Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

På baggrund i Byrådets beslutning om MED-udvalgenes inddragelse i at finde 10 mio. kr. på budget 2016 er der kommet 236 effektiviseringsforslag ind fra hele organisationen, fordelt på i alt 155 forskellige effektiviseringsforslag.

Forslagene er blevet bearbejdet og sidenhen drøftet på byrådets visionsseminar den 19. marts 2015. Efterfølgende er byrådsmedlemmerne via en spørgeskemaundersøgelse blevet bedt om at tilkendegive hvorvidt de enkelte forslag skal undersøges yderligere eller ej.

Enkelte hovedresultater fra spørgeskemaundersøgelsen siger: at der er blandede tilkendegivelser i forhold til strukturændringer, overvejende interesse for at arbejde videre med digitaliseringsforslag og forslag der handler om at tænke grønt. Der er interesse for at arbejde yderligere med kortlægning og optimering af nuværende arbejdsgange og ressourceforbrug internt i kommunen.

Siden sagen var på Børne- og Ungdomsudvalget i maj måned er der udarbejdet et revideret bilag med supplerende bemærkninger til de enkelte forslag.

Sagen afgøres i: Økonomiudvalget

På baggrund i Byrådets beslutning om MED-udvalgenes inddragelse i at finde 10 mio. kr. på budget 2016 er der kommet 236 effektiviseringsforslag ind fra hele organisationen, fordelt på i alt 155 forskellige effektiviseringsforslag.

Forslagene er blevet bearbejdet og sidenhen drøftet på byrådets visionsseminar den 19. marts 2015. Efterfølgende er byrådsmedlemmerne via en spørgeskemaundersøgelse blevet bedt om at tilkendegive hvorvidt de enkelte forslag skal undersøges yderligere eller ej.

Enkelte hovedresultater fra spørgeskemaundersøgelsen siger: at der er blandede tilkendegivelser i forhold til strukturændringer, overvejende interesse for at arbejde videre med digitaliseringsforslag og forslag der handler om at tænke grønt. Der er interesse for at arbejde yderligere med kortlægning og optimering af nuværende arbejdsgange og ressourceforbrug internt i kommunen

Sagsfremstilling

Formål og mål

Byrådet besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015, at der skal iværksættes en proces med størst mulig inddragelse af MED-udvalg i forbindelse med budget 2016, hvor målet er at finde 10 millioner kr. på driften og drøfte, hvor et eventuelt råderum kan gøre størst gavn.

Målet med inddragelsen af MED-udvalgene har været at få en bred samling af idéer fra hele organisationen. MED-udvalgene har haft til opgave at diskutere og komme med forslag til, hvordan Rebild Kommune kan løse sine opgaver lige så godt eller bedre med færre ressourcer, hvordan der kan investeres og dermed spare på længere sigt samt diskutere, hvilke områder der har mest brug for midler, når byrådet skal prioritere.

Processen

I første del af processen fik MED-udvalgene tilsendt en pakke med dialogværktøjer med råd og vejledning til, hvordan udvalgene kunne facilitere rammerne for diskussion og forslag. Hvert enkelt forslag skulle uddybes og vurderes.

Det indsendte materiale fra MED-udvalgene blev efter bearbejdning talt op til 236 effektiviseringsforslag, heraf 155 forskellige. Dertil var der 50 forslag til hvad et økonomisk råderum kan anvendes til.

Herefter blev de 155 effektiviseringsforslag delt op efter område og herefter sendt til kvalificering og vurdering hos de pågældende centerchefer og direktion. Vurderingen bestod af tilkendegivelse i henhold til potentiale estimat, tidshorisont, gennemførlighed samt risikovurdering af det enkelte forslag. Forslagene til økonomisk råderum er på nuværende tidspunkt gennemset og bliver ikke behandlet yderligere før effektiviseringsforslagene er færdigbehandlet.

Efterfølgende er effektiviseringsforslagene blevet drøftet på byrådets visionsseminar, hvor alle forslag blev præsenteret og herefter drøftet i plenum. Efter visionsseminaret modtog hver enkelt byrådsmedlem link til en spørgeskemaundersøgelse. Her blev det enkelte byrådsmedlem bedt om at tage stilling til hvert af de 155 effektiviseringsforslag. Der skulle tilkendegives et "ja" eller "nej" til om forslaget skulle undersøges yderligere eller ej.

84% eller 21 byrådsmedlemmer har taget stilling til de 155 effektiviseringsforslag, et enkelt byrådsmedlem har besvaret delvist. Besvarelserne er afgivet og bearbejdet anonymt.

Spørgeskemaundersøgelse

Enkelte hovedresultater fra spørgeskemaundersøgelsen, hvor der forekommer flere forslag indenfor samme område, er:

Energibesparelser og generelt det at tænke grønt er byrådsmedlemmerne overvejende for at undersøge nærmere.

Strukturændringer i organisationen, Rebild Kommune. Ændringer så som lukning af forskellige institutioner, samle den centrale adminsitration, omstrukturering af centerstrukturen og lignende. Her er tilkendegivelserne blandede. Byrådmedlemmerne er fx overvejende for en nærmere undersøgelse af center- og mellemlederstrukturen og delt i interessen for en nærmere undersøgelse af strukturen på skole- og dagplejeområdet.

Arbejdsgange og ressourcebrug. Her er der en generel interesse for at arbejde videre med kortlægning og optimering af nuværende arbejdsgange og ressourceforbrug internt i kommunen.

IT og digitalisering er et område, hvor byrådsmedlemmerne tilkendegiver, at der er potetentiale for effektivisering og det skal undersøges nærmere. Det drejer sig fx om udstyr, software, it-kompetencer og generelt velfærdsteknologiske løsninger.

I bilagene er forslagene fordelt på de enkelte fagudvalgs områder. Forslag af mere generel karakter og forslag, der går på tværs og dækker flere fagområder, er listet i det bilag, der dækker Økonomiudvalgets området. Yderst til højre i skemaerne med forslagene er angivet "prioritet". "Høj" dækker her over, at 11 eller flere byrådsmedlemmer har tilkendegivet at forslaget bør undersøges nærmere, "lav" at færre end 11 byrådsmedlemmer mener forslaget bør undersøges nærmere.  

Økonomi

Økonomien kendes endnu ikke. Når der er taget stilling til hvilke effektiviseringsforslag der skal arbejdes videre med, vil besparelsen af de pågældende forslag blive beregnet nærmere.

Indstilling

Forvaltningen indstiller:

at Økonomiudvalget tager resultatet af spørgeskemaundersøgelsen som en retningsgiver for det videre arbejde med effektiviseringsforslagene,

at fagområde-specifikke effektiviseringsforslag går videre til vurdering i fagudvalgene,

at effektiviseringsforslag af tværgående, generel karakter eller øvrige som ikke umiddelbart kan henføres til et fagudvalg behandles af Økonomiudvalget.

Beslutning

Godkendt, idet Økonomiudvalget arbejder videre med alle forslag på Økonomiudvalgets område med høj prioritet.

Jan Brøndum og Søren Søe deltog ikke i behandlingen af sagen.

Bemærkninger

Efter behandling i Økonomiudvalget udsendes via nyhedsbrev/Kulissen information til de ansatte/MED-udvalgene orientering om hvilken proces omkring den videre behandling af forslagene der er planlagt.  

Supplerende sagsfremstilling

MED-udvalgene har indsendt 155 forskellige effektiviseringsforslag, som er fordelt på udvalg.
Via en spørgeskemaundersøgelse har byrådet via et ja og nej tilkendegivet, om de nævnte forslag skal yde fremme – det vil sige, om de skal undersøges yderligere.
Hvert enkelt forslag er angivet prioritet høj og lav. ”Høj” dækker over, at 11 eller flere byrådsmedlemmer har tilkendegivet at forslaget bør undersøges nærmere, mens ”lav” betyder at færre end 11 byrådsmedlemmer mener, at forslaget bør undersøges nærmere. 

Økonomiudvalget har på mødet 22. april 2015 besluttet at arbejde videre med de højt prioriterede forslag indenfor Økonomiudvalgets område.

Endvidere er det besluttet at sende de fagspecifikke effektiviseringsforslag videre til fagudvalgene.
Fagudvalgene skal foretage en prioritering af de effektiviseringsforslag som der skal arbejdes videre med.

Forvaltningen vil til udvalgsmødet i juni have belyst de prioriterede forslag med henblik på behandling til budget 2016.