Forvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget over for Økonomiudvalg og byråd anbefaler

Teknik- og Miljøudvalget, 5. december 2018, pkt. 196:

Teknik og Miljøudvalget besluttede, at oversende sagen til økonomiudvalget.

Der er afsat 1 mio. til områdefornyelse i Skørping i 2018 samt 2,4 mio. kr. til opfølgning på helhedsplaner i hhv. Støvring og Skørping i 2019 og 2020. Derudover er der afsat 2,3 mio. kr. til etablering af cykelsti på Hanehøjvej i 2019. Disse midler vil indgå handlingerne.

Helhedsplanen skal ses som et ide- og visionsarbejde, som kan være til inspiration både for skørpingborgerne og Rebild Kommune, og sikre en fælles retning for udviklingen af Skørping, når der skal igangsættes nye projekter. Helhedsplanen arbejder med et langsigtet perspektiv, men der er også forslag til tiltag på kortere sigt.

Helhedsplanen tager udgangspunkt i en række principper:

• Boligudvikling afrunder og fortætter byen
• Forbindelser på tværs af banen
• Fokus på centrum
• Fokus på trafiksikkerhed
• Håndtering af regnvand

Principperne er behandlet i 3 overordnede emner:

• Byudvikling
• Bymidten
• Klima og grønne strukturer

Helhedsplanen blev fremlagt på borgermøde den 22. oktober, hvor der var godt 100 fremmødte og samtidig har helhedsplanen været i 4 ugers høring. Hovedemnerne i høringssvarene er:

• Byudvikling mod vest og nord,
• Fortætning
• Kultur- og byliv
• Detailhandel
• Trafik bl.a. ny vej fra Gammel Skørpingvej til Buderupholmvej og trafiksikkerhed og forslag til løsninger bl.a. for skoletrafik, Hanehøjvej og bymidten.

Flere har gjort indsigelse overfor byudviklingen vest for banen i fredskov og Natura2000-områder. Det har imidlertid ikke givet anledning til ændringer, idet det vurderes, at byudviklingsretningen er den som vil styrke byen bedst omkring centrum og skolen. Er byudvikling i fredskov og natura2000-område ikke mulig, lægger helhedsplanen op til, at byudviklingen i Skørping i høj grad sker ved fortætning, herunder ved at give mulighed for at bygge højt på kanten af bymidten.

Helhedsplanen peger på et nyt vejtrace på tværs af banen mellem Gammel Skørpingvej og Buderupholmvej. Flere af naboerne til traceet har gjort indsigelse, som alene er udpeget på baggrund af, hvor der fysisk er plads og et notat, der beskriver, hvor meget trafik det givne trace vil flytte. På den baggrund er et præcist vejtrace taget ud af planen, således der senere kan fastlægges et vejtrace på baggrund af en mere detaljeret analyse af behovet, fx som følge at byudviklingsretninger, mængden af tung trafik og/eller ønsker om at aflaste byen for gennemkørende trafik. Der peges fortsat på, at der er behov for at arbejde videre med en ny forbindelse på tværs af banen.

Cykeltrafik har også fyldt meget i processen og helhedsplanen anbefaler at forbedre skolevejene fra nord og øst. Særligt på Jyllandsgade er der imidlertid behov for en mere detaljeret planlægning for at fastlægge den bedste løsning. Det skyldes, at der fortsat er uklarhed om, hvad der ellers bliver mulighed for at realisere på Jyllandsgade og i bymidten. Det kan få betydning for det endelige trace af cykelstien. Derfor opstilles to alternativer i helhedsplanen.

Øvrige bemærkninger har ikke givet anledning til større tilretninger af planen. Samtlige høringssvar, en gennemgang deraf og et notat, der samler op på anbefalinger til høringssvarene er vedlagt i bilag 2-4. Den tilrettede helhedsplan er vedlagt som bilag 1.

Realisering af helhedsplanen er et andet emne, som har fyldt meget i processen. Derfor anbefaler forvaltningen, at der igangsættes initiativer på baggrund af helhedsplanen, og at planen løbende tages op med henblik på realisering.

Som opfølgning på helhedsplanen anbefales, at der arbejdes med nedenstående handlinger:

• Igangsætning af en konkret henvendelse til Miljøstyrelsen med henblik på at afklare mulighederne for byudvikling i fredskov og natura2000, samt udpegning af arealet i næste kommuneplanrevision.
• SAVE registrering og bevarende lokalplan for det udpegede kulturmiljø ("Survey of Architectural Values in the Environment" = Kortlægning af arkitektoniske værdier i miljøet).
• Områdefornyelse.
• Detailplanlægning af cykelstier med henblik på at finde de bedste løsninger.
• Etablering af cykelsti langs Hanehøjvej.
• Bedre henvisning og tilgængelighed af cykelstien langs banen samt tydeliggøre, at cykelstien fortsætter langs banen, hvor cykelstien ophører på Gammel Skørpingvej.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget overfor byrådet træffer beslutning om

- at tage orienteringen til efterretning

- at godkende udbudsplanen for 2019

- at indstillingerne på kontraktoversigten for 2019 godkendes 

Ingen

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forelægges til godkendelse i byrådet.

Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2019, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører, og hvilke udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2019. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der iøvrigt gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.

Folketinget vedtog i 2015 en ny udbudslov, der implementerer det nyeste EU–udbudsdirektiv. Vedtagelse af udbudsloven medfører bl.a., at annonceringspligten efter tilbudsloven ophæves, og at indkøb/opgaver mellem 500.000 kr.og tærskelværdien for EU-udbud på ca. 1,5 mio. kr. ikke længere skal annonceres. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik blev i 2016 evalueret og tilrettet i overensstemmelse hermed.

Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2019 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi ca. 1,6 mio. kr. i 2018). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre,

herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI.

Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik af forvaltningen, der også tager stilling til endeligt valg af leverandør. Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvilket center der er ansvarlig for udbuddet, anden kolonne hvem der står for gennemførelsen af udbuddet samt implementering af kontrakten.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. I ganske særlige situationer kan kommunen vælge, at et forpligtende SKI udbud erstattes af et eget udbud eller af et JYFI udbud. Dette begrundes typisk med, at udbuddets opbygning og prioriteter ikke er hensigtsmæssig i forhold til Rebild kommunes opbygning og organisering af opgaven. Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2019 skal Indkøb i Rebild, på vegne af flere JYFI kommuner, færdiggøre udbud vedr. beskæftigelsesmaterialer samt opstarte nye udbud vedr. bleer og daginstitutionsmøbler. Derudover er indkøb ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.

For 2018 skal følgende supplerende bemærkes i forhold til sidste års udbudsplan:

- at udbud på barnevogne på vegne af JYFI blev aflyst idet kommunerne ikke er udbudspligtige

- at udbud vedr. beskæftigelsesmaterialer er annulleret og derfor skal genoptages i 2019

- at principperne for udbud vedr. frokostordning er til behandling i BFU den 17. december 2018, hvorfor tidsplanen rykkes.

- at udbud vedr. forsikringsmægler er erstattet af tilbudsindhentning, idet Rebild kommune ikke er udbudspligtig.

Det skal også bemærkes, at der er tildelt kontrakt på SKI's rammeaftale vedr. økonomisystem OPUS samt pågår forhandling om tildeling på SKI rammeaftale vedr. jobcentrets fagsystem FACIT. I henhold til Indkøbs- og Udbudspolitikken skulle begge udbud retteligt være forhåndsgodkendt af byrådet - enten via udbudsplanen eller ved en selvstændig sag.

Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over hvilke løbende indkøbsaftaler, der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.

Oversigten indeholder ikke oplysning om:

- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter

- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).

For de kontrakter, der udløber i 2019 og første kvartal af 2020, er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.

Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2-årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er sædvanligvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.

Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud, der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune. Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes, kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførelse af udbuddet i 2019.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførelse af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer. Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 3 1/2 medarbejdere, heraf en kontorelev. Der har i 2018 været personaleudskiftning, idet en udbudsjurist har søgt nye udfordringer pr. 1.7.2018. Stillingen er genbesat pr. 1.11.2018.

Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%). Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres

et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre. Indkøbskontoret har i 2018 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI, vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt.

For 2019 forventes det, at Rebild kommunes nuværende Indkøbs- og Udbudspolitik skal revideres - både i forhold til aktuel lovgivning, men også tilpasninger i forhold til den daglige håndtering og anvendelse af politikken.