Den gældende halvedligeholdelsesrapport udløber med udgangen af 2021, hvorfor der i samarbejde med Rambøll er udarbejdet en ny rapport løbende fra 2022 til og med 2026 (projekter der fremgår af den gamle rapport, men som ikke er gennemført fremgår ligeledes i rapporten under projekter for 2021).
Både forud for, under og efter besigtigelsen har der været lagt stor vægt på at de enkelte haller var en del af processen. Hallerne har haft mulighed for at sende en liste over egne vedligeholdelsesprojekter forud for besigtigelsen, som Rambøll er blevet bedt om at forholde sig til. Derudover har både bestyrelsesformænd og halinspektør fra hver enkelt hal være til stede under besigtigelsen.
Den 18. maj 2021 blev der afholdt et fællesmøde med alle haller, hvor forvaltningen og Rambøll har fremlagt rapporten og besvaret afklarende spørgsmål til rapportens indhold, samt spørgsmål vedrørende tilskud, udbudsregler og frigivelse af tilskud mv.
Nuværende regler for tilskud af og principper for halvedligeholdelsespuljen:
Halvedligeholdelsespuljen dækker vedligeholdelsesprojekter, som Rambøll har vurderet nødvendige ved gennemgang af hallerne.
Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens hallernes egenfinansiering er 10%.
Udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen og frigivelsen af midlerne skal godkendes af Byrådet hvert år.
Efterfølgende vil de selvejende haller blive orienteret om, at udmøntningen af vedligeholdesprojekter for det gældende år er godkendt.
Der bevilges midler til konkrete vedligeholdelsesprojekter, når hallen har orienteret forvaltningen om udbudsproces. Hvis forvaltningen vurderer, at retningslinjer for indhentning af tilbud er overholdt. Dette kan ske løbende.
Kultur- og Fritidsudvalget vil blive orienteret om det konkrete vedligeholdelsesprojekt.
Projekter som ikke iværksættes overføres til det næste år og er således fortsat en del af vedligeholdelsesplanen. Tilskuddet fra puljen udbetales når der forelægger dokumentation for udgiften.
Halvedligeholdelsesprojekterne kategoriseres som følgende:
Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelænde-re)
Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader på bygningen (utætte tage, utætte fuger)
Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.
Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.
Der ydes tilskud til projekter med prioritet 1, 2 og 3.
Akutpuljen
En mindre del af halvedligeholdelsespuljen er reserveret til akutsager. Akutpuljens størrelse er fastsat til 200.000 kr med en egenfinansiering fra hallerne på 10%. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres midlerne til næste års halvedligeholdelsespulje.
Ikke gennemførte projekter fra 2016-rapport
Der er 15 projekter fra 2016-rapporten som endnu ikke er gennemført. Dette skyldes 1) hallen vurderer vedligholdelsesprojektet unødvendigt, 2) projektet er gennemført i anden forbindelse (anden vedligehold eller større renovering), 3) hallen har ikke kunne løfte vedligeholdelsesprojektet økonomisk.
Rambøll er blevet bedt om, at se på hallerne med nye øjne, hvorfor alle vedligeholdelsesprojekter som bør gennemføres, også dem som fremgår af 2016-rapporten, er med i den nye rapport.