Byrådet godkendte den 28. august 2014 ”Handleplan for Center Familie og Handicap 2014-2015”. Af handleplanen fremgår det, at Center Familie og Handicap vil lave ledelsestilsyn hver tredje måned. Det er funktionslederen for det respektive område, som foretager ledelsestilsynet.  Funktionslederne anvender den ledelsestilsynsskabelon som Deloitte har udarbejdet. Herudover anvender funktionslederen på børnehandicapområdet den ledelsestilsynsskabelon, der er udarbejdet af BDO for Servicelovens §§ 41 og 42.

Formålet med det kvalitative ledelsestilsyn er at sikre kvaliteten i sagsarbejdet. Ligeledes er der i ledelsestilsynet fokus på at de tiltag, der igangsættes i Center Familie og Handicap bliver implementeret i rådgivernes daglige arbejde. Dette kan for eksempel være anvendelsen af serviceniveaubeskrivelserne og SMART-mål.

Ledelsestilsynets konklusioner

Nedenfor beskrives ledelsestilsynets konklusioner for henholdsvis børnehandicapområdet og socialområdet for børn og unge.

Ledelsestilsynets konklusioner - Socialområdet for børn og unge

Der er i april 2015 gennemgået 12 sager, der er udvalgt fra følgende kriterier:

1 sag fra hver rådgiver der fordeles tilfældigt med:

• 2 sager med § 11.3 bevilling (kort familie behandlingsforløb)
• 1 sag med § 53.3.2 bevilling Praktisk pædagogisk støtte
• 2 sager med § 53.3.3 bevilling Familiebehandling
• 1 sag med § 53.3.5 bevilling aflastning
• 1 sag med § 53.3.6 bevilling Kontaktperson
• 1 sager med § 53.3.7 bevilling Anbringelse
• 1 sag med § 52a bevilling – økonomisk støtte til efterskole
• 3 sager med § 76 bevilling, efterværn. 1 kontaktperson. 2 anbringelse

Ledelsestilsynet omfatter ikke sager fra den særlige indsats, Ny Start, da ledelsesansvar henligger i Center Arbejdsmarked.

Overordnede sammenfatning for ledelsestilsynet – socialområdet for børn og unge

Resultatet af ledelsestilsynet viser overordnet set, at der stadig arbejdes godt med dokumentationsarbejdet i sagerne. Via sagsgennemgangen ses der indikationer på, at enkelte sager siden seneste ledelsestilsyn er nedprioriteret for at skabe plads til at løse tilkomne opgaver (på baggrund af sagsoverdragelser fra Børnehandicapteamet og enkelte fraværende kollegaer).

Særligt i de udredninger der er udarbejdet inden for det seneste år, ses brede dataindsamlinger og gennemarbejdede analyser i de Børnefaglig undersøgelse (BFU’ere) og Handleplaner (HP’ere) med konkrete SMARTE mål, samt generel fin dokumentation for de øvrige sagsbehandlingskrav. I enkelte sager vurderes der behov for at fokusere på kontinuerlig journalisering, så sagsakterne altid er ajourførte. Dog ses fortsat indikationer på behov for at fokusere på at forbedre dele af sagsarbejdet for eksempel:

• Overholdelse af tidsfristen for afslutning af § 50 undersøgelsen.
• Børnesamtalerne inden der træffes afgørelser og iværksættes (nye) støttende foranstaltninger.
• Formelle krav for eksempel skriftligt samtykke ved anbringelse og samtykke fra børn over 15 år. Og kvaliteten af sagernes generelle dokumentation (journalføring fx vurdering af oplysningers betydning for sagen).

Herunder findes gennemgang af delområderne.

Sagsudredning, Børnefaglig undersøgelse og faglig vurdering.

Der er udarbejdet BFUere i de relevante sager, ligesom grundlaget for at udarbejde BFU generelt er tydeligt i sagerne, med beskrivelse af de relevante udfordringer og faglige vurderinger der forekommer dækkende i relation til den indsats der sidenhen iværksættes. Med undtagelse af en sag fremgår forældremyndighedsindehavernes samtykke til BFUen i sagen, her er dog også enkelte eksempler, hvor dokumentationen for samtykket skal tydeliggøres. Ligeledes skal dokumentationen for samtykke for børn over 15 år og partshøring af børnene forbedres.

I alle sager er der afholdt børnesamtaler.

Handleplaner

Der findes Handleplaner(HP) i alle de gennemgåede sager. Kvaliteten af HPerne varierer. De fleste er udarbejdet med meget konkrete og målbare mål (SMARTE mål), men der findes  stadig enkelte HPere der forekommer mere generelle og med generiske mål. I mange tilfælde er den planlagte varighed af indsatsen ikke tydelig.

Afgørelser og Serviceniveau

I størstedelen af sagerne findes velbeskrevne afgørelser om den aktuelle foranstaltning. Der findes dog også sager, hvor der ikke findes konkret skriftlig afgørelse, ligesom enkelte afgørelser bør tydeliggøres. Alle de iværksatte indsatser i CFH vurderes at ligge indenfor kommunens Serviceniveau. I flere sager er der henvist til beskrivelse i kommunens serviceniveau, mens dette ikke er sket eksplicit i de fleste sager.

Opfølgning

I de fleste bevillingssager er der fulgt rettidigt op. Overskridelserne varierer mellem 1 og 5 måneder. I alle sager har der løbende været kontakt med børn, forældre og samarbejdsparter, men der ses ikke, at være fulgt op på målene i HPen. I forbindelse med opfølgningerne findes der varierende grader af fokus på indfrielse af de konkrete mål i HPen samt formål med indsatsen og den fremadrettede relevans og justering af mål.

Ledelsestilsynets konklusioner - Børnehandicap

I april 2015 er der gennemgået 5 sager fra børnehandicapområdet. 1 sag fra hver rådgiver der fordeles tilfældigt med:

• 2 sager med SEL § 41 bevilling. Handicapkompenserende merudgifter børn
• 2 sager med SEL § 42 bevilling. Tabt arbejdsfortjeneste
• 1 sag med SEL § 52.3.7 bevilling. Anbringelse

Overordnet set er sagerne veldokumenterede og velbeskrevne.

Målgruppevurdering

Afgørelserne er velbegrundede og foretaget på baggrund af lægefaglig status og diagnosticering.  

Der er foretaget målgruppevurdering i alle 5 sager og de vurderes indenfor den lovgivningsmæssige ramme og det kommunale serviceniveau.

Handleplan

Der mangler handleplan i en enkelt sag

Overholdelse af tidsfrist

Der er en enkelt overskridelse af tidsfrist for færdigbehandling af børnehandicapundersøgelse på 14 dage.

Opfølgning

Det noteres til opfølgning med rådgivere, at der skal foretages opfølgning i 2 af sagerne i indeværende måned. Ellers rettidig opfølgning

Journalisering

I sagerne ses at der er løbende kontakt med familierne i forhold til opfølgning på indsatserne.  

Opfølgning på ledelsestilsynet for henholdsvis socialområdet for børn og unge samt børnehandicapområdet

Funktionslederne sikrer, at resultaterne fra de kvalitative ledelsestilsyn drøftes med den enkelte medarbejder og anvendes til samlet læring og udvikling i de enkelte teams.

Opfølgning på ledelsestilsynet – socialområdet for børn og unge

For at sikre forbedringer af de områder, hvor ledelsestilsynet viser behov for at kvalitetssikre sagsbehandling og dokumentation i sagerne bliver der:

• Rettet op på de konkrete fejl og mangler der er fundet i sagerne
• Gennem sparring med ICS Konsulent ifb. udredningen sætte fokus på krav til samtykke og børnesamtaler inden afgørelser
• Via tema på teammøder sættes fokus på formelle krav til sagsbehandlingen om samtykke, partshøring og afgørelser, samt dokumentation for inddragelse af kommunens Serviceniveau
• Gennem sparring med ICS Konsulent fokuseres på Handleplanerne fortsat bliver tydeligere gennem SMARTE mål
• Via særlig fokus med prioritering af opgaver på rådgiverniveau, sættes fokus på opfølgningerne

Opfølgning på ledelsestilsynet - børnehandicapområdet

I de konkrete sager adviseres rådgiver om de konkrete mangler og der rettes op på fejl og mangler

Fremadrettet sættes der fokus på udvikling af kvalitetssikring i sagsbehandling, opfølgning og dokumentation. 

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser 

Pt. er der 394 sager i området for udsatte børn og unge (socialområdet)

Pt. er der 174 sager i området for børn med funktionsnedsættelse (Børnehandicap)

I perioden siden 19. november 2014 har der været en tilgang på 65 sociale sager og der er

afgangsført 43 sager.

I perioden siden 19. november 2014 har der været en tilgang på 15 børnehandicapsager og der er afgangsført 17 sager.

Underretninger

I perioden fra 19. november 2014 – 23. april 2015 har CFH modtaget 65 underretninger

hvoraf 3 af disse har ført til afgørelse om en børnefaglig undersøgelse og 21 af disse har ført til et § 11 forløb (kort social indsats i familien hvor der ikke er lavet en børnefaglig undersøgelse).

Børnefaglige undersøgelser

Når der laves børnefaglige undersøgelser (BFU) og børneudredningsmetoden (BHU) (BHU - hvor det vurderes at der skal laves en § 50 undersøgelse) er der et lovkrav om at undersøgelsen skal laves inden for 4. måneder. På socialområdet arbejders der pt. i 23 børnefaglige undersøgelser (BFU) hvoraf 9 af disse har overskredet den lovpligtige 4. måneders frist. På børnehandicapområdet arbejdes der pt. i 6 BFU/BHU’er hvoraf 2 af disse har overskredet den lovpligtige 4. måneders frist jævnfør grafen nedenfor:

I Deloittes evaluering i maj 2014 og i midtvejsevalueringen i januar 2015 blev der ikke målt på antallet af igangværende børnefaglige undersøgelser samt hvor mange sager, hvor tidsfristen er overskredet.

Samlet udvikling siden august 2014:

Det er værd at nævne at det på børnehandicapområdet er meget få sager hvor der pt er en BFU/BHU i gang (hvor tidsfristen skal være inden for 4 måneder jf. § 50 undersøgelsen), hvilket betyder at der kan forekomme store udsving i grafen.

Børnesamtaler

Det er blevet et lovkrav at der afholdes børnesamtaler med barnet i forbindelse med den børnefaglige undersøgelse. Der er afholdt børnesamtaler i 89 % af bevillingssagerne, hvor der er lovkrav om det på Socialområdet. Der er afholdt børnesamtaler i 77 % af bevillingssagerne, hvor der er lovkrav om det på børnehandicapområdet.

I Deloittes evaluering i maj 2014 og i midtvejsevalueringen i januar 2015 blev der ikke målt på de lovpligtige børnesamtaler.

Samlet udvikling i lovpligtige børnesamtaler siden august 2014:

Handleplaner

Som det fremgår af nedenstående graf så findes der handleplaner i 98 % af bevillingssagerne på socialområde, hvor der er lovkrav om det. Der findes handleplaner i 77 % af bevillingssagerne på børnehandicapområde, hvor der er lovkrav om det jævnfør grafen:

I Deloittes evaluering i maj 2014 blev der ikke målt på handleplaner på udsatte børne- og ungeområdet. For at Center Familie og Handicap kan sikre at børnenes tilbud har det rette indhold i forhold til de særlige udækkede behov barnet har, er det vigtigt at handleplanerne indeholder nogle gode og operationelle mål, derfor vil funktionslederne for henholdsvis socialområdet for børn og unge og for børnehandicapområdet gennem ledelsestilsynet løbende følge op på kvaliteten af handleplanerne.

I midtvejsevalueringen i januar 2015 målte Deloitte på handleplaner jf. nedenstående graf. CFH har en forventning om, at der ved udgangen af juni er lavet handleplaner i 95 % af sagerne på børnehandicapområdet og i 95 % af sagerne på socialområdet. Målet er indfriet på socialområdet.

Samlet udvikling i handleplaner siden august 2014:

Opfølgninger

Der er forskellige krav til opfølgningskadence på børne- og ungeområdet. For §§ 41 og 42 er der krav om årlig opfølgning, mens der er krav om halvårlig opfølgning i § 52 og § 76 sager. Der er samlet set fulgt op på 86 % af § 41-sagerne (merudgifter), og i 92 % af 42-sagerne. Der er fulgt op på 75 % af § 52 (§ 76) -sagerne på handicapområdet. Der er fulgt op på 56 % procent af § 52 (§ 76) -sagerne på socialområdet.

Som det fremgår af ”Handleplanen for Center Familie og Handicap 2014-2015” har CFH en forventning om, at der ved udgangen af juni 2015 er rettidige fulgt op i 90 % af sagerne på børnehandicapområdet og i 95 % af sagerne på socialområdet. For at nå dette mål henvises der til redegørelsen under afsnittet ”Opsummering”.

Samlet udvikling i opfølgninger siden Deloittes evaluering i maj 2014:

Opsummering

Pt. er alle stillinger på børnehandicap besat. Der er ansat en rådgiver på socialområdet som starter 1. maj 2015. 1. april 2015 startede en funktionsleder på børne- og voksenhandicapområdet.

I perioden efter fra 1. februar til nu har Socialområdet haft 2 længerevarende sygefraværsperioder, samt taget i mod 3 nye rådgivere, hvilket påvirker produktiviteten negativt. Dette er ikke alene i de berørte sagsstammer, men også blandt kollegaer, der i disse perioder – udover egne opgaver – agerer afløsere for fraværende kollegaer.

I samme periode har Socialområdet overtaget 40 sager fra Børnehandicapområdet. Der har været tale om sager, der har fordret en væsentlig indsats fra myndighedsrådgiverne at arbejde sig ind i og fremskaffe nødvendig sagsoplysning (udredning) i, det er en arbejdsproces, der endnu ikke er afsluttet.

Den videre plan for at forbedre produktionstallene er, at funktionsleder sammen med den enkelte rådgiver laver plan for arbejdet med:  

• Afslutning af BFUere
• Udarbejdelse af lovpligtige Handleplaner
• Lovpligtige Børnesamtaler ifb. udredning (BFUere) og opfølgninger
• Lovpligtige opfølgninger ift. foranstaltning/Handleplaner

Planen strækker sig frem mod udgangen af juni måned. Planerne følges løbende op, med henblik på at sikre at arbejdstiden fokuseres på at nå måltallene. Heri kan det forventes, at andre opgaver for rådgiverne bliver nedprioriteret. Der vil frem til 1. juli være ugentlige møder mellem leder og medarbejder og leder og centerchef så det sikres at der sker en positiv progression i de måltal hvor de ønskede målsætninger endnu ikke er opfyldt. Herudover er der indgået aftale med ICS konsulenten om at hun understøtter rådgivernes arbejdes så de børnefaglige undersøgelser, der har overskredet tidsfristen afsluttes hurtigst muligt.

Statistik vedrørende ankeafgørelser og sager fra Børn- og Ungeudvalget

Børne- og ungdomsudvalget besluttede på udvalgsmødet den 12. marts 2014 at statstik vedrørende ankeafgørelser og sager fra Børn- og Ungeudvalget skulle omfatte ledelsesinformationen.

Vedlagt sagen er: Status på ankeafgørelser/tvangssager pr. 1. januar 2015 samt samlet opgørelse på ankeafgørelser/tvangssager fra 2014.

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser