Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalg over for byråd anbefaler

at status for projektet godkendes samt

at udgifter til ekstern finansiel, teknisk og juridisk rådgivning betales af konto for "køb og salg"

Finansiel rådgivning: ca. 150.000,-

Teknisk rådgivning: ca. 150.000,-

Juridisk rådgivning og udarbejdelse af udbudsmateriale: ca. 150.000,-

I forlængelse af budgetaftale 2022, hvorefter der ønskes opført 2 børnehaver som OPP projekter, har Fællescenter Sekretariatet igangsat proces for udarbejdelse af projektbeskrivelse og igangsætning af udbud. Økonomiudvalg og Byråd orienteres hermed om den igangværende proces og det indstilles til godkendelse at rammerne for økonomi og procesplan godkendes.

Projekternes forberedelse varetages sammen med eksterne rådgivere med erfaring på området og kan opdeles i følgende:

Finansiel rådgivning: På baggrund af markedsundersøgelse med henblik på udarbejdelse af en finansiel analyse, peger markedet på Torsten Schmidt-Jensen, PwC. TSJ har bl.a. været rådgiver i forbindelse med Region Nordjyllands opførelse af Nyt Hospice som OPP samt Skanderborg Kommunes opførelse af en daginstitution som OPP.

Teknisk rådgivning: Ved en undersøgelse af markedet i forhold til teknisk rådgiver er der skabt kontakt til NorConsult i samarbejde med DK2. Disse har erfaring med bl.a. også Hospicebyggeri for Region Nordjylland. NorConsult i samarbejde med DK2 er en kendt rådgiver for Rebild Kommune, blandt andet, som bygherre[1]rådgiver på Rådhuset i Støvring, ny adm. Bygning i Nørager, ny BH i Nørager og Kulturskolen i Støvring samt flere andre projekter.

Juridisk rådgivning: I samarbejde med egen juridisk afdeling er der indledt samarbejde med advokatfirmaet Hjulmann Kaptain om gennemførelse af udbudsproces. Hjulmann Kaptain har tidligere bistået ved udbud af Sundhedshuset i Støvring ligesom de har erfaring med varetagelse af komplekse udbudsprojekter.

Foruden eksterne rådgivere, er egen ”Bygge-Anlægsteam” og ”Udbudsjuridisk team” tilknyttet.

Grundforudsætninger for projektets opbygning:

- Lejeperiode forventes at være på 20 år, men skal endeligt bekræftes af finansiel analyse.

- OPP-operatør pålægges udvendige vedligehold, som bygningsejer i lejeperioden.

- Rebild Kommune pålægges ansvar for indvendige vedligehold i form af slid og ælde på ”normale” lejevilkår.

- Rebild Kommune pålægges ansvar for drift af udenomsarealer. Det ”grønne” og ”hvide”. Græsslåning og vintervedligehold o. lign.

- OPP-operatør pålægges ”normalt” udlejeransvar for indvendige vedligehold i form af tekniske installationer, sanitet og hvidevarer mv.

- Der arbejdes med privat finansiering.

- Exitmodel skal være kommunal overtagelse efter endt lejeperiode

Foreløbig tidsplan fremgår nedenfor, men der forventes tilretninger efter møde med eksterne rådgivere.

Finansiering af rådgiveromkostninger frem til udbud:

Indledende projektomkostninger frem til udbuddets gennemførelse påregnes at udgøre mellem 400.000,- - 500.000,- med følgende fordeling:

Finansiel rådgivning: ca. 150.000,-

Teknisk rådgivning: ca. 150.000,-

Juridisk rådgivning og udarbejdelse af udbudsmateriale: ca. 150.000,-

Disse omkostning kan ikke umiddelbart medtages i projektet, men skal afholdes særskilt.

Tidsplan:

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor byrådet anfaler at godkende afdelingsbudget for Mælkevejen, således som fremsat af administrationsselskabet Lejerbo.

Boligorganisationen Lejerbo har anmodet tilsynet i Rebild kommune om afgørelse af budgettvist jfr. Almenboliglovens § 42, stk. 1, idet beboerne i afdeling Mælkenvejen i Skørping, ikke har ønsket at godkende budget for 2022/2023. Tilsynet har anmodet både afdelingsbestyrelsen og boligorganisationen om udtalelse og har på den baggrund udarbejdet forslag til afgørelse.

Afdelingsbestyrelsen for Mælkevejen har fremsendt referat af afdelingsmøde og heraf fremgår, at der sås tvivl om udgifter til forsikringer samt et ubekendt antal andre udgiftposteringer.

Generelt om afdelingen Mælkevejen kan oplyses, at afdelingen er beliggende i Skørping og består af 18 lejemål mellem 78-97 m2 og med en månedlig husleje på 5.251-6.325 kr + forbrug. Afdelingen er ombygget og renoveret i 1997 og på ekstraordinært afdelingsmøde den 26.5.2021 har afdelingen besluttet at udskifte vinduer og døre i alle lejemål til træ/alu vinduer Vinduesudskiftningen vil når den er gennemført resultere i en årlig huslejeforhøjelse på ca. kr. 67,- pr. kvm. Dette betyder at den månedlige leje stiger med ca. kr. 441,- for en 2 rums bolig og med ca. kr. 531,- for en 3 rums bolig. Idet afdelingen er opført med elevator, er der god tilgængelighed, men relativt høje drift og vedligeholdelsesomkostninger til eksempelvis elevator.

Uenigheder mellem afdelingsbestyrelse og administrationsselskab har været drøftet tidligere og sag vedr. budgettvist senest behandlet af Byrådet i 2013.

Tilsynet notere sig, at afdelingsbestyrelsen har godkendt udskiftning af vinduer og døre, med deraf følgende huslejestigning til følge. Det er samtidig tilsynets opfattelse, at der med denne huslejestigning begrundet i det konkrete projekt, har været et ønske om reduktion af eksisterende omkostninger, således den kommende husleje søges fastholdt hidtidigt niveau.

Afdelingsbestyrelsen har anført, at der poster som er for høje, heriblandt forsikringer. Lejerbo har dertil oplyst at med hensyn til udgifterne til forsikring, så sættes forsikringsydelser i udbud ca. hvert 4. år, og Lejerbo har i den anledning skiftet forsikringsselskab for et par år siden. Ved skiftet til Tryg Forsikring fik Lejerbo både en væsentlig lavere selvrisiko (et fald fra kr. 25.000 til kr. 10.000), og bedre forsikringsvilkår i øvrigt. Lejerbo oplyser, at ved en sammenligning af forsikringsydelser bør der altid indhentes oplysninger om f.eks. selvrisiko, da udgifter til dette konteres på en særskilt konto.

Lejerbo oplyser endvidere, at de også udbudsudsætter service på elevatorer, og at alle væsentlige serviceydelser som f.eks. rengøring, tømrerarbejde, vvs-arbejde, el-arbejde og istandsættelse af fraflytningslejligheder udbydes hvert 3.-4. år, så der sikres, at man har konkurrencedygtige priser på disse ydelser. Udbuddet laves separat for Rebild kommune.

Tilsynet kan ikke på det foreliggende grundlag vurdere, hvorvidt der er konkrete poster som er ekstraordinært høje og derved påvirker huslejen negativt. Det er tilsynets opfattelse, at Lejerbo søger at konkurrenceudsætte udgiftsposter, med henblik på at holde omkostninger i ro.