Jf. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudsstrategi skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser. Udbudsplanen forelægges Byrådet til godkendelse.

Indkøbsafdelingen har således udarbejdet en udbudsplan for 2022, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune påtænker. Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.

Til brug for udbudsplanen har samtlige centre indmeldt de udbud, de forventer at gennemføre i 2022. Udbudsplanen er derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der i øvrigt gennemføres centralt af Indkøbsafdelingen.

Udbudsplanen 2022 er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune skal opfylde sin udbudspligt og/eller ønsker at foretage en tilbudsindhentning. Tærskelværdier for udbud er 1,6 mio. kr. i 2022. Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre, herunder navnlig Jysk Fællesindkøb (JYFI) og KL. Formålet er, foruden at opfylde udbudspligten, at give brugerne de bedste betingelser for deres opgavevaretagelse ved at lave aftaler, der kan opfylde deres behov.

Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommunes Indkøbs- og udbudsstrategi af forvaltningen. Enkelte udbud er fortsat under overvejelse, men vil alligevel fremgå af udbudsplanen. Det skyldes, at der stadig pågår undersøgelser af, hvorvidt emnet er egnet til udbud i den kommende periode.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen som udgangspunkt tilslutter sig KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL. I ganske særlige situationer kan kommunen vælge, at et forpligtende SKI udbud erstattes af et eget udbud eller af et udbud igennem Jysk Fællesindkøb (JYFI). Dette begrundes typisk med, at udbuddets opbygning og prioriteter ikke er hensigtsmæssige i forhold til Rebild Kommunes opbygning og organisering af opgaven. Som eksempler herpå kan henvises til udbud af rengøring.

Foruden gennemførelse af udbud og tilbudsindhentning, yder "Indkøb" rådgivning om brug af de enkelte aftaler, analyser, markedsdialoger samt kontraktopfølgning. Herigennem sikres, at der arbejdes videre med de visioner, som er udstykket af Byrådet ved vedtagelse af den nye Indkøbs- og udbudsstrategi. Teamet har tilknyttet 1½ udbudskonsulent og 1½ indkøbskonsulent.

Af konkrete udbud, skal bl.a. nævnes:

- Genudbud rengøring på kommunale institutioner: Nuværende rengøringskontrakt skal genudbydes. I modsætning til tidligere udbud, er der ikke planlagt udlicitering med deraf følgende virksomhedsoverdragelse.

- Udbud af rådgiverydelser indenfor bankforretning og landinspektørydelser undersøges og igangsættes, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt.

Ingen.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at udbudsplanen for 2022 godkendes.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 16. marts 2022, pkt. 62:

Jesper Greth, Jeppe Ugilt, Mads Holm Danielsen og Nicolai Niemann stemte for godkendelse.

Allan Busk, Peter Hansen og Morten Kamstrup stemte imod.

Allan Busk, Peter Hansen og Morten Kamstrup ønsker udbud med virksomhedsoverdragelse som vilkår.

Administrativ bemærkning

Ved udbud af en driftsopgave, som på nuværende tidspunkt løses af kommunen og som efter udbuddet skal løses af en ekstern leverandør, vil medarbejdere være omfattet af Virksomhedsoverdragelsesloven (VOL).

Denne lov finder anvendelse, når overdragelsen:

- indebærer et arbejdsgiverskifte,

- sker ved aftale, og

- vedrører en virksomhed eller en del heraf (en økonomisk enhed, der har bevaret sin identitet)

VOL regulerer vilkårene for medarbejdernes overgang til en ny leverandør. Loven beskytter bl.a. medarbejderne mod afskedigelse med begrundelse umiddelbart i udliciteringen. Eventuelle afskedigelser skal kunne begrundes i økonomiske, tekniske eller organisatoriske ændringer, der betyder ændrede krav til medarbejdergruppen. VOL sikrer også, at den enkelte medarbejder kan tage sine individuelle løn- og ansættelsesvilkår med sig over til den nye leverandør. Medarbejderen bevarer som udgangspunkt disse rettigheder i den periode, der resterer i den offentlige kollektive overenskomst. Den nye leverandør vil kunne ændre i vilkårene i samme omfang, som den offentlige myndighed kunne have gjort. For leverandøren gælder det her, at denne skal respektere de varsler, der gælder ved gennemførelse af ændringer i løn- og arbejdsvilkårene. Når overenskomstperioden er udløbet, er det udgangspunktet, at medarbejderen overgår til leverandørens kollektive overenskomst.

I forbindelse med seneste udbud af rengøringsopgaven i 2017, indgik 7 medarbejdere i en virksomhedsoverdragelse fra deres hidtidige kommunale ansættelsessted og til den nye eksterne leverandør af rengøring, KN Rengøring.

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal Byrådet tage stilling til de overordnede vilkår for et udbud, som omfatter en driftsopgave, der skal overgå fra kommunal leverandør og til en privat leverandør, hvilket man også gjorde dengang.

Ved udbud af rengøringsopgaven for den kommende kontraktperiode, indgår der ikke institutioner. som i dag har eget rengøringspersonale ansat, hvilket betyder, at VOL ikke skal finde anvendelse ved dette udbud ligesom Byrådet ikke skal tage stilling til de overordnede vilkår i udbuddet.

Proceduren for budgetprocessen har været behandlet på byrådsmødet den 17. februar 2022. Generelt var tilbagemeldingen fra Byrådet at inddragelse af fagudvalg, MED-system og borgere i budgetlægningen blev vægtet højere. Det er dog væsentligt at tilføje, at det i processen for 2023-2026 har været nødvendigt at tilpasse processen og tidsplanen for budget 2023-2026 i forhold til, at vi nu er i marts måned. Således at budgetlægningen i 2022 for budget 2023-2026 år bliver et overgangsår.

Der er vedhæftet et forslag til Budgetprocedure for budgetåret 2023 og overslagsår 2026. Forvaltningen har udarbejdet budgetproceduren med baggrund i de senere års erfaringer og drøftelserne i Byrådet i februar. Ud over en øget inddragelse af fagudvalg, MED-systemet og borgere er budgetproceduren justeret med følgende:

• For at sikre Byrådets strategiske aftryk på budgetlægningen, drøfter Byrådet fokusområder for budgetlægningen tidligt i processen på byrådets temamøder i januar eller februar, fra næste års proces
• Der indføres en 10-årig investeringsoversigt der udarbejdes med inddragelse af fagudvalg og fagområder for at understøtte langsigtet og strategisk planlægning af anlægsprojekter med sigte på at imødekomme kommunens kapacitetsudfordringer bedst muligt.
• Genvurdering af tidsmæssige placering af anlægsoverførsler fra tidligere år for at sikre den mest hensigtsmæssige tidsmæssige prioritering, der sikrer, det vigtigste bliver gennemført først.
• Gentænkning og tidligere gennemførelse af forhandlingsforløbet i september, der understøtter en solid politisk forhandlings- og beslutningsproces.
• Evaluering af budgetproces i december som afsæt for planlægning af budgetprocessen for 2024-2027.
• Den vedlagte budgetproces indeholder forslag til tidsplan, der beskriver processen fra det aflyste visionsseminar, over politiske drøftelser i foråret, til udarbejdelse af basisbudget, til budgetseminar, til 1. behandling af budgettet, høringsfase og endelig vedtagelse, for til sidst at ende med en opfølgnings- og informationsfase.

Budgetlægningen vil tage udgangspunkt i kommunens økonomiske politik, hvori Byrådet har opstillet følgende mål, som budgetlægningen skal overholde:

1. have overskud på det skattefinansierede område inkl. renter, låneoptag og afdrag.

2. have et bruttoanlægsniveau på 90 – 110 mio. kr. eksklusive ældreboliger, således at kommunens kapitalapparat som minimum bevares.

3. have en løbende kassebeholdning (opgjort efter kassekreditreglen), der udgør kr. 3.500 pr. indbygger, svarende til ca. 110 mio. kr. i 2022.

4. at lånoptagelse (inden for det skattefinansierede område) navnlig sker, hvor det lovgivnings- eller aftalemæssigt er en forudsætning for kommunens finansiering af projekter eller aktiviteter.

5. der som udgangspunkt sker en nettoafvikling af kommunens samlede gæld over de kommende 4 år for dermed at sikre kommunens økonomiske handlemuligheder (eksklusiv ældreboliger).

6. økonomiske udfordringer uden for det lovbundne område finansieres via omstillinger. Tillægsbevillinger på lovbundne områder finansieres om muligt ved træk på forud opbygget økonomisk råderum. Der tillades dog overførsel mellem årene i henhold til gældende vedtagne regler herfor.

7. taksterne på de brugerfinansierede områder følger omkostningsudviklingen.

Det er forvaltningens vurdering, at det bliver nødvendigt at tilvejebringe et vist råderum til politiske prioriteringer. I budgetproceduren er det fremført, at der blandt andet kan skabes råderum via en yderligere reduktion af fremskrivning på løn og priser (der er besluttet indarbejdet reduktion af fremskrivningen med 0,5 % for hvert af årene 2023-26). Det bemærkes, at de 0,5 % ikke er afsat som en særlig pulje, men indgår i bundlinjen.

Forvaltningen indstiller,

• at budgetproceduren med tidsplan for 2023-2026 godkendes, i det det bemærkes, at budgetlægningen i 2022 er et overgangsår og der vil ske tilpasning de kommende år.
• at der fremad arbejdes med 10-årige investeringsoversigter

Beslutning fra Økonomiudvalget, 16. marts 2022, pkt. 61:

Indstilles godkendt, således at forvaltningen bemyndiges til at tilpasse processen i foråret i forhold til den tid, der er til rådighed, og således at der kan arbejdes med en løbende indfasning af de 10-årige investeringsoversigter.

Allan Busk forbeholdt sig dog sin stilling.

Der er udarbejdet et nyt forslag til Økonomisk politik og finansiel strategi for Rebild Kommune gældende for 2022-25.

Formålet med at have en økonomisk politik og finansiel startegi er at fastlægge de overordnede rammer for Rebild Kommunes økonomiske og finansielle styring. Den skal blandt andet være med til at sikre:

• At Rebild Kommune er på forkant med udviklingen, således at Byrådet har reelle handlemuligheder, når kommende års budgetter skal udarbejdes.
• At Rebild Kommune på både kort og lang sigt får en robust og bæredygtig økonomi der sikrer økonomisk handlefrihed.
• At Rebild Kommune kan finansier udviklingsprojekter og investeringer i fremtiden.

Den økonomiske politik vil blive taget op til revision, hvis udviklingen på de finansielle markeder, lovgivningen, kommunens vurderinger af finansiel risiko eller øvrige forhold tilsiger det. Den skal dog som minimum tages op til politisk behandling i det første år i en ny byrådsperiode.

De konkrete mål er at:

1. Have overskud på det skattefinansierede område inkl. renter, låneoptag og afdrag.
2. Have et bruttoanlægsniveau på 90-110 mio. kr. eksklusiv ældreboliger, således at kommunens kapitalapparat som minimum bevares. Rebild Kommunes andel af kommunernes samlede anlægsramme er ca. 100 mio. kr., men da Rebild kommune er en
   vækstkommune kan der være behov for en større anlægsramme.
3. Have en løbende kassebeholdning (opgjort efter kassekreditreglen), der udgør kr. 3.500 pr. indbygger svarende til ca. 110 mio. kr. i 2022.
4. At lånoptagelse (inden for det skattefinansierede område) navnlig sker, hvor der lovgivnings- eller aftalemæssigt er en forudsætning for kommunens finansiering af projekter eller aktiviteter.
5. Der som udgangspunkt sker en nettoafvikling af kommunens samlede gæld over de kommende 4 år for derved at sikre kommunens handlemuligheder (eksklusiv ældreboliger).
6. Økonomiske udfordringer uden for det lovbundne område finansieres via omstillinger. Tillægsbevillinger på lovbundne områder finansieres om muligt ved træk på forud opbygget råderum. Der tillades dog overførsel mellem årene i henhold til gældende vedtagne regler herfor.
7. Taksterne på de brugerfinansierede områder følger omkostningsudviklingen.

Der gøres opmærksom på at beløbene i pkt. 2 og 3 ovenfor er tilpasset vækst og udvikling i Rebild Kommune.

I den økonomiske politik er der endvidere indarbejdet en finansiel strategi, der i store træk skal betragtes som et arbejdsredskab for kommunens forvaltning til brug for den løbende håndtering af kommunens finansielle portefølje, herunder likviditetspleje, låne- og gældspleje.

Formålet med den finansielle strategi er at:

1. Samle og samordne gældende "politikker" for kommunens finanser.
2. Optimere afkast/risikoforholdet på likviditetsplaceringen.
3. Minimere finansieringsomkostninger indenfor blandt andet lånoptagelse og gældspleje.
4. Klargøre hvem og hvilke kompetencer der er indenfor de enkelte områder.

Til den finansielle strategi er der endvidere udarbejdet retningslinjer for leasing og afgivelse af kommunale garantier.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalg over for Byråd anbefaler at den økonomiske politik og finansielle strategi godkendes i sin helhed.

Beslutning fra Økonomiudvalget, 16. marts 2022, pkt. 60:

Indstilles godkendt, dog således, at den hidtidige målsætning om en løbende kassebeholdning på 3.000 kr. pr. indbygger fastholdes. Økonomiudvalget henstiller til, at byrådet orienteres, hvis kassebeholdningen kommer under 3.500 kr. pr. indbygger.