Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forelægges til godkendelse i byrådet.
Sekretariatet har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2020, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv agter at gennemføre, og hvilke udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.
I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen er hvert enkelt center spurgt om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2020. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der iøvrigt gennemføres eller koordineres af centralt af udbudskonsulenterne. .
Udbudsplanen 2020 er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune skal opfylde sin udbudspligt og/eller ønsker at foretage en tilbudsindhentning. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi ca. 1,6 mio. kr. i 2020). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre, herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI.
Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik af forvaltningen. Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvilket center der er ansvarlig for udbuddet, anden kolonne hvem der står for gennemførelsen af udbuddet samt implementering af kontrakten.
Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. I ganske særlige situationer kan kommunen vælge, at et forpligtende SKI udbud erstattes af et eget udbud eller af et Jysk Fællesindkøb-udbud. Dette begrundes typisk med, at udbuddets opbygning og prioriteter ikke er hensigtsmæssig i forhold til Rebild kommunes opbygning og organisering af opgaven.
Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet, ligesom andre JYFI kommuner gennemfører udbud på Rebild kommunes vegne. Alt efter et nærmere aftalt paradigme.
For 2019 skal følgende supplerende bemærkes i forhold til sidste års udbudsplan:
- at udbud på multifunktionsmaskiner istedet for en tilslutning på SKI aftale, istedet blev gennemført som et udbud i Jysk Fællesindkøb
- at udarbejdelse af ny indkøbs- og udbudspolitik udskydes fra 2019 til igangsættelse primo 2020 med efterfølgende politisk godkendelse
Særligt for udbudsområdet i 2019, skal ligeledes det nye fællesoffentlige samarbejde mellem region Nordjylland og alle de nordjyske kommuner vedr. udbud af sårplejeprodukter. Dette fællesudbud har været yderst vellykket og et godt udgangspunkt for fremtidigt samarbejde om udbud på produkter, der anvendes af borgere under sygehusbehandling og efterfølgende behandling i kommunerne. Hensigten har her været at bringe borgeren i fokus og dermed sikre en sammenhængende patientbehandling på tværs af sektorer.
Af udbudsplanen for 2020 skal bemærkes:
- udbud af dagrenovation vil ske med baggrund i principper der fremgår af ny affaldsplan, som er planlagt politisk godkendt i 2020
- udbud af vejsalt vil som tidligere ske sammen med de nordjyske kommuner og ikke KL forpligtende udbud.
Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over hvilke løbende indkøbsaftaler, der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.
Oversigten indeholder ikke oplysning om:
- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter
- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).
For de kontrakter, der udløber i 2020 og første kvartal af 2021, er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.
Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2-årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes. Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er sædvanligvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.
Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud, der kan erstatte de kontrakter, der udløber. Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune. Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes, kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførelse af udbuddet i 2020.
Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførelse af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer. Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 4½ medarbejdere, heraf en tidsbegrænset til 30.7.2020.
Udskriv
Læs højt