I forbindelse med Statsforvaltningens godkendelse af regnskabet for år 2014, har Statsforvaltningen henstillet til at Byrådet behandler en problemstilling omkring bankkonti, hvor der er personer, der har enefuldmagt til forskellige bankkonti. Problemstillingen er rejst af kommunens revision i forbindelse med revision af årsregnskabet, hvor der er indhentet en engagementsoversigt fra Rebild Kommunes bankforbindelser. Problemstillingen er efterfølgende gennemgået i forvaltningen og der er i den forbindelse vedtaget ændringer i fuldmagtsforholdene for 5 forskellige bankkonti og for 4 personer.

Bemærkning fra statsforvaltningen:
Statsforvaltningen har gennemgået det indsendte materiale og skal bemærke, at revisor fremfører i beretningen, at ”byrådet bør tage stilling til om man ønsker dette risikoniveau” i forbindelse med, at flere personer har alenefuldmagt til kommunens bankkonti. Dette fremgår af punkt 2.1 af beretning nr. 7, revision af regnskabet for år 2014. Statsforvaltningen henstiller ud fra dette til, at byrådet behandler denne problemstilling.

I Revisionsberetning nr. 7 vedrørende regnskab 2014 henviser Kommunens revision til den samlede engagementsoversigt fra Danske Bank.
I engagementsoversigten er der nævnt 4 forskellige typer af fuldmagter, det drejer sig om følgende.

·  Alene fuldmagt kan disponere alene.

·  A – fuldmagt kan disponere sammen med en anden A-fuldmagt, B-fuldmagt eller en C-fuldmagt

·  B – fuldmagt kan disponere sammen med en A-fuldmagt eller en C-fuldmagt, men ikke sammen med en anden B-fuldmagt.

·  C – fuldmagt kan disponere sammen med en A-fuldmagt eller en B-fuldmagt, men ikke sammen
  med en anden C-fuldmagt.

Alene fuldmagt.
Der er pt. 8 personer der har en alene fuldmagt til hver deres konto i forbindelse med oprettelse af et MasterCard (Debetcard), det vil sige et Mastercard hvor der ikke kan ske overtræk. Det drejer sig om centerchefer og institutionsledere. Indskuddet på disse kort variere mellem kr. 1.000 og kr. 20.000 og disse kort kan altså ikke overtrækkes. Saldoen på kontoen genoprettes løbende via en indbetaling fra økonomisystemet svarende til det forbrugte beløb. (Betalingen fra kommunens økonomisystem kræver godkendelse fra 2 forskellige brugere).
Der er et ”teknisk krav” fra kortudsteder om at disse Mastercard (Debetcard) er tilknyttet en bruger med alene fuldmagt. Hvis ikke brugeren er oprettet med en alene fuldmagt vil kortene ikke kunne benyttes.

Der er oprettet Mastercard (Kreditcard) til medlemmerne af kommunens direktion. Disse fremgår ikke direkte af engagementsoversigten men fungerer i praksis som kort med alene fuldmagt. Disse kort er oprettet med en trækningsmulighed i stedet for et indestående. Forbruget på kortet bogføres i kommunens økonomisystem som en overførsel til kontoen. (Bogføringen i kommunens økonomisystem kræver godkendelse fra 2 forskellige brugere).

Der var tidligere 4 personer der var oprettet med alene fuldmagt til 5 administrations/klient konti.
Disse konti benyttes i forbindelse med at der er borgere der har svært ved selv at administrere deres økonomi eller som ikke selv har mulighed for at oprette en konto i et pengeinstitut. På baggrund af dette er det indgået en aftale mellem borgeren og Borgerservice om hjælp til administration af borgerens økonomi.
Der er ikke nogen teknisk eller systemmæssig grund til, at disse brugere skal have alene fuldmagt til disse konti, hvorfor disse brugere nu er ændret til en A-fuldmagt hvor der kræves at det er 2 brugere i forening der kan disponere over disse administrationskonti.

A-fuldmagt.
Alle øvrige brugere er oprettet med A-fuldmagt. Det vil sige at der for alle øvrige konti skal være 2 personer i forening for at kunne disponere over disse konti.

B og C fuldmagt.
Det er ikke oprettet bruger med disse fuldmagtstyper.

I det politisk vedtagne regulativ for økonomisk styring i Rebild Kommune er der følgende retningslinjer for henholdsvis Kreditkort og Debetkort: 

Kreditkort
I Rebild Kommune er det muligt at oprette fysiske Kreditkort til borgmester og direktion, ligesom der kan oprettes et elektronisk Kreditkort til henholdsvis Fællescenter Økonomi, samt Fællescenter IT. Kreditkort godkendes af Kommunaldirektøren og den praktiske anskaffelse sker via Fællescenter Økonomi.
Kreditkort oprettes i Rebild Kommunes primære bankforbindelse, og kortet kan bruges som:
-  Betalingskort i Danmark og i udlandet.
-  Hævekort og nethandel
Kortet er personligt og må ikke bruges af andre.
Der sker revision af brugen af betalingskortet både fra intern og ekstern revision.Debetkort
I Rebild Kommune er det muligt at oprette debetkort til chefer og ledere efter behov. Debetkort godkendes af Økonomichefen.
Et Debetkort er tilknyttet en særlig konto, og denne konto kan ikke overtrækkes. Debetkort anvendes typisk til handel via internettet. 
Kortet er personligt og må ikke bruges af andre.
Der sker revision af brugen af betalingskortet både fra intern og ekstern revision.

Ingen.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalg og Byråd behandler problemstillingen som henstillet af Statsforvaltningen

Forvaltningen indstiller, at økonomiudvalget indstiller til Byrådet, at regulativ for økonomisk styring tilrettes således, at der fremover kun kan oprettes alenefuldmagter i forbindelse med oprettetse af Debet- og Kreditkort.

Økonomiudvalget, 15. juni 2016, pkt. 133:

Indstilles godkendt.

Allan Busk og Per Vilsbøll deltog ikke i behandlingen af sagen.

Forvaltningen indstiller, at dagsordenen godkendes.

Forvaltningen indstiller, at Byrådet tager orienteringen til efterretning.