I særskilt punkt på nærværende udvalgsmøde den 4. december 2019 orienteres Kultur- og Fritidsudvalget om udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen for 2020. Puljen dækker vedligeholdelseprojekter, som Rambøll har vurderet nødvendig ved gennemgangen af hallerne i 2016. Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens egenfinansieringen er 10%.

Udvidelse af vedligeholdelsesprojekt (udskiftning af ventilation) i Skørpinghallen

I Rambølls vedligeholdesrapport fra 2016 fremgår det, at Skørping Idrætscenter i 2017 bør udskifte deres ventilationsanlæg. Rambøll vurderer, at dette vil koste 600.000 kr. Ved indhentning af overslag for bekostningen af projektet viser det sig imidlertid, at projektet formentligt vil blive en del dyrere end først antaget. Den totale udgift inklusiv projektering estimeres umiddelbart på daværende tidspunkt til 2,0 mio. kr. mod Rambølls vurdering på 0,6 mio. kr. Derfor besluttede Kultur- og Fritidsudvalget d 8. maj 2019, at afsætte 150.000 kr. til projektering af projektet med henblik på at klarlægge projektets pris. Denne projektering er nu færdig.

Det nuværende ventilationsanlæg i hallen laver ikke kun ventilation, men også varme. Denne løsning er imidlertid både bekostelig og utidssvarende, da det er mere økonomisk og miljøvenligt at adskille ventilation og varme, og lave strålevarme i stedet. Der er en anslået varmebesparelse ved opvarmning med strålevarmeanlæg på 115.400 kWh på et normalår.  

Det anbefales både af Rambøll og af MOE A/S, der har lavet projektering, ligesom det ønskes af Skørpinghallen, at adskille ventilation og varme, og således etablere strålevarme. Denne løsning er som nævnt både billigere (på lang sigt) og grønnere.

I den oprindelige Rambøll halvedligeholdelsesrapport er der imidlertid ikke lagt op til at adskille ventilation og varme, men blot udskifte det nuværende anlæg. Derfor vil en etablering af ventilation for sig og strålevarme være en udvidelse af det oprindelige vedligeholdelsesprojekt. Der er således tale om en principsag, som kan danne præcedens, altså om og hvor meget der kan afviges fra den oprindelige vedligeholdesrapport fra 2016.   

De økonomiske forhold:

Der er indhentet 4 tilbud for ventilation og strålevarme. Det billigste beløber sig til 1.606.675 kr. inkl. moms.

Hvis ventilationen skal skiftes til en tilsvarende løsning, dvs. ventilation og varme, som hallen har nu, vurderes det at koste ca 1.250.000 kr. inkl. moms. Denne vurdering skal tages med forbehold, da der blot er tale om en vurdering og ikke en konkret projektering.

Forvaltningens bemærkninger: 

Forvaltningen ser 2 scenarier:

1)  Skørping Idrætscenter etablerer ventilation og strålevarme for sig til en cirkapris på 1.606.675 kr. inkl. moms. (anbefales af Rambøll og MOE A/S og ønskes af hallen)

2)  Skørping Idrætscenter etablerer et tilsvarende anlæg som det nuværende (varme og ventilation) til en cirkapris på 1.250.000 kr. inkl. moms.

Begge scenarier løser den udfordring, som er nævnt i Rambølls vedligeholdelsesrapport. Ud fra anbefalinger fra både Rambøll og MOE A/S er scenarie 1 den fagligt bedste løsning.

I h.t. principperne for udmøntning af halvedligeholdelsespuljen giver kommunen alene tilskud til scenarie 2, fordi scenarie 1 er en udvidelse af det oprindelige projekt, vurderet af Rambøll. Hvis Skørping Idrætscenter vælger scenarie 1 - hvilket de selv bestemmer - vil de derfor alene være berettiget til et kommunalt tilskud, svarende til scenarie 2, dvs. på 90% af en cirkapris på 1.250.000 kr. inkl. moms. Dette vil betyde, at Skørping Idrætscenters egenfinansiering af scenarie 1 bliver på cirka 500.000 kr. svarende til cirka 30%. Kultur- og Fritidsudvalget kan vælge at yde Skørping Idrætscenter tilskud efter scenarie 1. Dette vil i givet fald være en fravigelse af principperne til udmøntning af halvedligeholdelsespuljen.

Forvaltningen anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget yder tilskud i h.t. halvedligeholdelsesprincipperne, dvs et tilskud svarende til 90% af en cirkapris på 1.250.000 kr. Skørping Idrætscenter kan frit vælge, hvilken af de 2 scenarier, man vil bruge det bevilgede tilskud til. Konkret betyder det altså, at hvis Skørping Idrætscenter vælger scenarie 1, skal de selv finansiere merudgiften ved denne løsning.

Scenarie 1 forventet pris er: 1.606.675 kr. inkl. moms. Kommunens andel (90%) af finansieringen af scenarie 1 er: 1.446.007 kr.

Scenarie 2 forventet pris er: 1.250.000 kr. inkl. moms. Kommunens andel (90%) af finansieringen af scenarie 2 er: 1.125.000 kr.

Hvis Kultur- og Fritidsudvalget vælger at yde tilskud efter scenarie 1 er merudgiften således cirka 300.000 kr. inkl. moms.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget beslutter at yde tilskud i h.t. principperne i halvedligeholdelsespuljen, således at tilskuddet udgør 90% af forventet pris på cirka 1.250.000 kr. inkl. moms

Forvaltningen orienterer hermed om udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen i 2020.

Den 26.september 2018 vedtog Kultur- og Fritidsudvalget nye retningslinjer for halvedligeholdelsespuljen. Puljen dækker fortsat vedligeholdelseprojekter, som Rambøll har vurderet nødvendig ved gennemgangen af hallerne i 2016. Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens egenfinansieringen er 10%. Tidligere var tilskuddet 75%.

Endvidere er der nu åben for, at haller kan søge om tilskud til vedligeholdelsesprojekter, som Rambøll har klassificeret i kategori 3. Kategori 3 omfatter projekter, som kan medføre væsentligt fordyrende skader på bygningerne, men hvor der ikke er fare for personskader (kategori 1) eller følgeskader grundet utætte tage eller fuger (kategori 2). Samlet oversigt over projekter vedlagt som bilag. Dertil blev det besluttet, at efter udvalget har truffet beslutning om den årlige tildeling af vedligeholdelsesmidler, så er puljen åben for ansøgninger efter først til mølle-princippet.

Prioritering af projekter

Halvedligeholdelsesprojekter er i Rebild Kommune kategoriseret på følgende vis af Rambøll:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader på bygningen (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Hallerne modtager hvert år i januar bevillingsbrev på projekter, som de kan opnå tilskud til fra årets halvedligeholdelsespulje. Hallerne skal således finde egenfinanseringen i "kontanter"/ ved at lave en opsparing.

Akutpuljen: En mindre del af halvedligeholdelsespuljen er reserveret til akutsager. Akutpuljens størrelse er fastsat til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 10%. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler

Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Oversigt over årets projekter/ udmøntning af 2020 puljen:

I alt overføres således 16 projekter fra tidligere år, da halbestyrelsen ikke har gennemført projektet. Desuden er der 5 nye projekter under 2020 puljen. Dvs. at ialt 21 projekter kommer under 2020 puljen.

De projekter, som ikke har ansøgt, vil have til og med marts måned 2020 til at indhente tilbud til godkendelse i Kultur- og Fritidsudvalget d 15 april 2020.

De projekter, som har ansøgt og er politisk godkendt, kan iværksætte det godkendte projekt.

Rebild Kommunes halvedligeholdelsespulje for 2020 er på 2.000.000 kr. plus cirka 6.100.000 kr. (ubrugte midler fra 2019) og fratrukket akutpuljen (200.000 kr.), altså i alt cirka 7.900.000 kr.

Årets samlede budget for alle projekter er 8.750.000 kr. inkl. moms. Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 90% af det samlede budget, er på 7.875.000 kr. inkl. moms. Forvaltningen budgetterer med udgift til købsmoms, da en række af hallerne ikke er momsregistreret.

Baseret på erfaring forventer forvaltningen ikke, at alle projekterne realiseres eller at alle projekter svarer præcist til det budgetterede. 

Forvaltningen indstiller,