Forvaltningen indstiller, at økonomiudvalget overfor byrådet anbefaler, at driftsbudget for Lejerbo afdeling 770, Skørping Center, Skørping for 2021/2022 godkendes med en husleje på 1.045 kr. pr. m2.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 10. februar 2021, pkt. 35:

Udsat.

Supplerende sagsfremstilling:

Økonomiudvalgets bemærkninger har været forelagt for Lejerbo, som har foretaget en revurdering af budgettet. På baggrund heraf er der udarbejdet et nyt budgetudkast, som udviser en husleje på 990,64 kr. pr. m2.

Lejerbo har endvidere beskrevet benchmarktallene for relevante konti. Nyt afdelingsbudget samt Lejerbos bemærkninger til ændret budgetudkast mv. fremgår af det indsendte høringssvar fra Lejerbo.

Det fremgår af høringssvaret, at afdelingsformanden fortsat ikke kan godkende budgettet af principielle grunde. Før han og afdelingen vil godkende et budgetudkast kræver bestyrelsen at Rebild kommne giver skriftligt, bindende tilsagn om at dække en del af de udgifter, der nu ligger i afdelingens driftsbudget, da de mener, at udgifterne ville have været afholdt af kommunen, hvis beboerne boede i eget hjem og ikke i en almen ældrebolig. Hvis en sådan accept ikke foreligger, vil bestyrelsen (og dermed heller ikke afdelingsmødet) godkende budgetudkast.

Der er endvidere indgået brev fra afdelingsbestyrelsen til Byrådet, hvor man anbefaler en langsigtet løsning, som man gerne vil i dialog med byrådet om. I brevet anmoder afdelingsbestyrelsen om, at Byrådet indtænker Svinget i den videre belysning af moderniseringsplanen for ældre-/plejeboliger, således at Svinget kan bevares som en tryg ramme for beboerne. Det kræver efter afdelingsbestyrelsens opfattelse, at man erkender, at forsøget slog fejl hvad angår finansieringen og driften af bygningen, og er indstillet på at finde en anden finansiering, end som almennyttigt boligbyggeri. I afdelingsbestyrelsens optik betyder det, at Rebild Kommune overtager bygningen og driver den på samme måde, som man driver Skørping Ældrecenter i øvrigt.

Kommunen kan alene yde hjælp til enkeltpersoner efter reglerne i den sociale lovgivning. Der ses derfor ikke umiddelbart lovhjemmel for kommunen til at efterkomme afdelingsbestyrelsens ønske om kommunens deltagelse i en generel finansieringen af udgifterne.

Indstilling

Forvaltningen indstiller, at økonomiudvalget overfor byrådet anbefaler, at driftsbudget for Lejerbo afdeling 770, Skørping Center, Skørping for 2021/2022 godkendes med en husleje på 990,64 kr. pr. m2 samt at Svingets udfordringer medtages, såfremt der senere besluttes at igangsætte en boligsocial helhedsplan i Skørping.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 17. marts 2021, pkt. 64:

Indstilles godkendt idet udviklingen følges tæt.

Jeppe Ugilt Hansen og Tommy Degn deltog ikke i behandlingen af sagen.

Ingen økonomiske konsekvenser-

Den almene boligorganisation Lejerbo anmoder om godkendelse af driftsbudget for 2021-2022 for afdeling 770 Skørping Center (Svinget), Skørping, som omfatter 8 almene ældreboliger.

Lejerbo oplyser, at afdelingsmødet ikke har godkendt driftsbudgettet. Som begrundelse for denne beslutning anførte bestyrelsesmedlemmerne på afdelingsmødet, "at bestyrelsen ser de store omkostninger begrundet i beboernes særlige behov. Man er derfor af den opfattelse at en del af udgifterne burde afholdes af kommunen, idet udgifterne kan ses som udgifter til pleje og hjælpemidler". Budgettet blev derfor ikke godkendt.

Lejerbos organisationsbestyrelse har efterfølgende godkendt driftsbudgettet.

I henhold til lov om almene boliger § 42 skal boligorganisationens bestyrelse ved tvistigheder mellem bestyrelsen og afdelingsbestyrelsen/afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab indbringe sagen for byrådet, som træffer den endelige afgørelse.

Driftsbudgettet for 2021-2022 (1. maj 2021-30.april 2022) indebærer en huslejeforhøjelse på 14,23%. Huslejen bliver hermed 1.045 kr. pr. m2, hvor den hidtil har været 914 kr. pr. m2.

Stigningen i huslejen skyldes fortrinsvis øgede lønudgifter til boligorganisationens personale (ejendomsfunktionærfunktionen). Boligorganisationen har oplyst, at dette skyldes, at man for et par år siden lavede en mere retvisende fordeling af lønnen og at det er udtryk for, at afdelingen nu fuldt ud betaler for de ydelser de får, mens de før i tiden nok delvist har været subsidieret lidt af de øvrige afdelinger, forstået på den måde, at ejendomsfunktionæren har været nødt til at bruge flere timer i afdelingen end det afdelingen var sat til at betale for, og det har man nu rettet op på.

Der har været afholdt et dialogmøde mellem boligorganisationen, afdelingsbestyrelsens formand og kommunens administration, hvor forholdene blev nærmere drøftet. Det blev bl.a. oplyst, at der er store udgifter til drift og vedligehold af diverse automatiske løsninger i afdelingen. Denne dialog vil fortsætte fremadrettet omkring afdelingens økonomiske situation.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalg og Byråd godkender Regulativ for økonomisk styring (Hovedregulativ) med tilhørende bilag og vejledninger til økonomisk ledelsestilsyn.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 17. marts 2021, pkt. 60:

Indstilles godkendt med mindre justeringer.

Jeppe Ugilt Hansen og Tommy Degn deltog ikke i behandlingen af sagen.

Ingen.

Regulativet for økonomisk styring, også benævnt Hovedregulativet, er kommunens overordnede regelsæt for styring af kommunens økonomi. Regelsættet er den praktiske udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 7 om at:

"Kommunalbestyrelsen fastsætter de nærmere regler for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen indenfor kasse- og regnskabsvæsen."

Det er samtidig en del af grundlaget for Byrådets og Økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold, jf. kravene i styrelsesloven og styrelsesvedtægt.

Formålet med regulativet er via hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange samt værktøjer at sikre:

• Korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen.
• Præcisering af budget og ledelsesansvar.
• Tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i væsentlighed og risiko.
• Tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi.
• Fælles regler for overordnede forretningsgange på tværs af kommunen.
• Et tilstrækkeligt grundlag for økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold, jf. kravene i styrelseslov og styrelsesvedtægt.

Regelsættet er delt op i et Hovedregulativ og et bilag til Hovedregulativet med tilhørende vejledninger til det økonomiske ledelsestilsyn.

Væsentlige ændringer i forhold til tidligere godkendte regulativ:

Hovedregulativet:

På hovedregulativet er der ikke sket de store ændringer - ud over at der er lavet redaktionelle ændringer og opdateringer på områder, hvor tingene gøres lidt anderledes i dag en i 2013, eks.vis at stikprøvekontrollerne i det økonomiske ledelsestilsyn i dag automatisk udtages af systemet, hvor det tidligere var en manuel aktion. Herudover er der naturligvis sket tilretninger af bilagshenvisninger så de stemmer overens med det nye bilagsdokument.

Bilag til regulativ for økonomisk styring og vejledning til det økonomiske ledelsestilsyn:

De store ændringer er sket i dette dokument. Tidligere har de enkelte bilag været enkeltstående dokumenter, således at Hovedregulativ og tilhørende bilag bestod af adskillige dokumenter. I det nye bilagsmateriale er alle bilag samlet i ét dokument, samtidig med at det nye dokument indeholder vejledninger til hvordan man foretager sit økonomiske ledelsestilsyn, samt andre relevante dokumenter som den enkelte bruger kan bruge i hverdagen.

Tanken bag opbygning af det nye bilagsregulativ er, at skabe bedre sammenhæng mellem det politiske vedtagne regulativ for økonomisk styring og den administrative udmøntning af de politisk besluttede retningslinjer, samt at give den enkelte centerchef/leder med budgetansvar et bedre redskab til at opfylde dette i hverdagen. Herudover er brugervenligheden i det nye dokument tænkt ind i løsningen, og dokumentet er tiltænkt som en slags opslagsværk, hvor brugeren kan klikke sig rundt i dokumentet alt efter hvilket behov man har. Det er således i det nye dokument ikke en nødvendighed at læse hele dokumentet igennem for at få noget ud af det, hvilket effektiviserer den enkelte brugers brug af materialet.

I det tidligere materiale var det op til den enkelte budget ansvarlige, hvordan vedkommende foretog sit økonomiske ledelsestilsyn. I 2017 implementerede vi ensartede retningslinjer for hvordan det økonomiske ledelsestilsyn skal laves. Det nye dokument giver brugeren mulighed for at øge kvaliteten i det månedlige økonomiske ledelsestilsyn, og specielt i forbindelse med nyansættelse vil det hjælpe nye budgetansvarlige.

Hovedregulativet:

Hovedregulativet beskriver kun de af kommunens overordnede organisatoriske og styringsmæssige principper, som har en væsentlig rolle mht. økonomistyring. Beskrivelsen er derfor relativ kortfattet, og der vil efter behov være henvisning til bilagsmaterialet for uddybende beskrivelser af de overordnede retningslinjer.

Hovedregulativet indeholder bl.a. de overordnede retningslinjer for:

• Økonomisk styring, herunder det økonomiske ledelsestilsyn, bevillingssager, tillægsbevillinger, sikkerhedsstillelse, garanti og lån og leje og leasingaftaler.
• Budgetprocessen.
• Bogføringsprocessen.
• Økonomivurdering (budgetopfølgning).
• Regnskabsaflæggelse, herunder også anlægsregnskaber.
• Anvendelse af IT-systemer.
• Andre områder, herunder bl.a. indkøbs- og udbudspolitik, forsikringsforhold, tilsynsopgaver m.m.

Ændringer i regulativet skal godkendes i Byrådet, dog kan redaktionelle ændringer, samt ændringer, der sker på grundlag af en af Byrådet godkendt proces, foretages af Fællescenter Økonomi & IT.

Bilag til regulativ for økonomisk styring og vejledning til det økonomiske ledelsestilsyn:

Dokumentet er dels en uddybning af de punkter der er nævnt i de overordnede retningslinjer for Hovedregulativet - disse uddybninger er beskrevet i bilag 1-11 i dokumentet, men det indeholder også forklaring og vejledning til det økonomiske ledelsestilsyn samt andre forhold der er værd at vide. Dokumentet indeholder følgende forhold:

• Bilag til Hovedregulativ.
• Det økonomiske ledelsestilsyn - forklaring og vejledning.
• Forhold der er værd at vide, eks.vis hvordan man køber rigtig ind, hvordan man konterer korrekt og meget mere.
• Relaterede områder, herunder bl.a. forsikring og IT-systemer.

Ændringer i dokumentet kan foretages af Økonomi- og IT-chefen, så længe ændringerne holder sig inden for rammerne i Hovedregulativet.