Hidtidig proces (jan-april 2020)

På sit møde d. 8. januar 2020 besluttede Kultur- og Fritidsudvalget udbudsform, tids- og procesplan og overordnede udbudsbetingelser for "nye lokaler til Rebild Kulturskole". Endvidere besluttede udvalget at nedsætte et bedømmelsesudvalg til at vurdere den arkitektoniske løsning. Herefter blev totalrådgiveropgaven udbudt og tildelt Norconsult på udvalgets møde d. 11. marts. I h.t. tids- og procesplanen indledte totalrådgiver og den nedsatte projektgruppe herefter arbejdet med at beskrive ønsker, behov, funktioner mv.

I samme forbindelse har Byrådet godkendt tillæg til Lokalplan nr. 269 samt frigivet midler til totalrådgiver og forundersøgelser i projektet.

Baggrund for ny situation

Rebild Kommunes ungeenhed er placeret i lejede lokaler i Business Park Nord, Østre Allé, Støvring. Med henblik på løbende at optimere driften i Center Arbejdsmarked og Borgerservice og samtidig sikre gode rammer for Ungeenheden har forvaltningen afsøgt mulighederne for at flytte ungeenheden til kommunalt ejede lokaler. I den forbindelse har forvaltningen indledningsvist undersøgt, hvorvidt en placering af Ungeenheden på 1. sal i Højskolen kan være en mulighed. Der er ikke fundet andre egnede kommunalt ejede lokaler i Støvring.

De indledende undersøgelser har vist, at dette vil kræve en udvidelse af projekt "Nye lokaler til Rebild Kulturskole" gennem dels en fuld renovering og fuld udnyttelse af 1. sal på Højskolen, dels gennem udvidelse af den nye bygning til Kulturskolen. Dette skyldes, at det samlede behov hos Kulturskolen og Ungeenheden for lokaler til arbejdspladser, samtalerum, mødelokaler, undervisning, depotplads, billedkunst, langt overstiger det nuværende tilgængelige antal kvadratmeter. Endvidere kan kvaliteten og funktionaliteten af disse tilgængelige kvadratmeter ikke opfylde behovet hos Kulturskolen og Ungeenheden.

Ved en fraflytning fra Østre Alle til de kommunalt ejede lokaler på Højskolen vil Ungeenheden få en væsentlig besparelse på husleje; en besparelse som kan kapitaliseres og anvendes som finansiering til ombygning af Højskolen og forøgelse af antal kvadratmeter i ny bygning til Kulturskolen. Samtidig vil Højskolens mange kvadratmeter kunne udbyttes fuldt ud. Derudover ser forvaltningen mange perspektiver i, at en større fysisk nærhed med de øvrige medarbejdere i Jobcentret og Ydelsesafdelingen vil kunne styrke samarbejdet til gavn for borgerne.

Behov for lokaler

Både Kulturskolens og Ungeenhedens nuværende behov for lokaler vil blive dækket ved sammenkoblingen og udvidelsen.

Kulturskolens behov for lokaler har i den hidtidige proces været beskrevet ud fra den forudsætning, at Kulturskolen råder over "Huset" samt hele den hidtil renoverede del af Højskolen, dvs. inklusiv de få istandsatte og ibrugtagne depotlokaler og et enkelt undervisnings-/mødelokale på 1. sal. Endvidere har Kulturskolen administreret udlån af Højskolen og "Huset" til foreninger, herunder samarbejdet med Støvring Museumsforening, som har permanent til huse på Højskolen, jvf. tidligere Byrådsbeslutning. I denne nye situation vil lokalerne på Højskolens 1. sal skulle indrettes til Ungeenheden, ligesom der skal ses på mulighederne for at dele fx undervisningslokaler, mødelokaler og samtalerum i Højskolen og Huset. Dermed skal den nye bygning indeholde flere kvadratmeter og med andre funktioner end hidtil beskrevet.

Skønnet i alt til cirka 250 nettokvadratmeter i ny bygning. Herudover fortsat rådighed over lokalerne i "Huset" samt Højskolens stueplan, således at fleksibilitet i skemalægningen kan fastholdes.Hertil kommer fælles faciliteter, for både Ungeenhed og Kulturskolen, i form af toiletter/handicaptoiletter/rengøringsrum/teknikrum og mindre gangarealer. Dette giver tilsammen ca. 350 brutto kvadratmeter, fordelt på 2 plan i en ny tilbygning.

Ungeenhedens behov for lokaler er arbejdspladser til 20 medarbejdere, 4-6 samtalerum, 2-3 undervisningslokaler i forskellig størrelse, som skal kunne anvendes hver formiddag. Ved fuld udnyttelse af Højskolens 1. sal til Ungeenheden kan der her skabes plads til de 20 medarbejdere og minimum 4 samtalerum. De nødvendige undervisningslokaler vil derfor skulle kunne findes i Højskolens stueplan. Undervisningslokaler anvendes af hele Center Arbejdsmarked og Borgerservice.

Foreningers adgang til Højskolen

Da Byrådet i forbindelse med bygning af nyt rådhus i Støvring besluttede at bevare Højskolen, var det bl.a. med det formål for øje, at nogle af lokalerne skulle kunne bruges af foreninger til foredrag, fællesskabende aktiviteter, generalforsamlinger, møder osv. Samtidig besluttede Byrådet, at Støvring Museumsforening skulle have udstillingslokaler og kontorplads i bygningen. Museumsforeningen har til huse i Højskolens nordlige ende, hvor foreningen p.t. råder over lokaler til udstilling og kontor. I den hidtidige proces i projekt "Nye lokaler til Kulturskolen" har Museumsforeningen været del af projektgruppen og i denne proces fremført sine ønsker til foreningens fremtidige brug af Højskolens lokaler, herunder muligheder for udvidelse af foreningens aktiviteter og rådighed over lokaler.

Hidtil har foreninger således haft adgang til Højskolen. Kulturskolen administrerer dette udlån. Medmindre der politisk træffes anden beslutning, vil foreningers adgang til Højskolen fortsat blive sikret, også hvis det besluttes, at Højskolen skal rumme både Kulturskolen og Ungeenheden. Museumsforeningen vil således fortsat have til huse i Højskolen, og vil blive inddraget i udformningen af det nye projekt på samme måde som hidtil. I forhold til foreningernes nuværende brug af lokalerne på Højskolen, vil dette forsat kunne imødekommes i samme omfang, også hvis der viser sig behov for øget brug af lokalerne. Der skal foretages en koordinering af tidspunkter med Kulturskolens og Ungenhedens behov for lokaler.

Vurdering af, om projektet kan tilgodese lokalebehov

De indledende undersøgelser har som nævnt vist, at såvel Kulturskolens som Ungeenhedens behov for lokaler kan tilgodeses, også rent tidsmæssigt vedrørende undervisningslokaler. Ungeenheden har brug for undervisningslokaler mellem 8-12, mens Kulturskolen har brug for undervisningslokaler fra 12-19. Efterspørgsel efter lokaler passer således fint sammen. De praktiske opgaver i forbindelse med forskelligt brug vurderes at kunne løses.

Derudover er der i forhold til etablering af Ungeenheden i Højskolen den store fordel, at Ungeenheden vil rykke tættere på resten af Jobcentret og Ydelsesafdelingen, der begge har til huse i Rådhuset. Ungeenheden forbliver i Støvring, hvor både gymnasiet og FGU skolen også er. Den større fysiske nærhed til kollegerne i Center Arbejdsmarked og Borgerservice forventes at give et styrket samarbejde om borgerne samt at give mulighed for større fleksibilitet i forhold til hurtige fællesmøder. Dertil kommer, at Ungeenheden herved får lettere adgang til de øvrige rådhusfunktioner.

Kulturskolen får mulighed for flere kvadratmeter, der udelukkende er etableret med fokus på Kulturskolens opgaver, særligt i forhold til lokaler egnet til musikundervisning.

Både Kulturskolen og Center Arbejdsmarked vil kunne opleve stigning i efterspørgsel efter tilbud de kommende år. Dette forventes som udgangspunkt at kunne håndteres inden for de fysiske rammer på Højskolen. Skulle behovene overstige lokalekapacitet, vurderes det, at der kan findes gode løsninger på dette i f.eks. haller eller lignende.

Ungeenhedens og Kulturskolens målgrupper er til en vis grad sammenfaldende. I en eventuel sammenflytning vil institutionerne skulle udforske de samarbejdsmuligheder, der kan være i dette.

 
Tidsplan 

Vedhæftet er en revideret procestidsplan.
Indflytning vil kunne foregå i december 2021 og unge-enheden vil kunne være ude af nuværende lejemål ultimo december 2021.Grundet denne stand-still periode og sommerferie vil nuværende kulturskoleprojekt ligeledes kunne indflytte ultimo december.

Totalrådgiver har i samarbejde med forvaltningen budgetteret anlægsøkonomi for et samlet projekt, omfattende totalrenovering af 1. salen på højskolen til Ungeenheden, Kulturskolen i ny tilbygning, fælles glasmellembygning, fælles velfærdsfaciliteter i ny tilbygning, samt mindre tiltag ved sammenbygning med Højskolen i stueplan.

Anlægsbudgettet er vedhæftet som bilag. Det samlede anlægsbudget, alt inklusiv, udgør 11,6 mio. kr.

Finansiering:

Finansieringen foreslås sammensat på følgende måde: 

1. 4,6 mio. kr. er allerede afsat til i det nuværende kulturskoleprojekt.
2. 1,1 mio kr til tagrenovering på den gamle højskole er allerede planlagt afholdt af den ekstra renoveringspulje i 2020 på 8 mio kr, som Økonomiudvalget på møde d. 2. april besluttede at lånefinansiere som led i Corona-relaterede aktiviteter.  
3. På mødet i Økonomiudvalget d. 20. maj besluttedes at øge denne renoveringspulje med yderligere 8 mio kr. Heraf foreslås nu specifikt 1 mio kr anvendt til renovering af tagetagen på den gamle højskole.  
4. Der søges om energilån på  0,2 mio kr til projektet. Rebild Kommunes samlede låneoptagelse forhøjes med 0,2 mio. kr.
5. Ungeenheden bidrager med 3,75 mio kr til ombygningen, da deres huslejebesparelse ved at flytte fra Østre Alle til højskolen rummer mulighed herfor. Huslejebesparelsen udgør 0,6 mio. kr. årligt. Driftsbudgettet reduceres således med 3,7 mio. kr. fordelt med 0,6 mio. kr. i hver af årene 2021 til og med 2026.
6. Forvaltningen bemyndiges til at indarbejde beslutning i basisbudgettet for 2021-24, herunder forskydninger mellem drift og anlæg

I forhold til det oprindelige budget for bygning af den kommende kulturskole mangler der herefter 955.000 kr (i 2021), for at der er balance i det samlede budget. Det foreslås, at dette beløb findes i 2021-budgettet under ”Bygningsvedligeholdelse”, hvor der årligt er hensat 2,5 mio kr. Grundet den ekstraordinære fremrykning af vedligeholdelsesprojekter til 2020, er vurderingen, at der er plads til at prioritere denne istandsættelse af Højskolen i puljen i 2021. Der bliver således ikke behov for prioritering af nye anlægsmidler til gennemførelse af ombygningen.

Forvaltningen indstiller,

- at Arbejdsmarkedsudvalget tager orientering om flytning af Ungeenheden fra Østra Alle til Højskolen til efterretning - under forudsætning af Byrådets godkendelse af finansiering

- at Kultur- og Fritidsudvalget godkender ændringerne i projektet om ny bygning til Kulturskolen

Forvaltningen indstiller

- at Økonomiudvalg overfor Byråd indstiller at følge forvaltningens forslag om finansiering

- at Økonomiudvalg overfor Byråd indstiller at finansieringen frigives

Arbejdsmarkedsudvalget, 9. juni 2020, pkt. 47:

Taget til efterretning.

Allan Busk deltog ikke i behandlingen af sagen.

Kultur- og Fritidsudvalget, 10. juni 2020, pkt. 62:

Kultur- og fritidsudvalget kunne ikke godkende indstillingen. Udvalget ønsker, at det oprindelige projekt for Kulturskolen gennemføres.

Kultur- og Fritidsudvalget har på møder den 11. marts 2020 og den 15. april 2020 drøftet udfordringer i Arena Rebilds økonomiske situation, herunder specifikt drøftet muligheden for tilkøb af ekstra kommunal råderet i Arena Himmerland.

Endvidere har udvalget drøftet generelt, hvorledes Rebild Kommune kan hjælpe Arena Rebild med likviditetsudfordringen. Udvalget besluttede på deres møde den 15. april 2020, at der ikke er grundlag for køb af ekstra råderet til skolerne i Støvring. I stedet ønsker udvalget at indlede drøftelser omkring yderligere forudbetalt tilskud til Arena Rebild udover de 800.000kr som allerede er forudbetalt.

Som opfølgning på den beslutning har forvaltningen været i dialog med bestyrelsen i Arena Rebild om en række forhold, herunder aftaler med pengeinstitut, likviditetsprognose, besparelser og øgde indtægter (se mail i bilag).

Arena Rebild har efterfølgende sendt forvaltningen A) en 10 års likviditetsprognose og B) oversigt over omkostningsreduktioner. Disse og en befolkningsprognose kan ses i det følgende.

Befolkningsprognose / demografisk udvikling

Som det fremgår af ovenstående skema, vil Arena Rebild som resultat af et stigende befolkningstal (6-16 årige) alt andet lige også opnå et højere råderetstilskud. Således kan Arena Rebild i 2025 forvente ca 600.000kr mere i tilskud, end de modtager i dag.

Det skal bemærkes, at tallene ikke direkte kan bruges til beregning af det egentlige tilskud, da det ikke er alle, der bliver indskrevet i skolerne. Tallene kan udelukkende bruges til anskueliggørelse af den forventede vækst i børnetal i skoledistrikterne.

Som det fremgår vil tilskuddet til Arena Rebild forventeligt allerede fra 2023 være forøget med et beløb, der er højere end den aktuelle budgetmæssige udfordring på ca. 200.000 kr årligt. En del af dette forventligt øgede tilskud har Arena Rebild indregnet i sin likviditetsprognose nedenfor.

Likviditetsprognose

Forvaltningen har modtaget nedenstående 10 års likviditetsprognose fra Arena Rebild (se også bilag).

Omkostningsreduktioner

Forvaltningen har ligeledes modtaget skema over omkostningsredutioner fra Arena Rebild (se bilag). Arena Rebild påpeger, at de udover de omkostningsredutioner som fremgår af bilaget, fra bestyrelsens side har total omkostningsstyrring.

Forvaltningens bemærkninger

Som opfølgning på Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning om et oplæg til drøftelse på kommende møde på en løsning med forudbetaling af tilskud, kan forvaltningen pege på nedenstående mulighed. Denne mulighed er i tråd med den allerede iværksatte løsning med forudbetaling af tilskud. Samtidig er det i tråd med løsninger i tilsvarende sager, hvor en selvejende idræthal har modtaget ekstra økonomisk hjælp fra Rebild Kommune i en overgangsperiode. Endvidere tager løsningen højde for, at der pga tilvækst i antal elever automatisk vil ske en øget betaling fra kommunen i råderetsbetaling. Arena Rebild bidrager desuden med omkostningsreduktioner, idet Arena Rebild har fremlagt en langsigtet plan med fokus på genopretning af økonomien gennem omkostnings- og likviditetsstyring.

På nuværende tidspunkt har Arena Rebild fået forudbetalt tilskud på kr. 800.000. Aftalen omkring tilbagebetaling er at beløbet skal tilbagebetales over 6 år, første gang i år 2027. Da det forudbetalte tilskud er rentefrit, svarer det til, at det skal tilbagebetales kr. 133.333 om året i 6 år.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget vælger at indstille yderligere forudbetaling af tilskud, kan forvaltningen foreslå, at Arena Rebild får forudbetalt yderligere tilskud på kr. 200.000 i hhv. år 2020 og 2021 i alt kr. 400.000.

I forbindelse med forudbetalingen af tilskud skal der tages stilling til, hvornår beløbet skal tilbagebetales og i den forbindelse foreslår forvaltningen, at det samlede forudbetalte tilskud på kr. 1.200.000 tilbagebetales over 6 år, første gang i år 2027. Det betyder at den årlige tilbagebetaling udgør kr. 200.000.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget

- beslutter, om man vil yde Arena Rebild yderligere forudbetaling af tilskud

- at udvalget i givet fald overfor Økonomiudvalget og Byrådet indstiller, at der indgås aftale med Arena Rebild om yderligere forudbetaling af tilskud på i alt 400.000 kr med tilbagebetaling over 6 år startende i 2027.

Kultur- og Fritidsudvalget, 13. maj 2020, pkt. 51:

Kultur- og fritidsudvalget besluttede at indstille til Økonomiudvalget og Byrådet, at der indgås aftale om forudbetaling af tilskud som beskrevet i indstillingen.