Forvaltningen redegør i det følgende for opfølgning af tidligere dagsordenspunkt fra d. 8. maj 2019 i udviklingen i sagsbehandlingstiden i byggesagsbehandlingen.

Reel sagsbehandlingstid

Sagsbehandlingstiden er opgjort for perioden januar til og med august, som er vist i bilag 1. Sagsbehandlingstiden er opgjort på baggrund af de sager, der er afsluttet den pågældende måned. I perioden marts og april har der været fokus på, at få afsluttet ældre sager, der har kørt eller ligget igennem flere måneder. I juli og august er sagsflowet ikke så højt grundet sommerferie.

Planmæssige forespørgsler, forespørgselssager og lovliggørelsessager er ikke medregnet, da de er undtaget fra servicemål, men byggesagsbehandlerne bruger naturligvis tid på
disse sagstyper, selvom de ikke er omfattet af servicemål. Ældre sager, der ikke er kommet ind via BOM (Byg og Miljø sagsstyringssystem), tæller ikke med i ovenstående udtræk.

På hjemmesiden er vist lokale servicemål på yderligere 2 kategorier, men da de ikke er omfattet af de nationale servicemål, fremgår de heller ikke på udtræk fra BOM.

I Bilag 2 kan det ses, at der har været en stigning af modtaget sager i 2019 (558 sager) kontra 2018 (508 sager). Det svarer til, at der i 2019 fra januar til august er kommet 50 flere sager end i 2018, som er en stigning på i 9 %.

For at sidestille antallet indkommende sager med afsluttede sager, kan man se i bilag 3, at det ikke er alle måneder, hvor der bliver afsluttet lige så mange sager, som der kommer ind, men gennemsnitlig hen over perioden er der afsluttet ca. 4 % flere end der er kommet ind.

Servicemål

I bilag 4 ses der udtræk fra servicemål trukket via BOM fra perioden den 1.1.19 til 1.9.19.

Iht. de nationale servicemål er der 5 kategorier der måles på, hvor der i alt er 91 indkommende sager via BOM, der ikke er omfattet af servicemål. Disse sager er normalt lovliggørelsessager, forespørgselsager og byggesager der kræver en landzonetilladelse- Som der fremgår af bilag 4, overholder sagstyperne "Simple konstruktioner" og "Enfamiliehuse", som udgør langt hovedparten af antal byggetilladelser, servicemålene. Sagsbehandlingstiden er her kortere end Rebild Kommunes skærpede servicemål.

For etagebyggeri (boliger), etagebyggeri (erhverv) samt industri og lagerbygninger overholdes servicemålene ikke. Disse sager er typisk ret komplekse og vil kræve høringer, udtalelser eller godkendelser fra andre centre eller myndigheder, hvilket kan påvirke sagsbehandlingstiden negativt og afstedkomme den store spredning. Forvaltningen arbejder uanset dette naturligvis hårdt på at få nedbragt sagsbehandlingstiden, også for de komplekse byggesager.

Problematik med færdigmelding af byggesager efter BR18

Færdigmeldingen af byggerier efter Bygningsreglementet 2018 er blevet så besværlig for rådgivere og borgere, at forvaltningen bruger mange ressourser på både vejledning, dialog og rykker breve i forhold til den dokumentation, der skal indsendes ved færdigmelding. Der er ikke stillet krav om metoden af dokumentationen i BR18, så det er frit for ansøgere at dokumentere deres byggeri, hvilket skaber en del problemer, fordi vi ikke kan sende dem en standard formular, som de kan forholde sig til. Flere eller for så vidt alle Kommuner er i samme problemstilling. Forvaltningen skal på nuværende tidspunkt bruge ca. 6 timer pr. sag inden den kan afsluttes, hvilket er tid der skal bruges, ud over den øvrige sagsbehandling.  

Opsummering

Sagstyperne "Simple konstruktioner" og "Enfamiliehuse", som udgør langt hovedparten af antal byggetilladelser overholdes servicemålene, da sagsbehandlingstiden er kortere end Rebild Kommunes skærpede servicemål.

For sagstyperne etagebyggeri (boliger), etagebyggeri (erhverv) samt industri og lagerbygninger overholdes servicemålene stadig ikke. Forvaltningen har tidligere meldt ud (TMU mødet i maj), at det var vores vurdering, at servicemålene for disse områder nok først ville blive overholdt i starten af 2020. Dog er byggeteamet ramt af barsel, og derudover har det været nødvendigt, at tage nogle ressourcer fra byggeteamet til at hjælpe med at få nedbragt sagspuklen for matrikulærsager, der også har betydning for byggesagerne. Dette kan derfor have indflydelse på overholdelse af servicemålene.

Der ses en fortsat stigning i antal indkomne sager og vi har derfor stadig en betydlig sagspukkel fra det tidligere efterslæb, idet vi kun langsomt kan nå at behandle flere sager end der kommer ind. Derudover er der stadig en del lovliggørelsessager der afventer at komme i gang, men for disse er der ikke servicemål på, hvorfor disse sager har måtte vente.

Forvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget tager orienteringen til efterretning 

Rebild Kommune har modtaget henvendelser, fra grundejerforeningerne Odderen og Bæveren som ønsker, at der etableres en afskærmning i form af beplantning samt et sikkerhedshegn mod jernbanen på arealerne, som ejes af Rebild Kommune, markeret med rød stiplet linje på vedlagte kortbilag 1. Dette ønskes af visuelle årsager, for at undgå frit udsyn til togtrafik, samt af sikkerhedsmæssige grunde, da man er utryg ved, at blandt andre børn kan forvilde sig ud på jernbanen.

De udtrykker, at det vil skabe stor værdi, hvis dette blev etableret, samt de tre usolgte grunde på Odderen ud mod Støvring Ådale vejen vil have en ekstra stor værdi i sådan en afskærmning, og vil derved måske nemmere kunne sælges.

Center Plan, Byg og Vej mener, at det vil bidrage til, at styrke Rebild Kommunes grønne profil, og kan ligeledes være med til, at skabe et mere sammenhængende udtryk fra syd til nord gennem Ådalene, hvis der etableres en naturlig afskærmning på disse arealer. Det kan give værdi for beboerne på Odderen, Grævlingen og Bæveren, men også for resten af Støvring Ådale som helhed, såfremt der afskærmes visuelt og sikkerhedsmæssigt mod jernbanen.

Der kan etableres visuel afskærmning ved plantning af træer og buske, som vist på kortbilag 2. Beplantningen vil stå i klynger af stilk egetræer og hvidtjørn træer placeret mellem lygtepælene samt buske af rødgrenet kornel og hunderose mellem disse træer, også vist på kortbilag 2. Derudover kan der opsættes et 4 -trådet sikkerhedshegn (som dem Banedanmark opsætter), på den bagerste del af arealerne ud mod jernbanen. Opsætning af hegn og beplantning vil kræve en landzonetilladelse.

Det skal bemærkes, at såfremt der etableres noget på disse arealer, kan det danne præcedens, og andre grundejerforeninger vil kunne komme med ønske om samme form for afskærmning andre steder. Netop her ved Støvring Ådale, hvor udstykningerne ligger tæt op ad jernbanen, kan det have stor værdi for området som helhed, og danne en fin grøn ramme omkring Ådalene.

Der er indhentet tilbud for etablering af beplantningen, opsætning af 4- trådet sikkerhedshegn, samt de første 3 års vedligehold. Samlet tilbud er på 61.000 kr. fra Rebild Kommunes Driftsenhed.

Etableringsomkostningerne kan afholdes på vejforskønnelse og trafiksikkerhedskontoen.

Omkostninger til fremtidig vedligehold efter de første 3 års vedligehold, afholdes under Driftenhedens kontrakt.  

Forvaltningen indstiller