anvendes til klargøring af lokalerne, blandt andet til gulvbelægning samt loftsbeklædning i lokalerne. Det anslås, at den foreløbige klargøring vil kunne gennemføres for under 50.000 kr.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Arbejdsgruppen ansøger om forlængelse med 1,5 år.

Arbejdsgruppens bevæggrunde for udsættelsen er:

1) Grundet Covid-19 situationen har gruppen haft vanskeligt ved at afholde møder både internt og eksternt

2) Flere fonde har udsat ansøgningsfrister, hvorfor gruppen mangler svar på flere ansøgninger

3) Arbejdsgruppen har ikke endtil nu haft succes med fundraising

Arbejdsgruppen har i øvrigt, grundet manglende held med fundraising nu lavet et nyt samarbejde med fundraiser. Derudover har arbejdsgruppen et samarbejde med 2 arkitekter, der i følge gruppen har lavet et godt professionelt arkitektarbejde og tegninger, som skal benyttes i nye fondsansøgninger. Dette samarbejde har ligeledes været længe undervejs, på grund af covid-19 situationen, men materialet er nu klar til brug.

Forvaltnings bemærkning og anbefaling

Forvaltningen gør opmærksom på, at udvalget den 23. september 2020 godkendte forlængelse med seks måneder af bevillingsperiode til haludviklingsprojekt i Haverslev. Af denne beslutning fremgår det dog, at Udvalget er indstillet på yderligere forlængelse.

Grundet omstændighederne anbefaler forvaltningen, at Kultur- og fritidsudvalget imødekommer projektgruppens ansøgning og forlænger bevillingsperioden med 1 år til den 9. januar 2022, så der gives samme vilkår, som til projektet i Haverslev. Hvis arbejdsgruppen ønsker yderligere forlængelse, kan de ansøge igen til fornyet behandling.

Ingen økonomiske konsekvenser

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og fritidsudvalget godkender en forlængelse af bevillingen til den 9. januar 2022.