Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudsprocessen og tidsplanen.

- At Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til økonomiudvalget og byrådet, at midlerne frigives (1,5 mio.kr.)

Kultur- og Fritidsudvalget, 7. februar 2018, pkt. 23:

Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudsprocessen og tidsplanen.

Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til økonomiudvalget og byrådet, at midlerne frigives (1,5 mio.kr.)

Gert Fisher blev erklæret inhabil og deltog ikke i behandlingen af sagen.

Peter Hjulmann deltog ikke i behandlingen af sagen.

I forbindelse med budgetaftale 2016 har byrådet besluttet, at der afsættes 0,5 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane. I forbindelse med budgetaftale 2017 har byrådet endvidere besluttet at afsætte yderligere 1 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane.

I forbindelse med budgetaftale 2016 har byrådet besluttet, at der afsættes 0,5 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane. I forbindelse med budgetaftale 2017 har byrådet endvidere besluttet at afsætte yderligere 1 mio. kr. netto til Projekt Suldrup Multibane.

Projektet indeholder en multibane, samt nyt lysanlæg, måltavle og diverse. Se vedlagte materiale.

Procesplan

Forvaltningen har modtaget følgende tids- og procesplan fra den lokale arbejdsgruppe:

Februar 2018: Indhentning af tilbud

Februar – april 2018: Opsætning af lysanlæg og måltavle.

Marts – juni 2018: Udgravning og opsætning af Multibane MIDGAARD.

Juni – september 2018: Opsætning af boldskur med overdækket terrasse, samt halvtag ved måltavle.

Udbudsregler og indhentning af tilbud
Da projektet modtager kommunal tilskud, er den lokale arbejdsgruppe forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at den lokale arbejdsgruppe følger Rebild Kommunes udbudspolitik. Dermed er arbejdsgruppen stillet overfor følgende vilkår: 

- Der skal indhentes underhåndsbud eller afholdes licitation efter reglerne i tilbudsloven og Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.
- Hvis der indhentes underhåndsbud, skal tilbudsgiverne findes på Rebild Kommunes håndværkerliste.
- Hvis der afholdes licitation, skal det være en offentlig licitation.
- Der skal indhentes tilbud i fagentrepriser.
- Tildelingskriteriet skal være laveste pris.
- De valgte entreprenører skal overholde en arbejdsklausul i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.
- Der stilles krav om, at den lokale arbejdsgruppe som betingelse for tilskuddet overholder den godkendte tidsplan og at ændringer i tidsplanen skal godkendes af forvaltningen.
- Entreprisekontrakter skal indgås efter AB 92. 

I denne situation vil det sige, at den lokale arbejdsgruppe skal indhente 3-4 underhåndsbud. Forvaltningen har haft møde med den lokale arbejdegruppe, og de er indforstået med dette.

Udbetaling af tilskud
Forvaltningen har godkendt, at projektet ses som 3 mindre projekter i forhold til udbetaling af midler. Forstået således, at når lys og måltavle er færdig og kan tages i brug, udbetales der en brøk af det afsatte. Ligeledes i forhold til multibanen etc. Jævnfør at den lokale arbejdsgruppe forventer at kunne have lys og måltavle færdig i løbet af april og de andre projekter hurtigt herefter, så anmoder forvaltningen om, at pengene frigives.

Forvaltningen indstiller, at Kultur og Fritidsudvalget pålægger svømmehallen at afsætte minimum 5% af anlægssummen til uforudsete udgifter i anlægsprojektet

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalg og Byråd anbefaler, at

- At anlægsmidlerne til Støvring Multihus frigives (6,35 mio. kr.)

- At støtten til projektet udbetales i rater, der følger Støvring Svømmehals rateplan i forhold til entreprenør.

Kultur- og Fritidsudvalget, 7. februar 2018, pkt. 21:

Kultur- og Frtidsudvalget pålægger svømmehallen at afsætte minimum 5% af anlægssummen til uforudsete udgifter i anlægsprojektet. Udvalget forudsætter i øvrigt, at svømmehallen selv afholder alle udgifter til uforudsete udgifter i byggeprojektet ud over de 57.000 kr., som er afsat.

Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler overfor Økonomiudvalg og Byråd

- At anlægsmidlerne til Støvring Multihus frigives (6,35 mio. kr.)

- At støtten til projektet udbetales i rater, der følger Støvring Svømmehals rateplan i forhold til entreprenør.

Gert Fisher blev erklæret inhabil og deltog ikke i behandlingen af sagen.

Peter Hjulmann deltog ikke i behandlingen af sagen.

I forbindelse med budgetaftalen for 2015 har Byrådet bevilliget støtte til en tilbygning til Støvring Svømmehal på 5 mio.kr.. Endvidere har byrådet givet en tillægsbevilling i forbindelse med budgetaftale 2017 på 1,5 mio. kr. til projektet. Det er således besluttet, at projektet tildeles i alt 6,5 mio. kr. Heraf en mindre del, 150.000 kr., allerede frigivet og udbetalt til projekteringsudgifter. Der anmodes således om at 6.350.000 kr. frigives.

Forvaltningen foreslår, at støtten udbetales i rater, der følger de rater/ den rateplan, som Støvring Svømmehal skal betale til entreprenør.

Arbejdsgruppen bag projektet tilbygning til Støvring Svømmehal har afholdt licitation og der er indgået kontrakt om hovedentreprisen med NCO Byg A/S. Rebild Kommune har haft en plads i byggeudvalget, og har således været med i processen omkring licitation m.v.  

Prisen lyder på 6.400.000 kr. eksl. moms. Hertil kommer diverse udgifter og honorarer. I alt budgetterer Støvring Multihus med udgifter for i alt 7.807.229 kr., som de finansierer dels via de bevilligede midler fra Rebild Kommune og dels via fonde, sponsorater og "salg af mursten".

Bemærkning i forhold til afsatte midler til uforudsete udgifter

Forvaltningen vil bemærker, at der kun er afsat 57.229 kr. til uforudsete udgifter. Set i forhold til projektets størrelse, er dette for lidt. Normalt ville man budgettere med 5 til 10%. Svømmehallens bestyrelse ønsker, at eventuelle yderligere uforudseelige udgifter dækkes via svømmehallens drift jf. vedlagte bestyrelsesreferat. Svømmehallens bestyrelse skriver endvidere i deres budget "Evt. yderligere uforudseelige udgifter dækkes via svømmehallens drift i henhold til aftale med Rebild Kommune.". Budgettet er vedlagt som bilag. At forvaltningen har godkendt denne model, er ikke forvaltningens forståelse. Forvaltningen har udtrykt bekymring i forhold til uforudsete udgifter og rådet bestyrelsen til at afsætte en større del af anlægsbudgettet til uforudsete udgifter. Vurdering af at svømmehallens drift kan bære eventuelle uforudsete udgifter er bestyrelsens alene. Vedlagt er seneste årsregnskab/ 2016 regnskabet og erklæring fra revisor.

Forvaltningen anbefaler med baggrund i ovenstående, at svømmehallen pålægges at afsætte minimum 5% af anlægssummen til uforudsete udgifter i anlægsprojektet.

Kort om projektet

Gruppen bag projektet beskriver projektet således: "Den samlede tilbygning er på i alt 560 kvm. fordelt på 330 kvm. i stueetagen og 230 kvm. på 1. sal. Tilbygningen med ”Motion med mere” opføres med en arkitektur, der lægger sig tæt op ad den eksisterende bygning såvel hvad angår materialer som udformning og med stor vægt på så meget lysindfald, som muligt. Bygningen opføres med et bærende system af limtræsbuer. Ydermure og skillevægge fuldmures, og tagbelægningen består af aluzinkplader med indbyggede solceller - som på den eksisterende bygning. I materialevalget lægges der stor vægt på bæredygtighed.

Ankomsten til bygningen sker via indgangspartiet mod vest modsat indgangen til svømmehallen. Dog kan adgang også ske via svømmehallen som i dag ligesom adgang for gangbesværede foregår her. Adgang sker ved hjælp af personligt elektronisk adgangskort, ligesom bestilling af lokaler skal ske elektronisk. Fra foyeren kommer man til venstre til motionsrummene udstyret  med nødvendige og tidssvarende motionsredskaber. Til højre for foyeren findes det ene store multirum hvor der vil være mulighed for utallige udfoldelser som f.eks. gymnastik, crosstræning, cardio og aerobic og andre former for holdtræning. Desuden kan rummet anvendes til møder m.v.

I midten i stueetagen findes toiletter og omklædningsrum som ved spidsbelastning også kan anvendes med adgang fra svømmehallen f. eks. i forbindelse med svømmestævner. Fra foyeren fører trappe og lift til 1. sal, hvor det andet multirum incl. depot er beliggende. Dette rum har kig ned til svømmehallen. Rummet kan anvendes til samme formål som multirummet i stueetagen. Desuden er der på 1. sal et møderum, tekøkken og handicaptoilet."

Gruppen bag projektet har måttet finde besparelser på projektet, i forhold til det oprindelige projektet, for at få økonomien til at hænge sammen. Som det fremgår af tegningsmaterialet har arbejdsgruppen indskrænket med et modul således, at tilbygningen bliver 4,2 meter kortere end oprindeligt. Til gængæld er 1. salen udnyttet bedre. Arbejdsgruppen oplyser, at projektet stadig rummer gode motionsrum og gode multisale som oprindeligt ønsket og med lidt flere m² i multisalene. Adgangsforhold og badeforhold er indskrænket, men der er gode omklædningsforhold i forbindelse med svømmehallen, som også kan benyttes. Det bebyggede areal indskrænkes med et modul svarende til 90 m², men samlet set er arealet kun reduceret med 27 m², idet 1. sal er udnyttet væsentligt bedre end i det oprindelige projekt.

Vedlagt er budget, finansieringsplan og diverse skitsetegninger over projektet.