• Forvaltningen orienterer
• Evaluering af mødet

Ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser

Forvaltningen indstiller, at Beskæftigelsesudvalget:

• Tager orienteringen til efterretning
• Evaluerer mødet

Et samlet byråd vedtog i 2019 at arbejde aktivt med FN´s verdensmål og bæredygtig udvikling. En af indsatserne er at justere Indkøbs- og udbudsstrategien i en mere bæredygtig retning. Det gælder for alle kommunens indkøb, herunder bygge- og anlægsopgaver og varer- og tjenesteydelser.Strategien tager afsæt i KL´s fælleskommunale indkøbsstrategi 2020-2024 "Indkøb med mening" og de tre indsatsområder: 1) Bæredygtigt indkøb, 2) Indkøb er en del af kerneforretningen og 3 Professionalisering af indkøb.

Den nye fælleskommunale indkøbsstrategi sætter bl.a. fokus på, at indkøbsfagligheden understøtter kerneforretningens opgaveløsning. Dette hviler fortsat på de grundliggende indkøbsdiscipliner såsom kontraktstyring, og at professionalisering af indkøb videreføres og styrkes. Strategien har været sendt i høring hos Erhvervsudviklingsrådet og Rebild Kommunes MED-organisation med høringsfrist den 20. december. Strategien har endvidere været tilgængelig på Rebild Kommunes høringsportal, hvor alle har haft mulighed for at afgive høringssvar.

På mødet i Erhvervsudviklingsrådsmødet (REUR) den 7. december 2021 blev proceduren for høringsperioden gennemgået. Her var anbefalingen, at REUR og hjalp med at udbrede kendskabet til Indkøbs- og udbudsstrategi og høringsperiode. Strategien blev kort præsenteret på et dialogmøde med Bygge & anlægsbranchen den 8. december 2021 og blev sendt ud via Business Rebilds Nyhedsbrev. Der er modtaget to høringssvar fra Hovedudvalget og SektorMed Center Pleje og Omsorg. Høringssvarene er positive og pointerer vigtigheden af, at arbejdsklausuler er signaleret i materialet. Af begge høringssvar fremgår det, at forvaltningen skal have en opmærksomhed rettet mod hvilke konsekvenser der er, hvis ikke de private leverandører følger de beskrevne strategier - herunder hvordan og hvem, der fører kontrol med det.Forvaltningen foreslår med baggrund i høringssvarene, at der ikke foretages ændringer i Indkøbs- og udbudsstrategien eller Håndbog.

Høringssvarene, kommenteret oversigt over høringssvar, Indkøbs- og udbudsstrategi og Håndbog er vedhæftet som bilag til sagen.Der er forud for den politiske behandling indlagt et temamøde med byrådet den 26. januar 2022.

Der er ingen umiddelbare økonomiske konsekvenser af Indkøbs- og udbudsstrategien.

Forvaltningen indstiller, at udvalget over for Økonomiudvalg og Byråd anbefaler at godkende Indkøbs- og udbudsstrategi og Håndbog.

Kommunerne har pligt til at føre ledelsestilsyn med beskæftigelsesområdet. Kvalitetskontrol af sager er en væsentlig del af ledelsestilsynet, da man her både kan sikre særskilt fokus på borgers retssikkerhed og på effektiv administration.Rammerne for ledelsestilsyn
Kommunernes pligt til at føre tilsyn med beskæftigelsesområdet følger af både Lov om Retssikkerhed og Administration på det sociale område og af Regnskabsbekendtgørelsen.Kommunerne har pligt til at føre tilsyn med kommunale opgaver efter beskæftigelseslovgivningen og øvrige områder, der er omfattet af Lov om Retssikkerhed og Administration på det sociale område. Dette fremgår af Retssikkerhedslovens § 16, der definerer, at der er pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, både med hensyn til indhold af tilbud og måden, hvorpå opgaverne løses. Det fastslås derudover, at formålet med at føre et sådan tilsyn er at påse, at borgerne får den hjælp de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunen har truffet.Da kommunerne også på beskæftigelsesområdet får refusion/økonomisk tilskud fra staten følger, i medfør af Regnskabsbekendtgørelsen, også en pligt for kommunalbestyrelsen til at sikre, at kommunen har etableret betryggende og hensigtsmæssige forretningsgange for sagsbehandling og udbetaling.Der er således flere formål med at føre ledelsestilsyn på beskæftigelsesområdet, nemlig:

• At sikre borgers retssikkerhed
• At sikre korrekt økonomisk forvaltning
• At sikre effektiv administration
• At sikre målopfyldelse

Ledelsestilsyn i Center Arbejdsmarked og Borgerservice (CAB)

I CAB udføres ledelsestilsyn fast i form af:

• Kvalitetskontrol af sager
  Kvalitetskontrol af sager gennemføres ved afslutningen af hvert kvartal og afrapporteres på møder i fagudvalget i februar (4. kvartal foregående år), maj (1. kvartal indeværende år), august (2. kvartal indeværende år) og november (3. kvartal indeværende år). Kvalitetskontrollen for 1. og 3. kvartal gennemføres for jobcenterområderne som tematiserede tilsyn, hvor der sættes fokus på særlige indsatsområder eller områder, hvor der vurderes at være særlig risiko. Kvalitetskontrollen for 2. og 4. kvartal gennemføres for jobcenterområderne som et generelt tilsyn, der sætter fokus på generel overholdelse af de forskellige dele af lovgivningens krav til sagsadministration. Her anvendes en skabelon fra BDO, der også er Rebild Kommunes revisionsselskab, idet anvendelse af dette giver sikkerhed for, at der ved egenkontrollen sættes fokus på de områder, som også følges op af revisionen ved det årlige revisionsbesøg. For så vidt angår tilsyn med udbetaling af ydelser foregår dette ved alle fire årlige kontroller som et generelt tilsyn med udgangspunkt i skabelonerne fra BDO, idet der ikke her vurderes at være behov for tematilsyn.

Det er politisk besluttet, at der gennemgås nedenstående antal sager på de enkelte områder, og revisionen har ved tidligere besøg udtrykt tilfredshed med det udførte ledelsestilsyn.

Ved afrapporteringen af kvalitetskontrollen tages der stilling til, om observerede fejl har karakter af mindre fejl, såsom f.eks. kortere overskridelser af tidsfrister eller om der er tale om fejl, der har haft eller kan få betydning for sagens afgørelse, progressionen i borgerens sag eller for borgerens økonomi. Sidstnævnte kan f.eks. være fejlagtig modregning i borgers ydelse, således at der er udbetalt for lidt eller for meget til borger.

• Løbende opfølgning på opfyldelse af mål, herunder både centralt fastsatte og lokale målsætninger
  Målopfølgning i forhold til mål fastlagt i årets beskæftigelsesplan fremgår af årshjul for planlagte sager. Derudover sættes sager på løbende, som f.eks. Beskæftigelsesministerens benchmark over kommunernes beskæftigelsesindsats, der sædvanligvis offentliggøres 2 gange årligt.

• Budgetopfølgninger, der følger op på de mål, der ligger implicit i budgettet
  Budgetopfølgningerne udarbejdes af Økonomi, der typisk også fremlægger disse for udvalget.

Der iværksættes derudover efter behov særlige undersøgelser eller tilsyn på områder, der giver anledning til særligt fokus f.eks. som følge af en risikovurdering. Dette kan både ske på forvaltningens eget initiativ eller på initiativ fra fagudvalget.

Kvalitetskontrol af sager for 4. kvartal 2021
Der er gennemgået et antal sager svarende til det aftalte, jf. ovenfor. Dog er der udtaget ekstra 10 sager på uddannelseshjælp og en ekstra på ydelsesområdet. Dette er ikke udtryk for en risikovurdering, men alene for interesse fra forvaltningens side.Der er på jobcenterområdet således gennemgået 77 sager, mens der på Ydelsesområderne er gennemgået 28 sager. På jobcentrets områder er der ikke fundet væsentlige fejl af betydning for afgørelse, progression eller økonomi, men der er fundet mange mindre fejl i sagerne. De observerede fejl er bl.a. overskridelser af tidsfrister, manglende registrering af koordinerende sagsbehandler samt mangelfuld systematisk visitation til lovpligtige FVU-screeninger og manglende vejledning om sanktioner. Det er forskelligt fra område til område hvilke fejl, der observeres hyppigst, men der vil blive fulgt op på de observerede fejl med henblik på læring i forhold til det fremadrettede arbejde.På ydelsesområdet er der fundet mindre fejl i 8 af de gennemgåede 28 sager, mens der i fire sager er fundet fejl, der vurderes at kunne være væsentlige i forhold til borgers udbetaling. De fejl, der lovligt har kunnet rettes bagud, er rettet, og fejlene drøftes i faggruppen med henblik på at undgå at lave disse fremadrettet.Forslag til temaer for kvalitetskontrol af sager i 2022
Forvaltningen foreslår, at temaet for kvalitetskontrollen i 1. kvartal omhandler inddragelse af borger i egen sag. Dette tema var også genstand for for temakontrol i 2021, og det gav anledning til en udvalgsbeslutning i det tidligere Arbejdsmarkedsudvalg om at sætte det på igen i 2022.
Forvaltningen foreslår tillige, at temaet for kvalitetskontrollen i 3. kvartal kommer til at omhandle aktiviteten i sagerne med henblik på at få et overblik over, at der løbende igangsættes relevante tiltag i sagerne, når dette er muligt ift. borgers situation.

Forvaltningen indstiller, at

- Beskæftigelsesudvalget tager orienteringen til efterretning.

- Beskæftigelsesudvalget godkender de to foreslåede temaer for kvalitetskontrol i 1. og 3. kvartal 2022.