Forvaltningen indstiller, at Udvalget for Teknik og Miljø over for Økonomiudvalg og byråd anbefaler at vinterregulativet godkendes.

Udvalget for Teknik og Miljø, 7. december 2016, pkt. 218:

Godkendt.

Økonomiudvalget, 14. december 2016, pkt. 262:

Indstilles godkendt.

Per Vilsbøll deltog ikke i behandlingen af sagen.

Rebild kommunes vinterregulativ skal fornyes. Det nye regulativ er udarbejdet på baggrund af bestemmelser i vejloven, lov om offentlige veje nr. 1520 af 27. december 2014 og bestemmelser i privatvejsloven, lov nr. 1537 af 21. december 2010.

Rebild kommunes veje var i det tidligere regulativ opdelt i 5 vintervejklasser. I det nye regulativ er Rebild kommunes veje opdelt i 4 vintervejklasser for at ensartet vinterklasserne for hele Danmark.

Servicemålene i regulativet ser ud som følgende:

Vintervejklasse 1: Gennemfartsveje - Saltning og snerydning udføres på alle tider af døgnet

Glatførebekæmpelse tilstræbes foretaget ved præventiv saltning efter behov

Snerydning igangsættes efter behov, således at færdslen i videst mulig omfang kan afvikles uden gener

Vintervejklasse 2: Fordelingsveje - Saltning og snerydning udføres mellem 03.00 og 22.00

Glatførebekæmpelse foretaget ved konstateret glatføre og kun inden for nævnte tidsrum

Snerydning igangsættes efter behov inden for nævnte tidsrum, således at færdslen kan afvikles i videst mulig omfang unden væsentlige gener.

Vintervejklasse 3: Lokalveje - Saltning/grusning og snerydning udføres kun på hverdage, indenfor normal arbejdstid, mandag-torsdag 7.00-15.45, fredag 7.00-12.00

Indsats igangsættes når opgaverne på klasse 1 og klasse 2 veje tillader det og kun inden for nævnte tidsrum.

Vintervejklasse 4: Øvrige veje - Saltes/grusses og sneryddes kun undtagelsesvis

Kun på hverdage inden for normal arbejdstid, mandag-torsdag 7.00-15.45, fredag 7.00-12.00

Center Plan, Byg og Vej har valgt kun at anvende 2 stiklasser. Vi salter og rydder stierne i byerne og flere stier på landet, men kalder ud til alle stierne ud på en gang, der differentieres ikke mellem serviceniveauet på stierne. Dog er der enkelte stier som ikke saltes eller sneryddes. De stier fremgår af kortet.

I forhold til grundejerne kan kommunen efter vejlovens §64, efter forhandling med politiet bestemme, at grundejere hvis ejendom i byer og bymæssige områder grænser op til kommunevej eller offentlig sti, skal snerydde, glatførebekæmpe og renholde fortov og sti. Med fortov og sti sidestilles færdselsarealer, der overvejende er bestemt for gående færdsel. Hvor grundejeren ikke har direkte adgang til fortov og sti påhviler det kun grundejeren såfremt, at arealet ligger i ubrudt forlængelse af en adgang til ejendommen for eksempel ved en hjørnegrund eller at ejeren efter ansøgning har fået tillladelse til at etablere en adgang.

Center Plan Byg og Vej har efter den nye lovs vedtagelse gennemgået byerne for fortovsstrækninger, hvor kommunen har rydningspligten i forhold til den nye vejlov. Over 7 kilometer fortov har Rebild kommune fået rydningspligten på i forhold til tidligere og har derfor været nødt til at at oprette 2 selvstændige fortovsruter i vinterberedskabet i henholdsvis Skørping og Støvring.

Link til kortbilag: 

http://drift.kortinfo.net/Map.aspx?Site=Rebild&Page=Indlejringskort&Background=2731&Themes=181487,285700&WestPanel=hide&ThemesPanel=hide&BBox=527671.265828591;6279091.656389629;578027.4898285911;6315439.560389629&Client=Auto 

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget anbefaler at byrådet træffer beslutning om

Økonomiudvalget, 14. december 2016, pkt. 268:

Indstilles godkendt.

Per Vilsbøll deltog ikke i behandlingen af sagen.

Formålet med udbud er at sikre en åben konkurrence, der giver de bedste priser til gavn for kommunens samlede økonomi. Der er i budgettet opstillet besparelseskrav på 2,5 mio.kr. som skal opnås ved udbud. Dette krav er opnået pt. men ved nye udbud/genudbud kan der være en risiko for, at priserne stiger og de opnåede besparelser forsvinder. Det afhænger i et stort omfang af konjunkturerne og markedssituationen. Generelt opnås de bedste priser ved at Rebild Kommune deltager i udbud sammen med andre kommuner for at opnå volumen. Jf. kommunens udbudspolitik søges udbud dog tilrettelagt således at lokale leverandører kan byde på opgaverne.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførsel af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer.

Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere. Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%).

Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre. Indkøbskontoret har i 2017 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2017. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2017.

Efter Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik skal der årligt udarbejdes en udbudsplan vedr. varer og tjenesteydelser, der forlægges til godkendelse i byrådet.

Indkøbskontoret har derfor udarbejdet en udbudsplan for 2017, der viser, hvilke udbud Rebild Kommune selv gennemfører og udbud Rebild Kommune på anden måde deltager i.

Udbudsplanen er vedlagt som bilag til dagsordenen.

I forbindelse med udarbejdelse af udbudsplanen har indkøbskontoret forespurgt hvert enkelt center om, hvilke udbud de forventer at gennemføre i 2017. Udbudsplanen er

derfor resultatet af tilbagemeldingerne fra centrene kombineret med de udbud, der gennemføres eller koordineres af indkøbskontoret.

Folketinget vedtog i 2015 en ny udbudslov, der implementerer det nyeste EU – udbudsdirektiv. Vedtagelse af udbudsloven medfører bl.a., at annonceringspligten efter tilbudsloven ophæves, og at indkøb/opgaver mellem 500.000 kr.

og tærskelværdien for EU - udbud på 1,51 mio. kr. ikke længere skal annonceres. Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik blev i 2016 evalueret og tilrettet i overensstemmelse hermed.

Udbudsplanen er en oversigt over de områder, hvor Rebild Kommune i 2017 skal opfylde sin udbudspligt. Alt afhængigt af indkøbenes økonomiske værdi skal der gennemføres udbud (tærskelværdi 1,558 mio. kr. i 2017). Rebild Kommune kan opfylde udbudspligten ved selv at gennemføre udbud, eller ved at deltage i udbud, der gennemføres af andre, herunder navnlig Jysk Fællesindkøb og SKI.

Når et udbud er godkendt på udbudsplanen, gennemføres udbuddet i overensstemmelse med Rebild Kommune af forvaltningen, der også tager stilling til endeligt valg af leverandør.

Af første kolonne i udbudsplanen fremgår, hvem der står for at gennemføre udbuddet.

Anden kolonne i udbudsplanen viser, hvilket af Rebild Kommunes centre, der har ansvaret for udbuddet og for implementering af kontrakten.

Rebild Kommune har i 2011 besluttet, at kommunen tilslutter sig de KL-forpligtende aftaler, der udbydes af SKI på vegne af KL.

Rebild Kommunes indkøbskontor gennemfører hvert år 2 til 3 udbud for Jysk Fællesindkøb på vegne af de øvrige kommuner i samarbejdet. I 2017 skal indkøbskontoret udbyde service af ventilationsanlæg og tolkeydelser, samt deltage som brugergruppemedlem i SKI udbuddet af AV udstyr for Jysk Fællesindkøb.

Derudover er indkøbskontoret ansvarlig for at implementere de udbud, der gennemføres af Jysk Fællesindkøb, således de udbudte aftaler kan anvendes af Rebild Kommunes medarbejdere.

Oversigt over løbende indkøbsaftaler:

Sammen med udbudsplanen fremlægges en kontraktoversigt over, hvilke løbende indkøbsaftaler der d.d. er indgået af Rebild Kommune efter udbud.

Oversigten indeholder ikke oplysning om:

- enkeltstående kontrakter, eksempelvis bygge- og anlægskontrakter på konkrete byggerier eller kontrakter med tekniske rådgivere om enkeltstående projekter

- løbende kontrakter der ikke er udbudspligtige, og derfor er indgået af Rebild Kommune uden afholdelse af udbud (eksempelvis planteservice, køb af kugledyner og skæmbriller).

For de kontrakter der udløber i 2017 og første kvartal af 2018 er der i oversigtens yderste kolonne en indstilling om, hvorvidt kontrakten skal forlænges eller erstattes af eksempelvis et nyt udbud.

Langt de fleste løbende indkøbsaftaler indgås for en 2 årig periode og indeholder derudover to optioner på forlængelse af kontrakten, typisk i 2 x 12 måneder. Indkøbsaftalernes samlede løbetid er derfor typisk 4 år, hvis begge optioner udnyttes.

Optionerne på forlængelse af indkøbsaftalerne udnyttes i langt de fleste tilfælde, og det er eksempelvis kun i de situationer, hvor der er problemer med leverandørens opfyldelse af en indkøbsaftale, at en option ikke udnyttes.

Udbudsplanen for Jysk Fællesindkøb er tilrettelagt på baggrund af, at optionerne på forlængelse af Jysk Fællesindkøbs kontrakter udnyttes fuldt ud. Hvis optionerne ikke udnyttes, er der ikke planlagt udbud der kan erstatte de kontrakter, der udløber.

Tilsvarende er gældende for de udbud, der er planlagt af Rebild Kommune.

Hvis byrådet beslutter, at en option ikke skal udnyttes kan dette betyde ekstraomkostninger til ekstern konsulent til gennemførsel af udbuddet i 2017.