Forvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender licitationsindstillingen inkl. evt besparelse og over for Økonomiudvalg og byråd anbefaler, at restbeløb til udførelsen frigives

Børne- og Ungdomsudvalget, 14. juni 2017, pkt. 87:

Børne- og Ungdomsudvalget godkender licitationsresultat. Budgetudfordring på 2,2 mio. kr. finansieres af frigjorte midler fra moderniseringsplan for skoler jf. punkt 89.

Børne- og Ungdomsudvalget indstiller overfor Økonomiudvalg og Byråd, at restbeløb til projektet samt yderligere 2,2 mio. kr. fra moderniseringsplan for skoler frigives. I den forbindelse indstilles, at 1,5 mio. kr. af ramme på 4 mio. kr. til moderniseringsplan for skoler i 2019 periodeforskydes til 2018.

Jeanette Sagan deltog ikke i behandlingen af sagen.

Det oprindelige budget var sammenlagt på 6,6 mio. kr.

Heraf henstår et restbeløb på ca. 5,9 mio. kr.

Forbruget på ca. 0,7 mio. kr. er fordelt på rådgivning, geotekniske undersøgelser, bygningsscreening og landinspektør m.v.

Derudover er der indarbejdet et tillægshonorar til totalrådgiver for udarbejdelsen af revideret indgang/udetoilet samt projektering af parkeringspladser.

Når det oprindelige budget på 6,6 mio. kr. sammenholdes med licitationsindstillingen på ca. 8,8 mio. kr. , så er der en budgetudfordring på ca. 2,2 mio. kr.

Allerede afholdt forbrug er indregnet i ovenstående.

Det er muligt at reducere budgetudfordring med ca. 0,70 mio. kr. ved bl.a. at annulere etablering af p-plads, ændre væsenligt i de indvendige overflader ved valg af andre lofter, og fjerne diverse vinduer i tag og samlingssal. Heraf udgør p-plads 0,15 mio. kr.. Der er ikke krav om etablering af p-plads. Øvrige besparelser vil have betydning for bygningens samlede kvalitet, hvad angår materialer, indeklima, samt det rent arkitektoniske udtryk inde og ude. Skal forvaltningen anvise anden mulighed for budgetreduktion, vil det være løsningsforslag 2, som blev fravalgt af byrådet.

Det er muligt at foretage omprioritering og forskydninger af projekter inden for moderniseringsplan for skoler, hvorved budgetudfordringen kan finansieres. Dog vil dette medføre tilsvarende budgetudfordring i forhold til andre projekter jf. punkt 89, Moderniseringsplan for skoler og dagtilbud. Forvaltning foreslår, at finansiering af budgetudfordring drøftes under punkt 89.

Børne- og ungdomsudvalget godkendte d. 5. marts procestidsplan for udbud og udførelse af løsningsforslag 1 til et kommende Bælum Børneunivers.

Onsdag d. 31. maj blev der afholdt offentlig licitation i fagentreprise.

Licitationen fandt sted i samlingssalen på Bælum Skole.

Alle entrepriser var repræsenteret og vi modtog i alt 33 tilbud.

Udvælgelseskriteriet er laveste pris og summen af de billigste bud er på ca. 7,4 mio. kr.

Efter tillæg af midler til uforudsete udgifter og diverse omkostninger m.m. giver det en samlet udgift på ca. 8,8 mio. kr.

Udbuddet af løsningsforslag 1 var på forhånd økonomisk udfordret og den samlede udgift er ca. 2,2 mio. kr. over budget.

Udvalget har afventet licitationsresultatet og skal nu tage stilling til finansieringen.

For en god ordens skyld, skal det bemærkes at nedbrydning er planlagt til udførelse i skolens ferie med opstart umiddelbart efter byrådsmødet d. 29. juni 2017.

Det noteres endvidere at der i forbindelse med udbudsperioden blev besluttet, at byggeperioden forlænges med 10 uger.

Dette for at imødekomme en forsat lang leveringstid på betonelementer.

Udbudstidsplanen blev således ændret til aflevering af byggeriet d. 15. juni 2018.

Forvaltningen indstiller, at at Børne- og Ungdomsudvalget:

-  godkender Kærsgaard & Andersen A/S som totalrådgiver.

-  indstiller til Økonomiudvalg & Byråd, at der frigives 0,13 mio. kr. til rådgivningshonorar og indledende forundersøgelser.

Børne- og Ungdomsudvalget, 14. juni 2017, pkt. 92:

Godkendt som indstillet.

Jeanette Sagan deltog ikke i behandlingen af sagen.

Der er en samlet budgetramme på 1,5 mio. kr. for hele om- og tilbygningsprojektet.

Frigivelse af resterende anlægsbevilling indstilles til Byrådsmødet d. 25. januar 2018.

Udbud af totalrådgiverydelsen i forbindelse med om- og tilbygning af Børnehaven Tumlehøj er nu udført.

Tilbud på totalrådgiverydelsen er indhentet som underhåndsbud, og opgaven vil blive tildelt ud fra kriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.

Der er indhentet tilbud fra følgende 3 rådgivere:

-  Rebild Arkitekterne

-  Fjorden Arkitekterne

-  Kærsgaard & Andersen A/S

Bedømmelsen af indkomne tilbud er vurderet ud fra kriterierne som angivet under tildelingskriterier.

Derudover er alle tilbud modtaget rettidigt, alle tilbud har opfyldt dokumentationskrav og alle tilbud er modtaget uden forbehold.

Alle tilbud indgår dermed i bedømmelsen. 

Tilbud:

Tilbuddet er ønsket som en fast procent af den honorargivende byggeudgift, som groft sagt betyder en fast procent af håndværkerudgiften.

Indkomne tilbud:

-  Rebild Arkitekterne – 18%

-  Fjorden Arkitekterne – 12,5%

-  Kærsgaard & Andersen A/S – 8%

Tildelingskriterier:

Totalrådgiveraftalen skal tildeles rådgiver med ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, ud fra en vurdering af følgende underkriterier:

-  Tilbudspris – 60%

-  Projektering – 20%

-  Byggestyring – 20%

Der er herunder opstillet en oversigt over vurderingerne, samt den samlede vurdering.

Som det fremgår er tilbuddet fra Kærsgaard & Andersen A/S vurderet til at være ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.