Projektgruppen Haverslev Idræts- og Kulturcenter søger om at få 2% (svarende til netto 140.000 kr.) af de bevilget netto 7 mio. kr. frigivet til udgifter forbundet med opstart af projektet.

Som det er set med andre større anlægsprojekter under Kultur- og Fritidsudvalget, har projektgrupperne væsentlige udgifter forbundet med de indledende faser af projektet herunder eksempelvis, fondsansøgningsmateriale, fundraiser og arkitekter.

Konkret har Haverslev Idræts- og Kulturcenter på nuværende tidspunkt haft udgifter for kr. 126.250 til blandt andet arkitekter og fundraiser.

Betingelser og vilkår forbundet med det Kommunale anlægstilskud kan læses i bevillingsbrevet, som bestyrelsen har modtaget den 9. januar 2019 (se bilag).

Ved normal praksis vil Haverlev Idræts- og Kulturcenter først få udbetalt beløbet, når der forelægger dokumentation for, at midlerne er brugt til anlægsprojektet.

Midlerne er afsat i henholdsvis 2020 og 2021.

Forvaltningens bemærkninger

Kultur- og Fritidsudvalgets drøftelse af denne sag skal ses i sammenhæng med følgende sager, der begge drøftes på dagens møde, den 14. april 2021:

• Ansøgning vedrørende ændring i udviklingsprojekt Haverslev Kultur- og Idrætscenter
• Generelle principper for forudbetaling af tilskud i forbindelse med KFU anlægsprojekter.

Forvaltningen gør opmærksom på, at Rebild Kommune vil bære risikoen ved at forudbetale tilskuddet. Det betyder, at hvis det senere viser sig, at projekt ikke realiseres, er det forudbetalte tilskud "tabt..

Lignende sager har været behandlet i Byrådet. Den 1. juni 2017 besluttede Byrådet i forbindelse med 100-personerssalen, at frigive 100.000 kr. til præprojektering (udarbejdelse af materiale til fondsansøgninger). Den 2. september 2020 besluttede Byrådet at fremrykke og frigive 305.000 kr. til projekt MeNaTeket, ligeledes til præprojektering.

I denne sag vil der ikke være tale om en fremrykning, da midlerne fremgår af anlægsoversigten i 2020 og 2021. Ved normal praksis er anlægsmidler under 500.000 kr per automatik frigivet af Byrådet, men da den samlede bevilling til projektet er 7 mio. kr. vurderes det i denne sag at kræve en godkendelse i Byrådet.

Haverslev Idræts- og Kulturcenter har den 9. januar 2019 fået godkendt og bevilget netto 7 mio. kr. til projektet.

Projektgruppen ansøger om forskud på 2% svarende til 140.000 kr.

Beløbet til projektet er budgetlagt i henholdsvis 2020 og 2021.

Forvaltningen indstiller,

- at Kultur- og fritidsudvalget godkender, at der forudbetales tilskud til haludviklingsprojekt Haverslev Idræts- og Kulturcenter på 2% af den samlede bevilling svarende til netto 140.000 kr.

- at Kultur- og fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler at frigive 140.000 kr. af de afsatte midler til haludviklingsprojekt Haverslev Idræts- og Kulturcenter.

Der har vist sig en generel tendens til, at anlægsprojekter på kultur- og fritidsområdet i Rebild Kommune har vanskeligt ved at komme i gang med de indledende faser af projekterne. Det skyldes primært økonomiske forhold da projektgrupperne (jævnfør nedenstående principper) selv skal løfte udgifter forbundet med fondsansøgningsmateriale, arkitektbistand og generel projektering. Udgifterne i den indledende fase er helt afgørende for om projektet i sidste ende kan realiseres.

Derfor er der et behov for, at der træffes politisk beslutning om generelle principper for hvorledes og under hvilke forudsætninger lokale anlægsprojekter under Kultur- og Fritidsudvalget kan få forudbetalt dele af de bevilgede anlægstilskud til den indledende fase af projekterne.

Kultur- og fritidsudvalget har, som resultat af budgetaftaler, bevilget tilskud til flere større anlægsprojekter herunder bl.a.:

• STUB-huset (2.0 mio. kr.)
• MeNaTeket (10 mio. kr.)
• Haverslev Idræts- og Kulturcenter (7 mio. kr.)
• Aarestrup multihal (1,9 mio. kr.)
• Blenstrup hallen – Vores Hus (4,65 mio. kr.)

Det fremgår af de generelle principper for bevilling af tilskud til projekterne fastlagt af Kultur- og fritidsudvalget den 14. november 2018 at:

• Projekterne skal være færdigbeskrevet før der kan gives en kommunal bevilling.
• En bevilling gives i en tidsbegrænset periode, hvor ansøgerne har mulighed for at finde restfinansiering til projektets realisering. Såfremt der ikke kan rejses den nødvendige finansiering, bortfalder det kommunale tilskud

Tidligere praksis
Den 1. juni 2017 besluttede Byrådet i forbindelse med 100-personerssalen, at frigive 100.000 kr til præprojektering (udarbejdelse af materiale til fundsansøgninger). Den 2. september 2020 besluttede Byrådet at fremrykke og frigive 305.000 kr til projekt MeNaTeket, ligeledes til præprojektering.

Forslag til generelt princip for forudbetaling af anlægsmidler

Forvaltningen anbefaler, at foreninger/projektgrupper/institutioner, når disse har fået bevilget tilskud til et anlægsprojekt kan få forudbetalt op til 3% af det bevilgede beløb. På den måde vil man understøtte projekterne bedst muligt, da det bliver muligt at igangsætte de indledede faser og gennem veludarbejdet fondsansøgning at rejse restfinansiering til projekterne.

Forvaltningen anbefaler ydermere, at frigivelsen af forudbetalte tilskud ved indstilling fra Kultur- og Fritidsudvalget behandles i Byrådet*.

Forvaltningens anbefaling til et generelt princip for forudbetaling af anlægsmidler:

• Når en institution, projektgruppe eller foreninger har modtaget en samlet bevilling til et anlægs- og udviklingsprojekt kan denne med godkendelse i Byrådet få forudbetalt op til 3% af det bevilgede beløb
• Det forudbetalte beløb kan udbetales når:

1) Byrådet har godkendt frigivelsen af tilskud

2) Der foreligger dokumentation for udgiften

• Der stilles ikke krav om tilbagebetaling af forudbetalte tilskud, såfremt at et anlægsprojekt ikke realiseres*
• Frigivelsen af tilskud behandles (uanset beløb) i Byrådet, ved indstilling fra Kultur- og Fritidsudvalget**

*Det skal bemærkes at Rebild kommune bærer risikoen ved at forudbetale et tilskud, således at forstå, at hvis det senere viser sig, at projektet ikke realiseres, vil det forudbetalte tilskud ikke kunne kræves tilbagebetalt til Rebild Kommune.

**Anlægsmidler over 500.000 kr kræver en frigivelse i Byrådet. I tilfælde af at tilskud til et anlægsprojekt endnu ikke er budgetteret for indeværende år, vil det ligeledes kræve en Byrådsbeslutning at fremrykke beløbet til forudbetaling af et givent tilskud. Da der typisk vil være tale om et beløb på under 500.000 kr, som vil blive forudbetalt vil det formelt set ikke kræve en godkendelse i Byrådet. Forvaltningen anbefaler imidlertid, at frigivelsen af tilskuddet behandles i Byrådet, da den samlede bevilling til et udviklingsprojekt typisk vil overstige 500.000 kr.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens anbefaling til et generelt princip for forudbetaling af anlægstilskud.