HIDTIDIG SAGSFREMSTILLING, FREM TIL UDVALGETS MØDE D. 26. SEPTEMBER 2018

Baggrund og hidtidig praksis

Rebild Kommune yder tilskud til idræts- og svømmehallernes vedligeholdelse via halvedligeholdelsespuljen. Den faglige vurdering af nødvendige vedligeholdelsesarbejder med kommunalt tilskud sker med baggrund i rapport udarbejdet af Rambøll (bilag). I den forgangne byrådsperiode har konkrete idræts- og svømmehaller haft udfordringer med forskellige forhold, f.eks. med at fuldfianseriere de vedligeholdelsesprojekter, som de ikke kan få tilskud til, eller med at løfte egenfinansieringen, og/eller haft ønsker om at fremrykke et vedligeholdelsesarbejde. I den forbindelse har disse idræts- og svømmehaller indsendt ansøgninger enten stilet til forvaltningen eller stilet til Kultur- og Fritidsudvalget. Hidtidig praksis har været, at sådanne ansøgninger kom på udvalgets dagsorden.

Ansøgningen fra Blenstrup Hallen

Bestyrelsen i Blenstrup Hallen har indsendt ansøgning om økonomisk hjælp til nyt gulv. Hallens bestyrelse oplyser, at gulvet er fra 1979.  

Blenstrup Hallen kan ikke, jf. de aktuelle regler for halvedligeholdelsespuljen, få kommunalt tilskud til et nyt gulv. Samtidig oplyser hallens bestyrelse i ansøgningen, at økonomien ikke er til, at der kan spares op til et nyt gulv.

Hallens bestyrelse har indsendt fotos af gulvet. Vedlagt er desuden ansøgning fra Blenstrup Hallen, årsrapporter for 2015, 2016 og 2017 og den Rambøll rapport, som Blenstrup Hallen omtaler i deres ansøgning.

Rambølls vurdering af gulvet

I følge Rambølls rapport er gulvet så slidt, at gulvet bør være udskiftet i 2017. Projektet er endvidere klassificeret af Rambøll som et prioritet 3 projekt. Rambøll estimerer en udskiftning til at koste 800.000 kr. eksklusiv moms. Hallen har selv lavet forespørgsler, der indikerer en pris på cirka 1 mio. kr. inkl. moms.

Aktuelle principper for halvedligeholdelsespuljen og politiske beslutninger

Halvedligeholdelsesprojekter er kategoriseret på følgende vis af Rambøll:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)
Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke/ kan ikke få tilskud fra puljen.

Kultur- og Fritidsudvalget har på møde den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud fra halvedligeholdelsespuljen til prioritet 3 projekter. Før denne dato fik haller også tilskud til prioritet 3 projekter. Årsagen til denne ændring er, at det har været nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen jf. Rambølls oversigt ikke kan bære alle prioritet 1, 2 og 3 projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en øget egenfinansiering, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3 projekter. Aktuelt gives således alene 75% i tilskud til prioritet 1 og 2 projekter.

Halgulvet var oprindeligt på som projekt under hallernes vedligeholdelsespulje 2017 som et prioritet 3 projekt. Jf. Kultur- og Fritidsudvalgets principbeslutning i 2016 om, at der ikke gives kommunalt tilskud til prioritet 3 projekter, er projektet taget af listen og Blenstrup Hallen må selv løfte finansieringen.

Blenstrup Hallen må ikke optage lån til projektet

Haller i Rebild Kommune må ikke optage lån eller omlægge lån. Dette gælder uanset om der er tale om finansering til halvedligeholdelse eller lån til nyanlæg. I forbindelse med økonomiaftalen, der hvert år indgås mellem kommunerne og regeringen, fastsættes det hvor meget kommunerne må optage i lån i det følgende budgetår. Den samlede låneramme indgår som en del af finansieringen af det samlede kommunale budget. Kommunen optager normalt ikke lån til enkelt projekter, men optager et årligt lån svarende til den samlede låneramme. Hvis en selvejende institution optager et lån, vil det påvirke kommunens låneramme. Dvs. at så indskrænkes Rebild Kommunes muligheder for at disponere midler til andre projekter. Den selvejende institution må derfor ikke optage lån uden byrådets godkendelse. Dermed skal Blenstrup Hallen under de aktuelle regler selv opspare cirka 1 mio. kr. til et nyt gulv.

Forvaltningens bemærkninger

Udskiftning af halgulvet er et prioritet 3 projekt. I henhold til de aktuelle principper for halvedligeholdelsespuljen og principbeslutningen i Kultur- og Fritidsudvalget den 16. august 2016 gives der ikke kommunalt tilskud til dette projekt. En fravigelse af princippet vil betyde, at mens andre haller ikke har opnået tilskud til prioritet 3 projekter gennem de seneste år, så får Blenstrup Hallen. 

Økonomi

Rebild Kommunes halvedligeholdelsespulje for 2018 er på 5.731.777 kr. inkl. forventede overførsler/ ubrugte midler fra 2017 og fratrukket akutpuljen.

Årets budget opgjort pr. 1. juni vedrørerende prioritet 1 og 2 projekter er 4.539.729 kr. inkl. moms. Forvaltningen budgetterer med udgift til købsmoms, da en række af hallerne ikke er momsregistreret.

Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 75% af det samlede budget, er på 3.404.797 kr. inkl. moms.

Budgettet er blevet markant lavere, efter at Sortebakkehallernes tag er blevet væsentlig billigere end forventet. Såfremt projektet vedr. tag til Terndrup Svømmehal godkendes på augustmødet, vil her også være en besparelse i forhold til det oprindelige budget.

Såfremt budgettet holder for de planlagte projekter og alle projekter realiseres, vil der således være et mindreforbrug til overførsel til 2019.

Indstilling 

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget afviser ansøgningen med henvisning til de vedtagne principper for udmøntning af halvedligeholdspuljen og principbeslutningen i Kultur- og fritidsudvalget den 16. august 2016. Kultur- og Fritidsudvalget, 15. august 2018, pkt. 87:

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede, at ansøgningen indgår i prioriteringen af Halvedligeholdelsespuljen jf. beslutningen under punkt 86 om ny model for anvendelse af puljen.

Udvalget ønsker endvidere undersøgt, om gulvet kan repareres de steder, hvor der er opstået skader, fremfor en udskiftning af hele gulvet i hallen, således at udgiften kan reduceres. Sagen behandles herefter igen i udvalget.

Fortsat sagsbehandling efter udvalgets møde den 15. august 2018

Forvaltningen har besigtiget gulvet og vurderer, at en delvis udskiftning kan foretages. I samarbejde med hallens bestyrelse er der derfor indhentet tilbud på 3 scenarier:

Forvaltningen anbefaler scenarie b. Dette scenarie betyder en besparelse/ ændring i forhold til halvedligeholdelsespuljen på 75/ 90 % af den samlede besparelse på 245.120 kr. i forhold til Rambølls estimat/ puljens oprindelige budget på 800.000 kr. eksklusiv moms. Dvs. at der vil kunne opnåes en besparelse/ forbedring i forhold til halvedligeholdelsespuljens oprindelige budget på 183.840/ 220.608 kr. Jf. at det indhentede tilbud på en komplet udskiftning er lidt billigere end Rambølls estimat, er den reelle besparelse naturligvis lidt lavere.

Blenstrup Hallen oplyser, at de er momsregistrerede i forhold til projektet.

Forvaltningen skal gøre opmærksom på, at Rebild Kommunes udbudspolitik ikke er overholdt i forhold til ovenstående tilbud, da hallen ikke har nået at indhente flere tilbud i forhold til hver scenarie. Såfremt der arbejdes videre med et af scenarierne, vil der således skulle afholdes en proces i henholds til Rebild Kommunes udbudspolitik. Derfor er dette punkt et lukket punkt.  

Økonomi 

Forvaltningen anbefaler scenarie b., der vil betyde en besparelse i forhold til halvedligeholdelsespuljen på 75/90% af den samlede besparelse på 245.120 kr. i forhold til Rambølls estimat/ puljens oprindelige budget på 800.000 kr. eksklusiv moms. Blenstrup Hallen oplyser, at de er momsregistrerede i forhold til projektet. Dvs. at der vil kunne opnåes en besparelse i forhold til halvedligeholdelsespuljens oprindelige budget på 183.840/ 220.608 kr., hvis der kun laves en delvis udskiftning af gulvet, istedet for en komplet udskiftning til nyt gulv.

Se i øvrigt anden sag på samme dagsorden for et komplet overblik over økonomien i forbindelse med halvedligeholdelsespuljen.  

Indstilling

Forvaltningen indstiller,

at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens anbefaling om valg af scenarie b

at dette indregnes ved den fremtidige udmøntning af halvedligeholdelsespuljen

Kultur- og Fritidsudvalget, 26. september 2018, pkt. 106:

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede, at der indhentes tilbud på både scenarie B og C. Sagen behandles igen i udvalget.

Forvaltningen undersøger muligheden for et fælles udbud af udskiftning af gulv i både Bælum og Blenstrup i dialog med begge haller.

I øvrigt godkendt som indstillet.

Kultur- og Fritidsudvalget, 8. maj 2019. Sagen genoptages

Blenstruphallens bestyrelse har oplyst, at man i samarbejde med Bælumhallens bestyrelse - i henhold til Kultur- og Fritidsudvalgets opfordring - har kontaktet 5 leverandører, hvoraf 3 har givet tilbud på nyt gulv. Desuden har man indhentet tilbud på delvis udskiftning og reparation af gulv.

Tidsplan:

september 2018 - maj 2019: forberedelse, projektering, indhentning af tilbud, valg af leverandør

juni-juli 2019: gennemførelse

Udbudsregler og indhentning af tilbud:

Blenstruphallens bestyrelse er forpligtet til at følge Rebild Kommunes udbudspolitik samt følge reglerne i tilbudsloven. Bestyrelsen oplyser, at man har indhentet tilbud fra håndværkere, jvf. kommunens håndværkerliste. Tildelingskriteriet er laveste pris. Valg af leverandør er en administrativ beslutning, jvf udbudsreglerne. 

Forvaltningen har gennemgået forholdene og vurderer, at udbudsreglerne er overholdt.

Scenarie B - delvis udskiftning og afslibning

Omfatter ca 260 kvm. gulv.

Scenarie C - Komplet udskiftning, nyt gulv

Omfatter ca. 1.240 kvm. gulv, optegning af baner, gulvbeslag mv.

Differencen mellem det billigste tilbud på delvis udskiftning og det billigste tilbud på komplet udskiftning er 410.300 kr. (779.000 - 368.700).

Differencen mellem det billigste tilbud på delvis udskiftning og det oprindeligt estimerede beløb til udskiftning er 431.300 kr. (800.000-368.700).

Differencen mellem det billigste tilbud på komplet udskiftning og det oprindeligt estimere beløb til udskiftning er 21.000 kr. (800.000 - 779.000).

Forvaltningen anbefaler Scenarie B., der vil betyde en besparelse i forhold til halvedligeholdelsespuljen på 90% af den samlede besparelse på 431.300 i forhold til Rambølls estimat/ puljens oprindelige budget på 800.000 kr. eksklusiv moms. Blenstrup Hallen oplyser, at de er momsregistrerede i forhold til projektet. Dvs. at der vil kunne opnås en besparelse i forhold til halvedligeholdelsespuljens oprindelige budget på 388.170 kr., hvis der kun laves en delvis udskiftning af gulvet, istedet for en komplet udskiftning til nyt gulv.

Hvis udvalget vælger Scenarie C, komplet udskiftning, vil dette kunne holdes inden for rammerne af halvedligeholdelsespuljen. Se i øvrigt anden sag på denne dagsorden om halvedligeholdelsespuljen.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender forvaltningens anbefaling af Scenarie B - delvis udskiftning

Kultur- og Fritidsudvalget, 8. maj 2019, pkt. 46:

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede at godkende scenarie C med udskiftning af gulvet.

Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalg og Byråd indstiller at frigive anlægsbeløbet på 781.000 kr. 

I forbindelse med budgetaftalen for 2019 afsatte Byrådet 1 mio. kr. til nyt gulv i Bælumhallen. 

Projektet indeholder levering og montering af cirka 1065kvm gulv i hal, opstregning af baner, gulvbeslag, mv.

Bælumhallens bestyrelse har oplyst, at man følger nedenstående udbudsproces:

Efter forudgående besigtigelser af gulve i andre haller har man i samarbejde med Blenstruphallens bestyrelse - i henhold til Kultur- og Fritidsudvalgets opfordring - kontaktet 5 leverandører, hvoraf 3 har givet tilbud.

Tidsplan:

januar-maj 2019: forberedelse, projektering, indhentning af tilbud, valg af leverandør

juni-juli 2019: gennemførelse

Udbudsregler og indhentning af tilbud:

Bælumhallens bestyrelse er forpligtet til at følge Rebild Kommunes udbudspolitik samt følge reglerne i tilbudsloven. Bestyrelsen oplyser, at man har indhentet tilbud fra håndværkere, jvf. kommunens håndværkerliste. Tildelingskriteriet er laveste pris. Valg af leverandør er en administrativ beslutning, jvf udbudsreglerne. 

Forvaltningen har gennemgået forholdene og vurderer, at udbudsreglerne er overholdt.

Frigivelse af anlægsmidler:

Under forudsætning af, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudsproces og tidsplan, forventes det, at Bælumhallens bestyrelse vælger sin leverandør umiddelbart herefter, da man ønsker at kunne overholde tidsplanen for så vidt angår gennemførelsen i sommeren. Valg af leverandør sker således inden møde i Økonomiudvalg og Byråd. Forvaltningen vil følge op på dette, og vil kunne notere supplerende i sagsfremstillingen til behandlingen i Økonomiudvalg og Byråd.

Byrådet har afsat 1 mio. kr. på anlægsbudgettet for 2019 til nyt gulv i Bælumhallen.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender udbudsproces og tidsplan

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalg og Byråd indstiller at frigive anlægsbeløbet på 1 mio. kr.

Kultur- og Fritidsudvalget, 8. maj 2019, pkt. 47:

Godkendt

Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til Økonomiudvalget og Byrådet, at der frigives anlægsbeløb på 1 mio. kr.

Udvalget indstiller desuden til Økonomiudvalget og Byrådet, at et evt. overskydende anlægsbeløb overføres til anlægsprojektet for Blenstrup hallen, da det giver mulighed for at finansiere fuld udskiftning af gulv i Blenstrup.

Administrativ bemærkning:

Bælumhallens bestyrelse har valgt leverandør i h.t. den beskrevne udbudsproces. Tildelingskriteriet er laveste pris. Den kommunale nettoudgift udgør cirka 725.000 kr., da Bælumhallen ikke er momsregistreret.