Baggrund, proces og økonomisk ramme
Byrådet har tidligere besluttet at inddele renoveringen  af Højskolen i 3 etaper. Etape 1: Renovering af underetagen inkl. diverse udgifter i forbindelse med nedrivning af øvrige højskolebygninger. Etape 2: Istandsættelse af 1. sal og etape 3: Udskiftning af tagdækning inkl. udskiftning af kviste. Etape 1 er gennemført i 2015, mens etape 2 og 3 udestår endnu.

Kultur- og Fritidsudvalget har på møde 9. maj 2017 valgt mellem tre dispositionsforslag, og besluttet at følge tidsplan som inkluderede fundraising. Det valgte dispositionsforslag indeholder både etape 2 og 3. Der er afsat 2,4 mio. kr. i anlægsmidler til projektet og budgetteret med 0,6 mio. kr. fra eksterne fonde. Rebild Kommune har søgt 5 fonde og puljer, som støtter kommunale byggerier. Den 15. oktober 2017 forelå der svar fra alle fonde med afslag. Det betyder, at de 0,6 mio. kr., der er forventet finansieret af fonde, mangler. Jf. ØKV3 vil der være et mindreforbrug på lokaletilskud i 2017 på 0,6 mio. kr. Under forudsætning af Byrådets godkendelse kan disse midler overføres til renovering af højskolen. Vælges denne løsning kan tidsplan fortsat overholdes. Jfr. tidsplanen i vedhæftede bilag forventes byggeriet afleveret i uge 33. Licitationsresultatet forventes at blive forelagt Kultur- og Fritidsudvalget i uge 10.

Flere af fondene begrunder afslagene i, at de ikke længere støtter renovering af bygninger, men at en ansøgning om inventar er en mulighed. Denne mulighed vil forvaltningen forfølge i foråret 2018.Det er tidligere indstillet og godkendt, at højskoleprojektet udføres som indbudt underhåndstilbud i hovedentreprise, med tildelingskriteriet laveste pris. Indtil videre har Rebild Arkitekterne forestået dispositionsforslag og materiale til fundraising, og for at kunne følge tidsplanen til en færdiggørelse i sommeren 2018, ønsker forvaltningen at indgå aftale med Rebild Arkitekterne som totalrådgiver på projektet.

Fremtidig brug af Højskolen
Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på mødet i maj 2017, at Museumsforeningen bliver i deres nuværende lokaler, hvor de holder åbent hver torsdag eftermiddag i 2 timer Endvidere at de lokale foreninger fortsat sikres adgang til de historiske lokaler Grøn og Blå Stue, når Kulturskolen ikke har behov. Lokalerne kan bookes på Foreningsportalen: www.forening.rebild.dk/. Der er sendt en mail ud til foreningerne, hvor der gøres opmærksom på muligheden - herunder at det i byggeperioden ikke er muligt at låne lokalerne. Kulturskolen anvender "Rød Stue" til enkeltundervisning. I byggeperioden er det ikke muligt at anvende Rød Stue, hvorfor undervisningen i denne periode flytter til "Huset" og Karensmindeskolen.Det lokale i STUBhuset, der på nuværende tidspunkt anvendes til Kulturskolens Rytmiske samspil og depot frigøres til Stubhuset pr. 1. januar 2018. Rytmisk Samspil flytter til Karensmindeskolen i en midlertidig periode fra januar 2018 indtil indflytning på Højskolen i uge 34. Der er truffet de nødvendige aftaler med Karensmindeskolen herom. I forhold til forældrene bliver det kommunikeret, at undervisningen i en midlertidig periode foregår andetsteds. Billedskolen som i dag har til huse i den sorte pavillon bliver indtil indflytning på Højskolen i uge 34. Marimba bliver indtil videre i STUBhuset jf. nedenfor.Fremtidig brug af Huset
I renoveringsprojektet indgår etablering af lydregulering og forbedring af akustikforhold i Huset, som tilgodeser såvel akustisk som klassisk musik. Det betyder, at f.eks. Rebild Musikforenings klassiske arrangementer også fremadrettet kan afholdes i Huset. Lydreguleringen kan udføres, mens bygningen er i drift.

Det er aftalt med Stubhuset, at Marimbaorkestret kan blive i Stubhuset indtil indflytning i Huset i uge 34 2018. Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på mødet i maj 2017, at Stubhuset fortsat kan anvende Huset til enkelte arrangementer efter aftale med Kulturskolen. Forvaltningen forslår, at Stubhuset administrerer Huset indtil 30. juni 2018, idet der i løbet af foråret er en del arrangementer planlagt. Fra 1. juli 2018 er det Kulturskolen, der administrerer Huset, som ikke kan lånes ud til foreninger. Stubhuset kan fortsat leje Huset ud til eksempelvis mindre koncerter og andre arrangementer, når der er behov. Allerede planlagte arrangementer i 2018 gennemføres som aftalt.

Tidsplan - hvad sker hvornår?
Vedhæftet som bilag er en overordnet tidsplan for ombygning af Højskolebygning og "Huset". Tidsplanen er under forbehold for politisk behandling.
Nedenfor ses en mere detaljeret tidsplan for hvornår hvad sker i forbindelse med ombygningen.

Samarbejdsaftale/kontrakt
Den nuværende samarbejdsaftale og tillæg til aftalen mellem Stubhuset og Rebild Kommune udløber 31. december 2017. Endvidere vil Kulturskolens udflytning betyde ændringer i aftalen. Der arbejdes derfor med en ny samarbejdsaftale, som forelægges Kultur- og Fritidsudvalget i december 2017.

Der er et mindreforbrug vedrørende driftstilskud på 0,6 mio. kr. til lokaletilskud. Der er i år 2017 udbetalt et aconto lokaletilskud på 98 % af foreningernes godkendte lokaleudgifter Udover det udbetalte acontotilskud for år 2017 er der sket en efterregulering af de acontotilskud, der blev udbetalt i år 2016. Acontotilskuddet for år 2016 er efterreguleret på baggrund af foreningernes indsendte regnskaber. Resultatet af efterreguleringen er, at foreningerne har fået udbetalt 100 % af deres godkendte lokaleudgifter i år 2016. Under forudsætning af godkendelse i byrådet kan mindreforbruget på 0,6 mio kr. overføres til renovering af højskolen.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender Rebild Arkitekterne som totalrådgiver samt tidsplan for renovering.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget drøfter, om udvalget overfor Økonomiudvalg og byråd vil anbefale, at mindreforbruget på 0,6 mio. kr. vedrørende lokaletilskud overføres til renovering af højskolen.

Budgetaftalen for 2018 - 21 indeholder en række beslutninger inden for Kultur- og Fritidsudvalgets område. Nedenfor fremgår oversigt over de enkelte delbeslutninger og udmøntning heraf, herunder om der er tale om administrativ udmøntning, eller der vil ske yderligere politisk behandling.

Af budgetaftalen fremgår følgende:
Der igangsættes en proces, som kvalificerer de store anlægsønsker, som Kultur- og Fritidsudvalget har modtaget til budgettet. Det drejer sig om følgende projekter: MeNaTek i Øster Hornum, Haverslev Idræts- og Kulturcenter, udvikling og ombygning af STUBhuset samt Aarestrup Multihal. Processen skal belyse de enkelte projekter nærmere, herunder afklare behov og ønsker, kundegrundlag, forretningsplan og finansieringsmuligheder. Processen skal være afsluttet sommeren 2018. Forvaltningen har igangsat et arbejde mht. at definere nogle minimumskrav og principper for de projekter, som behandles i Center Kultur- og Fritid i en obligatorisk skabelon. Hensigten er, at øge muligheden for, at udvalget/byrådet kan sammenligne forskellige projekter både mht. sammenlignelige m² pris, enhedspriser, omfang, kvalitet og skaleringsmuligheder. For ansøger vil det også have en gavnlig effekt i form af sparring og rådgivning set i forhold til principperne. Kultur- og fritidsudvalget bliver orienteret om de fremadrettede principper på udvalgsmødet i december 2017.
 

Jf. budgetaftale 2018 - 21.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om udmøntning af budgetaftale 2018 - 21 til efterretning.