Baggrund
Deloitte gennemførte en analyse af styringen af det specialiserede børne- og unge område i 2010 i Rebild Kommune. I 2012 foretog Deloitte endnu en analyse af hele det specialiserede socialområde i Center Familie og Handicap (CFH). Analyserne viste samstemmende behovet for genopretning af området og herunder både en faglig, organisatorisk og styringsmæssig genopretning af CFH. I 2012 gennemgik Deloitte samtlige sager i CFH og skabte hermed et solidt overblik over genopretningens omfang og et grundlag for at arbejde videre med den nødvendige udvikling og styring på området. CFH udarbejdede på baggrund heraf en udførlig og ambitiøs tids- og handleplan for genopretningsarbejdet hvoraf alle Deloittes anbefalinger fremgik.
I marts 2014 blev byrådet orienteret om at genopretningen – som skitseret i genopretningsplanen (afrapporteringsskabelonen) – afsluttede som genopretningsprojekt, men videreføres i den daglige drift.
På baggrund af genopretningen i CFH foretog Deloitte i maj 2014 en evaluering af centrets nuværende status. Evalueringen gjorde status over situationen i CFH, og Deloitte fulgte op på, hvordan der var blevet arbejdet med Deloittes anbefalinger samt hvilke resultater der var kommet heraf. Deloitte konstaterede, at der på nogle områder var sket en udvikling, men at der stadig var væsentlige udfordringer med hensyn til styring, lovmedholdelighed og ledelse.
Med afsæt i Deloittes evaluering fra maj 2014 vedtog byrådet i august 2014 en ny ”Handleplan for Center Familie og Handicap 2014-2015”. Byrådet vedtog ligeledes at Deloitte skulle foretage et eksternt tilsyn over status i CFH i januar 2015 og august 2015.
Deloitte foretog i januar 2015 en midtvejsevaluering over status i CFH. Det primære fokus for midtvejsevalueringen var at undersøge om målene i ”Handleplanen for Center Familie og Handicap 2014-2015” var indfriet. Konklusionen på rapporten var, at der generelt var sket en positiv udvikling, men at der fortsat var forbedringsmuligheder på blandt andet kvaliteten i sagsbehandlingen.
Sagsfremstilling
Deloitte har i august 2015 foretaget en evaluering af CFH. Evalueringen er vedlagt sagen. Evalueringen gør status over situationen i CFH, og der følges op på, hvordan der arbejdes med anbefalingerne og den vedtagne handleplan (Handleplan for Center Familie og Handicap 2014-2015) og resultaterne heraf.
Evalueringen tager afsæt i sporene: Organisering, Styringsredskaber, Ressourcer og Kvalitet i sagsbehandlingen (Lovmedholdelighed og Ledelsestilsyn). Nedenstående er Deloittes konklusioner i evalueringen skitseret:
Organisering
Efter en lang periode med rekrutteringsvanskeligheder og vakante stillinger er der nu fuld bemanding i alle teams, og der har været flere og erfarne ansøgere.
Der er siden januar 2015 sket en positiv udvikling i stemningen og generelt virker medarbejderne meget positive og konstruktive.
Generelt opleves snitfladerne mellem de forskellige teams til at fungere mere hensigtsmæssigt, og der er på dette punkt sket en positiv udvikling siden januar 2015.
Samarbejdspartnerne og udfører bemærker, at der er sket en positiv udvikling i CFH, men peger på et behov for bedre kendskab til opgaver og roller på tværs, samt at der fokuseres yderligere på det forebyggende (sam)arbejde.
Styringsredskaber
Serviceniveaubeskrivelser:
Serviceniveauerne er blevet videreudviklet og politisk behandlet i foråret 2015. Det er positivt, at kommunen arbejder videre med dokumenterne, der skal ses som levende produkter, der skal overvejes løbende. Samtidig vil det forventeligt være muligt at præcisere serviceniveauerne over tid.
Serviceniveaubeskrivelserne er nu et dagligt redskab for medarbejderne, og det virker som om, de anvendes i sagsbehandlingen – ikke mindst da kompetencen hos sagsbehandlerne er lagt op af disse.
Administrationsgrundlag:
Kommunen har arbejdet med at udbygge administrationsgrundlagene med flere konkrete retningslinjer, og det bør ses som levende dokumenter, der skal videreudvikles, i takt med at lovgivningen ændres, og kommunen på stadig flere områder får tydelige retningslinjer.
Det vurderes, at administrationsgrundlagene er blevet et sagligt arbejdsredskab, men det skal bringes i spil på blandt andet teammøder løbende for at sikre, at det er en aktiv ramme, der hele tiden forbedres.
Kompetenceplaner
Der er det sidste år udarbejdet to kompetenceplaner for henholdsvis paragrafferne på voksenområdet og paragrafferne på børneområdet.
Generelt giver de nye kompetenceplaner rådgiverne mere kompetence og dermed også færre sager, der skal behandles af visitationsudvalget.
IT systemer
Generelt fylder systemerne mindre i dialogen med rådgiverne nu – der er kommet mere ro på anvendelsen. Det virker som om, systemerne – særligt DUBU, hvor der tidligere har været udfordringer – også fungerer mere stabilt.
Det vurderes også, at den mere systematiske anvendelse af ledelsesinformation sikrer bedre datadisciplin, da der er anledning til at følge op på, om de relevante dokumenter er i sagerne, om deadlines holdes m.m.
ICS konsulent
ICS-konsulenten fungerer som daglig sparringpartner og kvalitetssikrer de børnefaglige undersøgelser og handleplaner på børne- og ungeområdet. Denne funktion er nu blevet en mere integreret del af praksis, også på børnehandicapområdet, og det opleves generelt meget positivt at have adgang til rådgivning om ICS og kvaliteten i sagerne.
Ledelsesroller
Der er nu udviklet funktionsbeskrivelser for funktionslederne i CFH. Disse afspejler Leadership Pipeline, men med tilføjelse af ansvarsområder for funktionslederne, der præciserer funktionsledernes opgaver, for eksempel ledelsesinformation, ledelsestilsyn og personaleledelse.
Ressourcer
Samlet set er der en meget god dimensionering i alle teams:
Team tidlig indsats: Gennemsnit 57 sager per årsværk
Børnefamilieteamet: Gennemsnit 21,3 sager per årsværk
Børnehandicapteamet: Gennemsnit 42 sager per årsværk
Ungeteamet: Gennemsnit 30 sager per årsværk
Voksenhandicapteamet: Gennemsnit 62, 6 sager per årsværk
Alle team nu er fuldtallige, og der er samtidig ansat flere erfarne sagsbehandlere. Det vurderes at der kan frigøres ressourcer til den fremtidige udvikling.
Kvalitet i sagsbehandlingen – Lovmedholdelighed
Generelt er der sket en meget positiv udvikling med hensyn til lovmedholdelighed på alle områder, og alle de opstillede mål er opnået.
På voksenområdet foreligger der VUM og handleplaner i stort set alle sager, og der er gennemført rettidig opfølgning.
På børnehandicapområdet er der også sket en positiv udvikling, og der savnes kun rettidig opfølgning i meget få sager. Der mangler også kun handleplaner i meget få af §52-sagerne og slet ikke i sager om §76.
På familieområdet er der foretaget rettidig opfølgning i stort set alle sager, ligesom der foreligger handleplaner i næsten alle sager – samlet set også en positiv udvikling.
Kvalitet i sagsbehandlingen - Ledelsestilsyn
Deloitte har gennemført ledelsestilsyn i 60 sager (20 voksenteamet, 20 børneteamet, 10 ungeteamet og 10 børneteamet)
Samlet set er der en meget positiv udvikling i forhold til tidligere ledelsestilsyn. Således er der sket en kvalitetsforbedring i forhold til at sikre lovmedholdelighed i sagerne, men også en styrkelse af den faglige kvalitet.
Der er stadig potentiale for udvikling af bevillingsgrundlaget på børnehandicapområdet, men niveauet er klart styrket. Her kan Børnehandicapmetoden med fordel danne en fælles faglig og skalerbar ramme.
Der kan på voksenområdet og børnehandicapområdet med fordel sættes fokus på handleplaner og formulering af individuelle og konkrete mål, så disse kan udgøre både et grundlag for samarbejdet med borger og udfører og et vigtigt grundlag for opfølgning på resultater.
Det er positivt, at ledelsestilsynet er sat i system. Rådgiverne har dog ikke en klar oplevelse af, hvordan det gennemføres, og hvad der kommer ud af det.
Endelig bør der på alle områder sættes fokus på opfølgning, herunder tydelig opfølgning på både mål, behov og indsats.
Kommentarer fra Lokal MED Center Familie og Handicap
LokalMED Center Familie og Handicap har haft evalueringsrapporten til gennemlæsning. Da hele genopretningen har haft stor betydning for medarbejdernes arbejde, har CFH fundet det vigtigt at få medarbejdernes besyv med i sagsfremstillingen.
Kommentarer fra LokalMED Center Familie og Handicap:
- Medarbejderrepræsentanterne i LokalMED henviser til at det i genopretningsperioden til tider har været hårdt at være medarbejder i CFH. Der har været meget pressedækning, ekstra overvågning internt og eksternt, mange udviklingstiltag og mange sager der skulle genoprettes samtidig med opretholdelse af den daglige drift. Derudover har der været stor personaleudskiftning blandt ledere og medarbejdere.
- Medarbejderrepræsentanterne i LokalMED understreger vigtigheden af, at den nuværende positive udvikling fastholdes, og at der fremadrettet vil være fokus på ”sikker drift”. Herved er der større mulighed for at fastholde medarbejderne i CFH, hvilket ikke mindst er til gavn for borgerens tryghed og tillid. For at sikre den positive udvikling, fastholde og styrke fagligheden i centret finder LokalMED det vigtigt at fastholde den nuværende normering.
- Medarbejderrepræsentanterne i LokalMED mener, at der som led i den positive udvikling skal sættes yderligere fokus på det forebyggende arbejde som samarbejdspartnerne i evalueringsrapporten også pointerer. Et sådan tiltag vil kræve yderligere ressourcer.
- Medarbejderrepræsentanterne i LokalMED mener ikke at afsnittet ”Ressourcer” i evalueringsrapporten er nuanceret idet der blandt andet ikke tages højde for råd og vejledningssager samt åbne og lukkede sager. Disse sager kan være meget tidskrævende.
CFH fremadrettede
CFH vil fastholde den positive udvikling!
- Derfor er CFH blandt andet tilknyttet projekt ”Faglig ledelse og ledelsesinformation” som i samarbejde med Deloitte og Socialstyrelsen sætter fokus på at videreudvikle og optimere socialområdes ledelsesinformation og ledelsestilsyn. CFH arbejder på nuværende tidspunkt på at udvikle ledelsesinformationen så den i højere grad kan anvendes til daglig styring og udvikling af området. Ligeledes arbejdes der på at målrette ledelsestilsynet yderligere så den faglige udvikling i centret sikres og løbende forbedres.
- Derfor har CFH i samarbejde med Center Børn og Unge igangsat et større samarbejdsprojekt hvor der over de næste par år bliver sat ekstra fokus på den tidlige indsats via tværfagligt samarbejde. Som Deloitte anbefaler i evalueringsrapporten vil projektet være inspireret af ”Sverigsmodellen” hvor de blandt andet i Herning har haft stor succes med at styrke den tidlige indsats ved at anvende modellen.
Kadence for ledelsesinformation og ledelsestilsyn
Som det fremgår af ”Handleplanen for Center Familie og Handicap 2014-2015” skulle CFH fremlægge henholdsvis ledelsesinformation og ledelsestilsyn for Sundhedsudvalget og Børne- og ungdomsudvalget i august 2015. Evalueringen fra Deloitte omfatter samme ledelsesinformation og ledelsestilsyn som CFH skulle fremlægge for udvalgene. Deloittes evaluering erstatter derfor ledelsesinformationen og ledelsestilsynet for august 2015. Næste ledelsesinformation og ledelsestilsyn fremlægges for udvalgene i december 2015.
Udskriv
Læs højt