Forvaltningen indstiller, at Børne og Ungdomsudvalget

- Godkender Krogh Madsen Arkitekter som totalrådgiver

- Over for Økonomiudvalg og byråd anbefaler at der frigives 0,4 mio. kr. til rådgivningshonorar og indledende forundersøgelser, fra moderniseringsplan for daginstitutioner.

Den resterende økonomi forventes indstillet til frigivelse på BY 21.12.2017.

Børne- og Ungdomsudvalget, 14. juni 2017, pkt. 91:

Godkendt som indstillet.

Jeanette Sagan deltog ikke i behandlingen af sagen.

Økonomiudvalget, 21. juni 2017, pkt. 149:

Indstilles godkendt.

Søren Søe deltog ikke i behandlingen af sagen.

Der er en samlet budgetramme på 4,5 mio. kr. til projektet.

Forvaltningen har udbudt totalrådgiverydelsen i forbindelse med om og tilbygning i Børnehuset Toppen.

Totalrådgiverydelsen var udbudt som en indbudt licitation med tildelingskriterie laveste pris.

Der er indhentet tilbud fra følgende tre rådgivningsfirmaer:

- Rebild Arkitekterne: 395.000 kr. ex. moms.

- ARKINORD: 487.500 kr. ex moms.

- Krogh Madsen Arkitekter: 284.000 kr. ex moms.

Alle tre afleverede tilbud rettidigt og jævnfør udbudsmaterialet.

Krogh Madsen Arkitekter afleverede tilbud med laveste pris.

Projektet skal projekteres de kommende måneder, og sendes i offentlig udbud i fagentrepriser i november. Byggeriet forventes opført i 2018 og være indflytningsklar i sommeren 2018.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Ungdomsudvalget godkender licitationsindstillingen inkl. evt besparelse og over for Økonomiudvalg og byråd anbefaler, at restbeløb til udførelsen frigives

Børne- og Ungdomsudvalget, 14. juni 2017, pkt. 87:

Børne- og Ungdomsudvalget godkender licitationsresultat. Budgetudfordring på 2,2 mio. kr. finansieres af frigjorte midler fra moderniseringsplan for skoler jf. punkt 89.

Børne- og Ungdomsudvalget indstiller overfor Økonomiudvalg og Byråd, at restbeløb til projektet samt yderligere 2,2 mio. kr. fra moderniseringsplan for skoler frigives. I den forbindelse indstilles, at 1,5 mio. kr. af ramme på 4 mio. kr. til moderniseringsplan for skoler i 2019 periodeforskydes til 2018.

Jeanette Sagan deltog ikke i behandlingen af sagen.

Økonomiudvalget, 21. juni 2017, pkt. 151:

Gert Fischer blev erklæret inhabil og deltog ikke i sagens behandling

Indstilles godkendt som indstillet af Børne- og Ungdomsudvalget.

Søren Søe deltog ikke i behandlingen af sagen.

Det oprindelige budget var sammenlagt på 6,6 mio. kr.

Heraf henstår et restbeløb på ca. 5,9 mio. kr.

Forbruget på ca. 0,7 mio. kr. er fordelt på rådgivning, geotekniske undersøgelser, bygningsscreening og landinspektør m.v.

Derudover er der indarbejdet et tillægshonorar til totalrådgiver for udarbejdelsen af revideret indgang/udetoilet samt projektering af parkeringspladser.

Når det oprindelige budget på 6,6 mio. kr. sammenholdes med licitationsindstillingen på ca. 8,8 mio. kr. , så er der en budgetudfordring på ca. 2,2 mio. kr.

Allerede afholdt forbrug er indregnet i ovenstående.

Det er muligt at reducere budgetudfordring med ca. 0,70 mio. kr. ved bl.a. at annulere etablering af p-plads, ændre væsenligt i de indvendige overflader ved valg af andre lofter, og fjerne diverse vinduer i tag og samlingssal. Heraf udgør p-plads 0,15 mio. kr.. Der er ikke krav om etablering af p-plads. Øvrige besparelser vil have betydning for bygningens samlede kvalitet, hvad angår materialer, indeklima, samt det rent arkitektoniske udtryk inde og ude. Skal forvaltningen anvise anden mulighed for budgetreduktion, vil det være løsningsforslag 2, som blev fravalgt af byrådet.

Det er muligt at foretage omprioritering og forskydninger af projekter inden for moderniseringsplan for skoler, hvorved budgetudfordringen kan finansieres. Dog vil dette medføre tilsvarende budgetudfordring i forhold til andre projekter jf. punkt 89, Moderniseringsplan for skoler og dagtilbud. Forvaltning foreslår, at finansiering af budgetudfordring drøftes under punkt 89.

Børne- og ungdomsudvalget godkendte d. 5. marts procestidsplan for udbud og udførelse af løsningsforslag 1 til et kommende Bælum Børneunivers.

Onsdag d. 31. maj blev der afholdt offentlig licitation i fagentreprise.

Licitationen fandt sted i samlingssalen på Bælum Skole.

Alle entrepriser var repræsenteret og vi modtog i alt 33 tilbud.

Udvælgelseskriteriet er laveste pris og summen af de billigste bud er på ca. 7,4 mio. kr.

Efter tillæg af midler til uforudsete udgifter og diverse omkostninger m.m. giver det en samlet udgift på ca. 8,8 mio. kr.

Udbuddet af løsningsforslag 1 var på forhånd økonomisk udfordret og den samlede udgift er ca. 2,2 mio. kr. over budget.

Udvalget har afventet licitationsresultatet og skal nu tage stilling til finansieringen.

For en god ordens skyld, skal det bemærkes at nedbrydning er planlagt til udførelse i skolens ferie med opstart umiddelbart efter byrådsmødet d. 29. juni 2017.

Det noteres endvidere at der i forbindelse med udbudsperioden blev besluttet, at byggeperioden forlænges med 10 uger.

Dette for at imødekomme en forsat lang leveringstid på betonelementer.

Udbudstidsplanen blev således ændret til aflevering af byggeriet d. 15. juni 2018.