Forvaltningen indstiller, at Kultur og Fritidsudvalget over for byråd anbefaler, at den selvejende institution STUBhusets forslag til ændringer af vedtægter godkendes.

Beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget, 11. august 2021, pkt. 85:

Indstilles godkendt.

Intet.

STUBhuset, som er beliggende Grangårdsvej 11, 9530 Støvring, er en selvejende institution, som har til huse i en bygning, der ejes af Rebild Kommune.

Bygningen er stillet til rådighed for den selvejende institution, som indgår driftsaftale med Rebild Kommune om brug af lokaler under hensyntagen til den selvejende institutions formål og midler. Midler til drift tilvejebringes gennem indtægter fra udlejning af lokaler, arrangementer, kontingenter og bidrag fra enkeltpersoner, foreninger, virksomheder, organisationer og fonde.

Den selvejende institution STUBhuset har på generalforsamling, den 17. juni 2021 godkendt følgende ændringer af vedtægterne:

§5 – tilføjelse ”Generalforsamlingen kan om nødvendigt afholdes digitalt”

§ 5 – slettet pkt. 12 i dagsorden: ”valg af 2 interne revisorer og 1 suppleant”

Ovenstående ændringer er drøftet af bestyrelsen og blev fremlagt på generalforsamlingen. Tilføjelsen omkring digital afholdelse af generalforsamling skal ses i lyset af COVID-19. Den selvejende institution STUBhuset vil som udgangspunkt prioritere en fysisk afholdelse af generalforsamling, men skulle der komme nedlukning igen, giver tilføjelsen mulighed for digital afholdelse. I forhold til sletning af punkt 12 vedrørende intern revision, så handler det om, at den selvejende institution STUBhuset har ekstern bogholder, revisor og har en praksis med intern kontrol gennemført af leder og kasserer.

Forvaltningens bemærkninger:

COVID-19 har givet anledning til en generel opfordring til foreninger og selvejende institutioner, at få prioriteret tilretning af vedtægter så det bliver muligt med digital afholdelse af generalforsamling. Tilføjelsen til vedtægterne er således i overensstemmelse med den vejledning der gives fra forvaltningen. I forhold til sletning af punkt 12 vedrørende den interne revision, så har den selvejende institution STUBhuset en praksis der understøtter bogføring og regnskabsaflæggelse. Der er ikke yderligere bemærkninger til ændringerne.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager stilling til projektgruppens ansøgning om

1. Disponering af midler fra vedligeholdelsesrapporten på 800.000 kr.
2. Ansøgning om øget tilskud til udviklingsprojektet foranlediget af prisstigninger svarende til 1.308.000 kr.

Beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget, 11. august 2021, pkt. 84:

Kultur- og fritidsudvalget besluttede at indstille til Økonomiudvalget og byrådet, at Haverslevhallen får mulighed for, at 800.000 kr. af de midler, som er reserveret til vedligehold i halvedligeholdelsespuljen, i stedet kan anvendes til det nye byggeri. Det forudsætter, at behovet for vedligeholdelsen bortfalder med gennemførelsen af det nye halprojekt.

Behovet for yderligere bevilling til øgede udgifter til prisstigning på byggematerialer oversendes til budgetdrøftelserne, jf. beslutningen under punkt 81.

Forvaltningen gør opmærksom på, at der ikke er frie anlægsmidler på budgettet.

I budgetaftalen for 2019 og overslagsårene blev der afsat 15 mio. kr. til "Store KFU-projekter". Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på møde, den 9. januar 2019 at bevilge 7 mio. kr. til Haverslev Kultur og Idrætscenters projekt 1 etape.

Kultur og Fritidsudvalget har senest på møde, den 14. april 2021 godkendt projektgruppens ændringer af udviklingsprojektet.

Projektgruppen har gennem de seneste måneder arbejdet ihærdigt med at finde den resterende del af finansieringen. Projektgruppen vurderer at det ikke bliver muligt at nå en egenfinansiering på 2,5 mio. kr. som var forudsætningen for bevilling fra Kultur og Fritidsudvalget. På nuværende tidspunkt mangler der egenfinansiering (fonde) svarende til 1.250.000 kr.

Projektgruppen sender derfor forslag om to ændringer af bevillingen:

Fremrykning af penge i Rambøll rapporten.

Af udarbejdet Rambøll rapport, fremlagt for Kultur og Fritidsudvalget på møde, den 9. juni 2021 fremgår det, at der er afsat kr. 800.000 + moms i 2023 til renovering af omklædningsrummene.

Hvis udviklingsprojektet realiseres, skal de nævnte omklædningsrum fjernes, og rummene skal frem over huse Lokalhistorisk arkiv. Det nye udviklingsprojekt indeholder nye omklædningsrum til erstatning af de gamle udslidte. Projektgruppen foreslår derfor, at pengene til renoveringen i stedet indregnes som en del af finansieringen i det nye projekt.

Projektgruppen påpeger, at udgiften for Rebild Kommune ikke vil blive større. Dog vil det betyde, at udgiften til renovering fremrykkes fra 2023 til 2022.

Projektgruppen ønsker, at hvis tilskud fra vedligeholdelsesrapporten bliver fremrykket, så kan de indgå som en del af egenfinansieringen. Projektgruppen vurderer, at det vil være realistisk at finde den resterende del af egenfinansieringen via fonde mm.

Yderligere bevilling til dækning af prisstigninger

Der opleves i øjeblikket en større prisstigning på byggematerialer, grundet Covid-19. Arkitektfirma Krog-Madsen, Aars har på den baggrund lavet en ny beregning af udviklingsprojektet, med en forudsætning om at projektet bliver realiseret i 2022. Arkitektfirmaet vurderer, at der kan forventes en prisstigning på minimum 12%, men måske op til 20%.

På baggrund af ovenstående vurdering ansøges Kultur- og Fritidsudvalget om en yderligere bevilling til dækning af prisstigningerne på 1.308.000 kr. (12% af 10.900.000).

Forvaltningens bemærkninger:

Vedligeholdelsesrapporten fra Rambøll har følgende prioriteringer af projekter for Haverslev Hallen:

Kultur- og Fritidsudvalget har på møde, den 9. juni 2021 besluttet at fastholde den nuværende fordeling med et kommunalt tilskud på 90% og at hallernes egenfinansiering på 10%.

Hvis der træffes beslutning om fremrykning af kommunalt tilskud jf. vedligeholdelsesrapporten, så skal det sikres at de nævnte forhold i vedligeholdelsesrapporten afhjælpes.

Tilskud til dækning af prisstigninger vil kræve en ny bevilling til Haverslev Hallens udviklingsprojekt på 1.308.000 kr.

Forvaltningen gør opmærksom på, at en beslutning om fremrykning af kommunalt tilskud og ny bevilling som følge af prisstigninger kan danne præcedens for øvrige anlægsprojekter.

Desuden henleder forvaltningen opmærksomheden på, at projektgruppens forslag betyder, at tilskud til vedligeholdelse indgår som en del af Haverslev Hallens egenfinansiering. I den oprindelige bevilling om tilskud til Haverslev Kultur og Idrætscenter var der en forudsætning om, en lokal egenfinansiering af projektet på 2,5 mio. kr.