Kommunernes Revision BDO har fremsendt deres løbende revisionsberetning nr. 5 og 6 for 2014. Beretningen er udarbejdet i henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Rebild Kommune. Beretningen omfatter revisionsarbejder vedrørende 2014 udført indtil ultimo februar 2015.

Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger.

Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger.

Revisonen har fulgt op på tidligere revisionsbemærkning i beretning nr. 4 personsager på det sociale område vedrørende især merudgifter til børn og voksne og tabt arbejdsfortjeneste.

Revisionen konstaterer, at Rebild Kommune i umiddelbar forlængelse af revisionsbemærkningen har iværksat en handleplan - godkendt af byrådet den 18. september 2014- for at sikre korrekt udbetaling. Revisionen konkludere endvidere at de i perioden 28 august 2014 - 9. september har udført en udvidet revision af alle aktive sager på området og forestået en kompetenceudvikling af medarbejderne. De vil foretage en ny opfølgning ved den løbende revision i 2015.

Ankestyrelsen har endvidere fremsendt en decisionsskrivelse vedrørende 2013, hvor de anmoder om en redegørelse på status for ovenstående. Forvaltningen anbefaler at Rebild Kommune fremsender løbende beretning nr. 6, samt behandling heraf, som besvarelse. Ankestyrelsens decisionsskrivelse konkludere udover førnævnte at kommunens refusionshjemtagelse er tilfredsstillende.

Generelt

Revisionen er udført ved stikprøver med det formål, at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

I forbindelse med revisionen vurderes det endvidere, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde.

Revisionen har undersøgt følgende:

Regnskabsføring og interne kontroller, herunder Kasse- og regnskabsregulativet, bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller.

Det er revisionens opfattelse, at områderne er velbeskrevet og velfungerende og dermed tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde.

Bilagsbehandling, herunder funktionsadskillelse og interne kontroller.

Det er revisionens opfattelse, at bilagsbehandlingen er velfungerende og hensigtsmæssig tilrettelagt, hvor økonomiafdelingen har et tæt tilsyn til bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. 

Beholdningseftersyn, herunder gennemgang af udvalgte balanceposter, samt decentralt besøg på to ældrecentre.

I forhold til decentralt besøg er det revisionens vurdering at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende arbejdsrutiner, dog har revisionen noteret et par administrative forretningsgange som ændres fremadrettet. Ét ældrecenter administrerer tre legater som ikke umiddelbart er indregnet i kommunens status - Fællescenter Økonomi følger herpå og indregnet disse fremadrettet.

Budget- og bevillingskontrol (økonomivurderinger)

Det er revisionens opfattelse, at budgetopfølgningen er foretaget i overensstemmelse med de regler, som byrådet har vedtaget samt de generelle bestemmelser i Styrelsesloven.

Løn- og personaleområdet, herunder forretningsgange og sagsrevision, samt vederlag m.v. til politikere.

Det er revisionens opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssig. Revisionen har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver.

Revision af de sociale områder med statsrefusion, herunder personsager.

Ved revisionen er der udover den almindelige sagsrevision, påset at der er sket opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger jfr. bemærkninger under punktet "Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger".

Det er revisionens opfattelse, at administrationen har fulgt op på de tidligere afgivne bemærkninger og iværksat de aftalte tiltag. På den baggrund vurderer revisionen endvidere, at den udførte sagsrevision, på trods af enkelte fejl og områder hvor der er behov for opstramninger, at områderne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler.

Senere i 2015 afgives der beretning for årsregnskabet.

ingen 

Arbejdsmarkedsudvalget, 13. april 2015, pkt. 31:

Indstillingen blev godkendt. 

Sundhedsudvalget, 14. april 2015, pkt. 50:

Indstillingerne blev godkendt

Børne- og Ungdomsudvalget, 15. april 2015, pkt. 46:

Børne- og Ungdomsudvalget indstillede revisionsberetningen godkendt.

Bent Skovgaard Olsen og Michael Portefee Lex deltog ikke i behandlingen af sagen. 

Formål og mål

Byrådet besluttede i forbindelse med vedtagelsen af budget 2015, at der skal iværksættes en proces med størst mulig inddragelse af MED-udvalg i forbindelse med budget 2016, hvor målet er at finde 10 millioner kr. på driften og drøfte, hvor et eventuelt råderum kan gøre størst gavn.

Målet med inddragelsen af MED-udvalgene har været at få en bred samling af idéer fra hele organisationen. MED-udvalgene har haft til opgave at diskutere og komme med forslag til, hvordan Rebild Kommune kan løse sine opgaver lige så godt eller bedre med færre ressourcer, hvordan der kan investeres og dermed spare på længere sigt samt diskutere, hvilke områder der har mest brug for midler, når byrådet skal prioritere.

Processen

I første del af processen fik MED-udvalgene tilsendt en pakke med dialogværktøjer med råd og vejledning til, hvordan udvalgene kunne facilitere rammerne for diskussion og forslag. Hvert enkelt forslag skulle uddybes og vurderes.

Det indsendte materiale fra MED-udvalgene blev efter bearbejdning talt op til 236 effektiviseringsforslag, heraf 155 forskellige. Dertil var der 50 forslag til hvad et økonomisk råderum kan anvendes til.

Herefter blev de 155 effektiviseringsforslag delt op efter område og herefter sendt til kvalificering og vurdering hos de pågældende centerchefer og direktion. Vurderingen bestod af tilkendegivelse i henhold til potentiale estimat, tidshorisont, gennemførlighed samt risikovurdering af det enkelte forslag. Forslagene til økonomisk råderum er på nuværende tidspunkt gennemset og bliver ikke behandlet yderligere før effektiviseringsforslagene er færdigbehandlet.

Efterfølgende er effektiviseringsforslagene blevet drøftet på byrådets visionsseminar, hvor alle forslag blev præsenteret og herefter drøftet i plenum. Efter visionsseminaret modtog hver enkelt byrådsmedlem link til en spørgeskemaundersøgelse. Her blev det enkelte byrådsmedlem bedt om at tage stilling til hvert af de 155 effektiviseringsforslag. Der skulle tilkendegives et "ja" eller "nej" til om forslaget skulle undersøges yderligere eller ej.

84% eller 21 byrådsmedlemmer har taget stilling til de 155 effektiviseringsforslag, et enkelt byrådsmedlem har besvaret delvist. Besvarelserne er afgivet og bearbejdet anonymt.

Spørgeskemaundersøgelse

Enkelte hovedresultater fra spørgeskemaundersøgelsen, hvor der forekommer flere forslag indenfor samme område, er:

• Energibesparelser og generelt det at tænke grønt er byrådsmedlemmerne overvejende for at undersøge nærmere.

• Strukturændringer i organisationen, Rebild Kommune. Ændringer så som lukning af forskellige institutioner, samle den centrale adminsitration, omstrukturering af centerstrukturen og lignende. Her er tilkendegivelserne blandede. Byrådmedlemmerne er fx overvejende for en nærmere undersøgelse af center- og mellemlederstrukturen og delt i interessen for en nærmere undersøgelse af strukturen på skole- og dagplejeområdet.

• Arbejdsgange og ressourcebrug. Her er der en generel interesse for at arbejde videre med kortlægning og optimering af nuværende arbejdsgange og ressourceforbrug internt i kommunen.

• IT og digitalisering er et område, hvor byrådsmedlemmerne tilkendegiver, at der er potetentiale for effektivisering og det skal undersøges nærmere. Det drejer sig fx om udstyr, software, it-kompetencer og generelt velfærdsteknologiske løsninger.

I bilagene er forslagene fordelt på de enkelte fagudvalgs områder. Forslag af mere generel karakter og forslag, der går på tværs og dækker flere fagområder, er listet i det bilaget, der dækker Økonomiudvalgets området. Yderst til højre i skemaerne med forslagene er angivet "prioritet". "Høj" dækker her over, at 11 eller flere byrådsmedlemmer har tilkendegivet at forslaget bør undersøges nærmere, "lav" at færre end 11 byrådsmedlemmer mener forslaget bør undersøges nærmere.  

Økonomien kendes endnu ikke. Når der er taget stilling til hvilke effektiviseringsforslag der skal arbejdes videre med, vil besparelsen af de pågældende forslag blive beregnet nærmere.

Forvaltningen indstiller

Efter behandling i Økonomiudvalget udsendes via nyhedsbrev/Kulissen information til de ansatte/MED-udvalgene orientering om hvilken proces omkring den videre behandling af forslagene der er planlagt.