Der er fra politisk side afsat 600.000 kr. til anskaffelse og 200.000 kr. til drift i 2015, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift. Disse midler skal i praksis finansiere 2 separate projekter, da der i forbindelse med byrådsbeslutningen om at afsætte midlerne også blev formuleret en forventning om et låsesystemsprojekt til hallerne. Dvs. at den afsatte økonomi både skal rumme indkøb af lokalebookingsystem og indkøb af låsesystem.

Forvaltningen har endnu ikke mulighed for at give et sikkert overblik over økonomien, men vurderer at den afsatte økonomi matcher behovet. Dog vil omkostningerne til etablering af låsesystem først blive realiseret i løbet af 2016.

Som et element i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi skal kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Loven medfører at selvbetjening på internettet gradvis bliver obligatorisk på en lang række serviceområder – herunder på området vedr. udlån og udleje lokaler. Forvaltningen forventer, at der på sigt kommer krav om digitalisering af ansøgninger om tilskud fra foreninger under Folkeoplysningsloven.

Det betyder, at Rebild Kommune skal indkøbe et bookingsystem til bookingen af lokaler. Samtidig betyder det, at forvaltningen skal arbejde hen imod, at foreninger kan ansøge om tilskud via systemet m.m.

Digitaliseringen af lokalebooking og ansøgninger om tilskud på folkeoplysningsområdet rummer mange potentielle muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene. Alt efter hvilket system, der indkøbes, kan systemet f.eks. fungere som medlemskartotek og betalingssystem, økonomisystem/ regnskabssystem, samt markedsføringskanal for foreningerne. For hallerne og kulturhusene er det en mulighed for at synliggøre ledige tider og markedsføre sig overfor nuværende og nye kundegrupper. Samtidig kan systemet aflaste halinspektør og bestyrelser i forhold til det administrative arbejde med at håndtere bookinger og fakturering. Samtidig vil systemet på sigt mindske det administrative arbejde, som forvaltningen har, i forhold til at håndtere ansøgninger om tilskud.

Processen har indtil nu haft fokus på brugerinddragelse, systemkrav og valg af leverandør. Brugerne er blevet inddraget dels gennem et minispørgeskema, som de er blevet bedt om at udfylde og sende ind. Dels gennem en workshop, hvor ideer og ønsker er blevet drøftet og indsamlet. Endvidere har forvaltningen oprettet et site på rebild.dk med relevante oplysninger: http://rebild.dk/borger/kultur-fritid-og-frivillig/digitalisering-paa-folkeoplysningsomraadet.

Den største risiko forbundet med projektet er, at der indkøbes et system, der ikke lever op til brugernes behov og forventninger, og som brugerne derfor ikke tager til sig. Dvs. et system, der ikke kommer til at fungere i praksis. Derfor har arbejdsgruppen været mange overvejelser igennem. Arbejdsgruppen har bl.a. på studiebesøg hos andre kommuner, i forhold til 5 forskellige potentielle systemer/ leverandører.

Systemet skal honorere en række komplekse krav og muligheder for en bredt vifte af forskellige interessenter, og arbejdsgruppen vil i sagens natur gerne finde det system, som bedst muligt lever op til dette. Samtidig har arbejdsgruppen haft stor opmærksomhed på gældende udbudsregler.

Tids- og procesplan

Projektet har overordnet set 3 faser:

Fase 1: Fokus på brugerinddragelse, kravspecifikationer, valg af leverandør/ Køb af system.

Fase 2: Oprettelse af alle Rebild Kommunes lokaliteter i det valgte system, testning af system m.v.

Fase 3: Undervisningsaftener og introduktion af systemet til slutbrugere/ implementering.

Forvaltningen forventer, at der kan underskrives kontrakt med en leverandør i løbet af november eller december 2015, samt at fase 2 kan starte primo 2016. Fase 3 forventes afsluttet ultimo 2016.

Projekt omkring låsesystem

Forvaltningen har tidligere i processen haft en forventning om, at en låsesystemløsning kunne indgå som et element af et lokalebookingsystem. Forvaltningen anbefaler dog nu, at lokalebooking og låsesystem ses som 2 separate projekter, da forvaltningen ikke har kunnet finde en leverandør, som forvaltningen vurderer kan levere en tilfredsstilllende samlet løsning. Derfor anbefaler forvaltningen at udskille låsesystemløsningen som et selvstændigt projekt, med en selvstændig proces og leverandør i 2016. Dette forhindrer ikke eller vanskeliggør indkøb af system til lokalebooking.  

Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.

Byrådet har i forbindelse med budgetforhandlingerne 2013 vedtaget, at der afsættes 2,5 mio. kroner til etableringen af en kunstgræsbane i 2015. Byrådet har efterfølgende vedtaget, at pengene gives til etableringen af en kunstgræsbane i Støvring. Banen er færdiganlagt og indviet den 31. oktober 2015. Vedlagt er forvaltningens forslag til retningslinjer for drift af kunstgræsbanen i Støvring, baseret på tidligere beslutninger i udvalget.

Organisering

Kunstgræsbanen i Støvring ejes af Kunstgræsbaneforeningen. Det er foreningen, der har ansvaret for drift og vedligeholdelse af banen. Både i forbindelse med godkendelse af kommissorium (KFU 4. december 2013) og i forbindelse med beslutning omkring placering (BY 26. juni 2014) har der været et politisk fokus på, at banen ikke alene skal komme SIF Fodbold til gavn, men skal være et anlæg for hele kommunen og alle relevante foreninger og klubber i Rebild Kommune.

Kunstgræsbaneforeningen står for administrationen af banen og fordelingen af tider. Kunstgræsforeningen sørger for, at der etableres et brugerråd, hvor interesserede klubber mødes og sikre en fair og ordentlig fordeling af tider og brug af banen.

Ansvaret for organiseringen af brugerrådet ligger hos klubberne. Der er en forventning om, at administrationen af banen og fordelingen af tider mv. håndteres af klubberne selv. Rebild Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg skal godkende organiseringen.

Såfremt Rebild Kommune modtager klager eller oplever problemer i forhold til brugerrådet samt fordelingen af timer og brug af kunstgræsbanen, vil Rebild Kommune i det nødvendige omfang gå ind i sagen.  

Driftsøkonomi

KFU har på møde den 14. april 2015 behandlet spørgsmålet omkring hvorvidt, der skal ydes tilskud til drift af kunstgræsbanen. Enten direkte til foreningen, der driver banen eller indirekte i form af timelejetilskud til de foreninger, der booker sig ind på banen. KFU besluttede, at der ikke skal ydes nogen form for tilskud til kunstgræsbaner i Rebild Kommune.

Baseret på erfaringer fra andre kunstgræsbaner i andre kommuner, beløber den årlige driftsudgift sig til cirka 50.000- 75.000 kr. Vedligeholdelse af kunstgræsbaner kræver desuden specialviden og særligt udstyr m.v. Det forventes desuden, at foreningen tegner en forsikring for kunstgræsbanen, for f.eks. hærværk eller lignende situationer. Sluttelig skal foreningen budgettere med hensættelser til større renovering, ny belægning mv., når disse må forventes at være nedslidte. Alt efter valg af banetype og materialer måske om 10-20 år. Der er således en driftsøkonomi, der skal på plads.

Der stilles krav til foreningen om, at de opstiller et realistisk budget og på basis heraf beregner en timelejepris. Prisstrukturen og timeprisen skal være den samme for SIF hold som for andre brugere fra Rebild Kommune. Timeprisen og prisstrukturen bør drøftes i ovennævnte brugerråd. Rebild Kommunes Kultur- og Fritidsudvalg skal godkende prisstrukturen.

Såfremt prisfastsættelsen giver anledning til uenighed mellem foreningerne i Rebild Kommune, går Rebild Kommune ind i sagen.

Kunstgræsbaneforeningen har ret til at opkræve betaling fra brugere, der kommer udenfor kommunen. Timeprisen herfor fastsættes af foreningen. Denne pris kan godt differentieres fra Rebild Kommune prisen. Denne model ses i andre kommuner.  

Bemærkninger fra Støvring IF / Kunstgræsbaneforeningen

Forvaltningen har sendt udkast til retningslinier til Støvring IF / Kunstgræsbaneforeningen til kommentering. Ved deadline for  denne dagsorden har forvaltningen ikke modtaget bemærkninger til indholdet, udover en tilkendegivelse om, at Støvring IF / Kunstgræsbaneforeningen ikke er enige i retningslinierne.