Kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private skal omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Digitaliseringen rummer mange muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene. F.eks. ved at brugere selv kan se ledige tider og lave bookinger, samt at systemet automatisk kan fakturere brugeren etc. Kultur og Fritidsudvalget godkendte i 2015 kommissorium for projektet, og forvaltningen har siden arbejdet med det komplekse projekt.

Rebild Kommunes forenings- og bookingportalen gik i drift i efteråret 2016 og kan ses på www.forening.rebild.dk. På foreningsportalen kan foreninger og aftenskoler:

- Lave en beskrivelse af deres aktiviteter og kontaktoplysninger, så borgere kan finde foreningen.
- Gøre opmærksom på særlige arrangementer i deres forening.
- Booke lokaler til deres aktiviteter, dvs. lokaler i idrætshaller, kulturhuse og skoler i Rebild Kommune (aktuelt er der 115 lokaler og haller at vælge imellem).
- Finde informationer fra Center Sundhed, Kultur og Fritid.

På foreningsportalen kan tilflyttere og borgere:  

- Finde relevante fritidsaktiviteter og foreninger, f.eks. søge på "fodbold" eller "senior" og se relevante foreninger (aktuelt er der mere end 150 at vælge imellem og flere kommer løbende til).
- Booke lokaler til private arrangementer, f.eks. booke en hal til en børnefødselsdag.
- Finde informationer fra Center Sundhed, Kultur og Fritid.

Lokalebookingsystemet betales af Rebild Kommune og er gratis for facilitetsejerne. Alle facilitetsejere har fået tilbud om undervisning og hjælp til opsætning. Forvaltningen opfordrer bestyrelser og medarbejdere i idrætshallerne og kulturhusene til at tage digitaliseringens muligheder til sig, f.eks. kan systemet automatisere fakturering m.v.

Foreningsportalen er en revolution på fritidsområdet, da den samler informationer omkring foreningslivet og faciliteterne på et site, - til gavn for borgere, foreninger og facilitetsejere. I 2017 havde forvaltningen fokus på at udbrede kendskabet til foreningsportalen via en informationskampagne.

Aktuel delprojekt med tilskudsadministrationsmodul
Aktuelt arbejder forvaltningen på et tilskudsadministrationsmodul. Når modulet er færdigt, vil foreningerne skulle ansøge om tilskud via foreningsportalen. Det er første skridt fra traditionelle papirskemaer og over til en digital løsning. På sigt rummer dette stort potentiale i forhold til at mindske foreningernes arbejde.

Aktuel delprojekt med låsesystem
Da Byrådet afsatte midler til foreningsportalen, blev der også afsat midler til et projekt med elektronisk adgangsstyring til idrætshaller og kulturhuse. Forvaltningen har været i dialog med potentielle leverandører og de lokale facilitetsejere. Oprindeligt var visionen, at bookingmodulet på foreningsportalen skulle kobles sammen med et fælles låsesystem, således at der var mulighed for en fuldautomatisering af arbejdsgangen omkring lokalebooking og adgang. Forvaltningen oplever dog, at nogle facilitetsejere fortsat er udfordret i forhold til at bruge det allerede indkøbte elektronisk bookingsystem, mens der modsat er andre facilitetsejere med ønsker om, at låsesystemet kobles sammen med lokale alarmsystemer og lokale systemer til varmestyring etc. Det har derfor vist sig vanskeligt for forvaltningen at identificere en fælles løsning, som er hensigtsmæssig for alle aktører. I forhold til det videre arbejde med elektronisk adgangsstyring er der således 2 mulige scenarier:

For at få de afsatte midler ud og tjene faciliteterne og deres brugere, foreslår forvaltningen scenarie b - en låsesystemspulje. Forvaltningen vil kunne annoncere låsesystemspuljen omkring jul, således at de afsatte kommunale midler kan bringes til udmøntning i løbet af foråret 2019. Den samlede pulje til låsesystemer lyder på 900.000 kr., hvortil der er 16 potentielle ansøgere (idrætshaller og kulturhuse).

Forvaltningens bemærkninger
Digitaliseringen af folkeoplysningsområdet er en fortsat proces. Når projekterne omkring tilskudsansøgning og låsesystem er færdig, planlægger forvaltningen at arbejde på offentliggørelsen af tilskudsregnskabsdata på foreningsportalen jf. aktuelle lovkrav, brugervenligheden af foreningsportalen, samt digitalisering af aftenskoleområdet m.v. Generelt er det forvaltningens vurdering, at der er meget potentiale i en digitalisering af området.

Der er afsat 800.000 kr. til anskaffelse i år 1, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift. Det afsatte beløb skal dække alle udgifter i forbindelse med digitalisering og låsesystem. Forvaltningen forventer fortsat, at projekterne kan holdes indenfor den afsatte ramme.

Den samlede pulje til låsesystemer lyder på 900.000 kr., hvortil der er 16 potentielle ansøgere (idrætshaller og kulturhuse). Beløbet er resultatet af akkumulerede, ubrugte driftsmidler fra de seneste 2 år. Fremadrettet vil der være øgede driftsudgifter fordi flere moduler/ funktionaliteter sættes i drift indenfor det seneste år. Fremadrettet forventer forvaltningen således balance mellem budget og drift.

Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning.

- At Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at forvaltningen arbejder videre med scenarie b, i delprojektet med elektronisk adgang 

Bygningen KulturStationen i Skørping er et kulturhus, der dagligt administreres af Foreningen KulturStationen via lejemål med Rebild Kommune. Bygningen ejes således af Rebild Kommune og huser desuden Skørping Bibliotek og Rebild Kulturskole og har siden 1997 været et sammenhængende kulturkompleks sammen med biografen Kinorevuen. KulturStationen er således et bredt funderet kulturhus, som i tæt samarbejde med Kinorevuen er i gang med realiseringen af det fælles projekt med en 100 personers sal. 

Løbende dialog vedrørende toiletter og køkken i tilknytning til "Verandaen"

Foreningen KulturStationen og forvaltningen har siden 2015 været i løbende dialog om behovet for renovering af køkkenet i tilknytning til "Verandaen" på KulturStationen. I et referat fra forvaltningens dialogmøde med foreningen d. 28. oktober 2015 fremgår at, ”Køkkenet trænger til renovering, er umuligt at rengøre, og der er mus i køkkenet”.

Siden 2013 har foreningen KulturStationen været optaget af at finde en løsning i forhold til toiletterne i tilknytning til køkken og veranda. I første omgang var det et ønske om at skaffe offentlig adgang til toiletterne med den øgede aktivitet i gården som følge af petanquebane samt den nyetablerede skate bowl.

På dialogmøde mellem Foreningen KulturStationen og forvaltningen d. 28. juni 2018 blev behovet for en renovering af køkken og toiletter igen drøftet. For at finde finansiering til projektet havde KulturStationen og Kinorevuen forsøgt at få det til at indgå i 100-salsprojektet. Dette viste sig dog ikke økonomisk muligt indenfor byggeprojektets rammer. 

Ansøgning om ombygning af køkken og toiletter

Foreningen KulturStationen ansøger om kommunal bevilling til at realisere en ombygning, der sikrer tidssvarende faciliteter.

I ansøgningen nævnes:

Foreningen KulturStationen ansøger om en kommunal bevilling til en ombygning i forbindelse med køkken og toiletter tilknyttet Verandaen, som er et populært udlejningslokale til både foreninger og private. Til Verandaen er tilknyttet et mini-køkken indrettet i et tidligere depot. Køkkenet er underdimensioneret i forhold til Verandaens kapacitet på ca. 45 personer. Ved indgangen til Verandaen ligger to toiletter, som benyttes af brugerne af Verandaen. Køkken og toiletter er indrettet i et lille anneks, der stammer fra den gamle kro. Toiletterne har ikke været renoveret siden da. Der er løse gulvfliser og dårlig ventilation samt isolering. Udvendigt er træbeklædningen angrebet af råd, og der er tegn på borebilleangreb i beklædningen.

KulturStationen ønsker tidssvarende faciliteter og foreslår, at annekset rives ned, og at køkken og toiletter indrettes i et eksisterende mødelokale og garderobe. Ombygningen og forbindelsesgangen er kalkuleret til at koste 568.000 ekskl. moms. 

Notat vedrørende bygningstilstand

Kommunens byggeteam har i november 2018 udarbejdet et notat vedrørende den bygningsmæssige tilstand af toiletter og minikøkken på KulturStationen. Heri konkluderes:

”Generelt fremstår bygningen slidt og utidssvarende, med en del konstruktionsmæssige udfordringer, som har været med til at forkorte levetiden på enkelte væsentlige bygningsdele, og vanskeliggjort muligheden for en ordentlig vedligeholdelse deraf.

Toilet og minikøkkenbygning vurderes til at være meget slidt, og vanskelig at vedligeholde grundet de tidligere nævnte uhensigtsmæssige konstruktioner. Desuden vurderes den del af bygningen, som indeholder køkken ikke velegnet til formålet.

Bygningen er udført med skrånende lofts/tagkonstruktion, som betyder at loftshøjden i langt størstedelen af bygningen ikke overholder kravene dertil, og vil med stor sandsynlighed ikke blive godkendt til formålet i dag.

Energiteknisk ligger bygningen langt fra nutidig standard, og såfremt man vælger at forbedre på de konstruktionsmæssige forhold, vil det også være et must at tage fat på denne del. Det vil dog betyde, i sammenhæng med en evt. ændring af loftshøjden, at bygningen ville blive markant højere, samtidig ville ydervæggene skulle gøres væsentlig tykkere for at kunne indeholde tilstrækkelig isolering.

Indeluften bærer præg af manglende ventilation, i sammenhæng med at det luftmæssigt er meget belastede rum og rengøringen er vanskelig at udføre på et fornuftigt niveau, så giver det langt fra gode indeklimaforhold.

Der er ikke lavet en detaljeret økonomisk beregning på at få bygningen ført op til tidssvarende standard, da det efter ovenstående registrering vurderes, at det langt vil overskride, hvad der vil give mening at investere deri. Dette er i betragtning af bygningens størrelse, alder og stand”. 

Forvaltningens bemærkninger

Foreningen KulturStationen står for lokaleudlejning til en lang række foreningers aktiviteter og møder samt til private fester. Center Sundhed, Kultur og Fritid har tæt samarbejde med Foreningen KulturStationen, og forvaltningen administrerer bl.a. kulturhusets driftsbudget.

Rebild Kommune har vedligeholdelsespligten i forhold til egne bygninger og lokaler. Det gælder principielt alle bygninger, så som skoler, institutioner og også for bygningen KulturStationen. Dermed er det i udgangspunktet et kommunalt ansvar, hvorvidt lokalerne fremstår indbydende og præsentable.

Udgifter til almindeligt indvendigt vedligehold og mindre renoveringer med videre afholdes således indenfor det afsatte driftsbudget. Udgifter til udvendig vedligehold og større indvendige renoveringer (totaludskiftninger af gulvbelægninger mv.) kan normalt ikke afholdes indenfor det afsatte driftsbudget. Til disse udgifter er der afsat midler, som administreres og prioriteres af kommunens byggeteam. Midlerne er beregnet til udvendig vedligehold - ikke ombygninger. Den i ansøgningen beskrevne ombygning af KulturStationens køkken og toiletter indgår derfor ikke i byggeteamets prioritering, og vil I udgangspunktet kun dække den udvendige vedligehold. Det er byggeteamets vurdering, at en økonomisk beregning på at få den eksisterende bygning, som indeholder toiletter og køkkenet ført op til tidssvarende standard, langt vil overskride, hvad der vil give mening at investere deri.

For at renoveringen af toiletter og køkken kan igangsættes snarest, har Foreningen KulturStationen meddelt, at de kan bidrage økonomisk med 100.000 kr. til ombygningsprojektet. Forvaltningen kan ligeledes finde 100.000 kr. fra Kulturstationens driftsbudget og det samlede driftsbudget til kultur- og medborgerhusene. 200.000 kr. skønnes tilstrækkeligt til flytning af køkken og toiletter ind i selve kulturstationens lokaler jf. vedhæftet ansøgning. Forvaltningen gennemfører ombygningen, hvor toiletter og køkken etableres i KulturStationens lokaler, og den gamle træbygning sløjfes.

Foreningen KulturStationens ønske om at forbinde KulturStationen med 100-Salen og Kinorevuen via en overdækket gangpassage, vil kræve yderligere 368.000 kr.

Foreningen KulturStationen har sammen med Kinorevuen forgæves forsøgt at rumme ombygningen af toiletter og køkken indenfor 100-sals-projektets økonomiske ramme. En ombygning der forbinder 100-Salen og Kinorevuen via en overdækket gang vil bidrage til at skabe større sammenhængskraft og synergi mellem Kinorevuen, 100-Salen og KulturStationen samt modvirke, at 100-Salen blot bliver betragtet som en udbygning af Kinorevuen.

Væsentlige fordele ved en ombygning er, at der således skaffes adgang til køkken og toiletter for gæster i 100-Salen, uden at de skal passere gennem verandaen, som kan være udlejet til andet formål, ligesom der vil kunne høstes økonomiske- og arbejdsmæssige gevinster ved at gennemføre ombygningen af toiletter og køkken i sammenhæng med byggeriet af 100-Salen.

Foreningen KulturStationen oplyser, at ombygningen og forbindelsesgangen er kalkuleret til at koste 568.000 kr. ekskl. moms, men inkl. rådgiverhonorar og tillagt 10% i uforudsete udgifter. Hvis Kultur- og fritidsudvalget træffer beslutning om at gennemføre forbindelsesgang og overdækning skal den yderligere finansiering på cirka 368.000 kr. findes inden for udvalgets budget til Kultur og Natur gennem omprioritering af midler.

Til finansiering af ombygning af toiletter og køkken bidrager foreningen KulturStationen med 100.000 kr. og Center Sundhed, Kultur og Fritid med 100.000 kr. fra Kulturstationens driftsbudget samt samlet driftsbudget til kultur- og medborgerhuse.

Den resterende finansiering på 368.000 kr. er ikke budgetlagte midler og skal i givet fald findes ved omprioriteringer.

Forvaltningen indstiller,

- at Kultur- og fritidsudvalget beslutter, hvorvidt projektet med forbindelsesgang og overdækning mellem KulturStationen og 100-Salen skal gennemføres

- at Kultur- og fritidsudvalget i givet fald træffer beslutning om finansiering af dette projekt.