Forvaltningen indstiller, at Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Projektet er vurderet og budgetteret af Rambøll til 120.000 kr.

Det billigste tilbud lyder på 190.625 kr. inkl moms. Halvedligeholdelsespuljen giver 90% af beløbet i tilskud.

Da Haverslevhallen ikke er momsregistreret, tages der udgangspunkt i prisen inkl. moms

Den kommunale udgift til dette projekt er 142.397 kr.

Halvedligeholdelsespuljen dækker vedligeholdelsesprojekter, som Rambøll i 2021 har vurderet nødvendige ved gennemgang af hallerne. Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens hallernes egenfinansiering er 10%. Halvedligeholdelsesrapporten findes i bilag.

Vedligeholdelsesprojektet "Udskiftning af belysning i hal til LED" fremgår af halvedligeholdelsesrapporten og er vurderet og budgetteret til 120.000 kr. inkl. moms.

Haverslevhallen har indhentet tilbud fra følgende leverandører:

- Haverslev EL

- Poul Hansen EL

Kontrakten tildeles den leverandør, der afgiver den laveste pris. Her Poul Hansen El til pris 190.625 kr. inkl. moms.

Forvaltningens bemærkning:

Projektet fremgår af Rambølls halvedligeholdelsesrapport (se bilag).

Jævnfør Rebild Kommunes retningslinjer for indhentning af tilbud skal der ved projekter op til 300.000 kr. indhentes minimum ét tilbud, og markedet skal undersøges. Tilbuddet skal indhentes fra virksomheder på Rebild Kommunes Håndværkerliste. Forvaltningen vurderer, at Haverslevhallen har overholdt retningslinjerne for indhentning af tilbud.

Forvaltningen indstiller, at Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget træffer beslutning om

1. Haverslevhallens ønske om overførsel af midler fra vedligeholdelsespuljen til udviklingsprojektet Haverslev Sport- og Kulturcenter godkendes
2. hvilket scenarie, der vælges i forhold til udbetalingen til Haverslevhallen

Vedligeholdelsesprojektet er af Rambøll vurderet til 250.000kr inkl. moms

Ved almen praksis i vedligeholdelsespuljen tildeles kontrakten den leverandør, der afgiver den laveste pris. Laveste indhentet tilbud er her kr. 356.168,75 inkl. moms.

Haverslevhallen vil efter almen praksis få bevilliget 90% af ovenstående udgift.

Da hallen ikke er momsregistreret, vil den kommunale udgift være 266.058 kr.

De 3 scenarier for godkendelse af overførsel af midler fra vedligeholdelsespuljen til udviklingsprojektet er opstillet ovenfor.

Af halvedligeholdelsesrapporten fremgår vedligeholdelsesprojektet udskiftning af ældre etanittag (asbestholdig) på omklædning og kantine inkl. udbedring af fugtaftagninger på træspær/skotrender i tag. I forbindelse med haludviklingsprojektet vil taget under alle omstændigheder blive udskiftet, hvorfor gennemførelse af vedligeholdelsesprojektet ikke vil give mening. Derfor ønsker arbejdsgruppen at midlerne fra vedligeholdelsesprojektet overføres til udviklingsprojektet.

Uddybende forklaring fra arbejdsgruppen findes i vedlagte notat.

Projekt Haverslev Sport- og Kulturcenter

Ved budgetaftalen for 2019 og overslagsårene blev der afsat 15 mio. kr. til "Store KFU-projekter". Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på møde, den 9. januar 2019 at bevilge 7 mio. kr. til Haverslev Kultur- og Idrætscenters projekt 1. etape. Midlerne er frigivet af Byrådet den 26. januar 2022. Byrådet har på samme møde godkendt forudbetaling af 600.000 kr. til opstart af byggeprocessen. Arbejdsgruppen forventer at have en betalingsplan klar efter licitation som finder sted september 2022.

Halvedligeholdelsespuljen og vedligeholdelsesprojektet

Halvedligeholdelsespuljen dækker vedligeholdelsesprojekter, som Rambøll i 2021 har vurderet nødvendige ved gennemgang af hallerne. Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens hallernes egenfinansiering er 10%. Halvedligeholdelsesrapporten findes i bilag. Udmøntning af halvedligeholdelsespuljen for 2022 er godkendt i Byrådet den 16. december 2021.

Af vedligeholdelsesrapporten fremgår Haverslevhallen i 2022 med vedligeholdelsesprojektet udskiftning af ældre etanittag (asbestholdig) på omklædning og kantine inkl. udbedring af fugtaftagninger på træspær/skotrender i tag. Projektet er af Rambøll vurderet og budgetteret til 250.000kr inkl. moms.

Efter den almene praksis i halvedligeholdelsespuljen har Haverslevhallen indhentet to tilbud fra følgende leverandører:

- Svenstrup Tømreren Aps

- Bjarne Brath A/S

Ved almen praksis tildeles kontrakten den leverandør, der afgiver den laveste pris.

Billigste indhentet tilbud er her kr. 356.168,75 inkl. moms fra Svenstrup Tømreren Aps

Haverlevhallen vil efter almen praksis få bevilliget 90% af ovenstående udgift svarende til 320.552 kr.

Da hallen ikke er momsregistreret, vil den kommunale udgift være 266.058 kr.

Forvaltningens bemærkning

Kultur-, og Fritidsudvalget har den 11. august 2021 godkendt en lignende forespørgsel om anvendelse af midler fra vedligeholdelsesprojektet til Haverslevhallens nye projekt. Af tidligere beslutning fremgår:

Efter indstilling fra Kultur- og Fritidsudvalget besluttede Økonomiudvalget og Byrådet den 25. august 2021, følgende; at Haverslevhallen får mulighed for, at 800.000 kr. af de midler, som er reserveret til vedligehold i halvedligeholdelsespuljen, i stedet kan anvendes til det nye byggeri. Det forudsætter, at behovet for vedligeholdelsen bortfalder med gennemførelsen af det nye halprojekt. I forbindelse med denne overførsel af midler fra Halvedligeholdelsespuljen til udviklingsprojektet havde Haverslevhallen ikke indhentet tilbud på arbejdet, hvorfor det overførte beløb var identisk med det afsatte beløb i Rambølls rapport.

Såfremt udvalget godkender at overføre midlerne, skal der også tages stilling til, om den tidligere praksis skal følges, hvor der overføres det afsatte beløb i Rambølls rapport, som i dette tilfælde er 250.000 kr. Eller om der skal tages højde for det indhentede tilbud på det arbejde, som så ønskes overført til udviklingsprojekt, hvor de 90% af udgiften svarer til et beløb på 320.552 kr. Derudover
er der muligheden at overføre 301.205 kr. som vil svare til en reel kommunal udgift på 250.000 kr.

De 3 scenarier er opstillet her:

Såfremt udvalget godkender at overføre midlerne, vil vedligeholdelsesprojektet blive fjernet fra listen over halvedligeholdelsesprojekter i 2022.

Forvaltningen gør opmærksom på, at udvalget ogå kan beslutte, at vedligeholdelsesprojektet bortfalder, som følge af at Haverslev Hallen har opnået tilskud til projekt Haverslev Sport- og Kulturcenter og dermed er der ikke behov for realiseringe af vedligeholdelsesprojektet. Midlerne til halvedligeholdelsesprojektet forbliver således i puljen og kan anvendes til finansiering af øvrige halvedligeholdelsesprojekter.