Sundhedsudvalget bad på deres møde d. 12. juni 2018 om at få en orientering/status på KMD Nexus og Fælles Sprog III.

I Center Pleje og Omsorg, dele af Center Sundhed, Kultur og Fritid samt dele af Center Familie og Handicap er der i øjeblikket en proces i gang med at indføre en ny dokumentationsmetode - Fælles Sprog III og et nyt IT system - KMD Nexus.

Metoden Fælles Sprog III (FSIII) er et lovkrav, og KMD Nexus indføres, da den nye dokumentationsmetode ikke kan fungere sammen med det hidtidige IT system Care. Det betyder, at IT systemet Care er lukket. Dog kører det i første omgang videre med Care Hjælpemiddel, hvor i hele administrationen af de mange genbrugshjælpemidler styres.

Kommunernes Landsforening har forpligtet sig til, at FSIII er implementeret i alle landets kommuner inden udgangen af 2018. Implementeringen af FSIII er derfor en skal-opgave i Rebild Kommune som i alle landets øvrige kommuner.  

FSIII er en metode til fælles dokumentation og kommunikation inden for sundheds- og ældreområdet, der skal bidrage til sammenhæng, kvalitet og effektivisering i den kommunale indsats rettet mod borgerne. Metoden skal desuden føre til, at der kan udvikles sammenlignelige data på landsplan. I første omgang omfatter metoden alle medarbejdere, der møder borgere i forbindelse med genoptræning, praktisk hjælp, pleje- og sundhedsydelser. Der opereres derfor indenfor to lovgivningsområder Serviceloven § 83, 83a og 86 samt Sundhedsloven § 138. Der er i forbindelse med Sundhedsloven §138 Hjemmesygepleje store krav til dokumentation fra Sundhedsstyrelsen, og der føres tilsyn fra Styrelsen for Patientsikkerhed.

Metoden vil blive videreudviklet løbende. Der er i øjeblikket et arbejde i gang i regi af Kommunernes Landsforening på træningsområdet (Sundhedsloven § 140) samt på Socialområdet, hvorfor der vil komme nye implementeringsforløb, når disse områder er færdigudviklede.

Hvad betyder FSIII for borgere og medarbejdere?

FSIII skal være med til at sikre, at borgerne oplever en sammenhæng i de sundheds- og serviceydelser, de modtager. Dette gøres ved en højere grad af borgerinddragelse, så medarbejderne arbejder henimod de mål, der er sat sammen med borgerne.

For medarbejderne vil FSIII betyde, at den fælles dokumentation omkring borgerne bliver lettere og mere ensartet, og de vil få mulighed for at danne sig et bedre overblik over borgerens samlede situation og de ydelser, som borgeren modtager, idet alle medarbejdere dokumenterer i det samme system. 

Status i Rebild Kommune

Processen er godt i gang. Tre systemadministratorer (en fra hvert center) er blevet undervist i selve systemet, så det fremadrettet er muligt at lave egne tilpasninger af systemet indenfor de tre centre. Ca 750 medarbejdere fra de tre centre er blevet undervist i metoden FSIII og det nye IT system - KMD Nexus.

Der er konverteret data fra det gamle system til KMD Nexus, men da metoden er anderledes, og alle oplysningerne ikke har kunnet overføres automatisk, er supplerende oplysninger på hver eneste borger blevet flyttet manuelt. I nogle tilfælde har det været nødvendigt, at gennemgå alle borgere flere gange. For at give et billede af konverteringsopgaven, er der i skemaet herunder en oversigt med cirka angivelse af konverterede borgeroplysninger:

Målet for processen har været sikker drift, og at det blev gjort på kortest mulig tid. Dette har ikke kunnet lade sig gøre uden brug af ekstra ressourcer - især i CPO - hvor man drifter kerneopgaver hele døgnet.

Den 29. maj 2018 blev det gamle IT system Care lukket og er nu kun tilgængeligt med en se-adgang, så al dokumentation foregår nu i KMD Nexus.

Der har været lagt og lægges stadig mange timer i opsætnings- og dokumentationsopgaven, men forløbet er indtil nu er gået godt uden de store uforudsete driftsforstyrrelser.

Forventninger til resten af 2018

Der er stadig behov for manuelt at oprette oplysninger på borgerne i KMD Nexus. Oplysninger, der ikke blev overført i første omgang, da der var fokus på at få de mest vigtige oplysninger over, inden det gamle system lukkede.

Det er nødvendigt at have fokus på vedvarende undervisning i både FSIII og KMD Nexus. Det betyder, at der i resten af 2018 er et stort behov for, at alle 750 medarbejdere lærer at bruge FSIII og KMD Nexus rigtigt, så de kan dokumentere korrekt. Implementeringen af FSIII og KMD Nexus skal ses som en investering, hvor brug af ressourcer og arbejdsgange optimeres.

Implementeringen er bundet op af en superbrugerorganisering, så der på alle arbejdspladser er udpeget superbrugere, der skal sikre den daglige undervisning, opfølgning på brugen af systemet samt medvirke til besvarelse af de spørgsmål, der opstår dagligt. KMD Nexus er meget mere fleksibelt end Care, men det bevirker også, at der er flere opgaver for systemadministratorerne. Det er derfor nødvendigt at bemande denne funktion anderledes fremadrettet. Styregruppen for implementeringen af Fælles Sprog III og Nexus tager beslutning om systemadministratorfunktionen efter sommerferien, når behovet er undersøgt.

Da det gamle Care Hjælpemiddelsystem lukker senest juni 2019, skal der i efteråret 2018 tages stilling til, hvilket nye system, der skal vælges. Der kommer nye implementeringsopgaver i forbindelse med at FSIII Træning og Social bliver færdigudviklet. Dette forventes i 2019. 

Implementering af Nexus og FSIII skal ses som en investering, idet der herved sker en optimering i brug af ressourcer og arbejdsgange. Der har ikke overordnet været afsat midler til implementering af KMD Nexus og FSIII. I nedenstående tabel er der en oversigt over de forbrugte timer til implementering til og med juli 2018 samt det forventede timeforbrug fra 1.8.2018 til 31.12.2018.

De forbrugte timer i CFH og CSFK er timer, som er gået fra andre arbejdsopgaver, hvilket har nedbragt serviceniveauet på nogle områder, men det har ikke direkte kostet penge til vikardækning. Der kan derfor ikke sættes beløb på, hvad det har kostet. Det synliggør, at der er brugt rigtigt mange timer, som kunne være brugt på andre opgaver, som dermed har været nedprioriteret i perioden, og det kan betyde efterslæb af arbejdsopgaver. Timerne til systemadministratorerne i CFH og CSFK er som sagt estimater, da dette endnu ikke er besluttet.

Den næste tabel er CPO's timeforbrug omregnet til netto-udgifter. Det er bedste bud på de merudgifter, der har været forbundet med KMD Nexus. Dvs. de ekstraordinære udgifter, som har været nødvendige, for at opretholde et bestemt serviceniveau i hjemmepleje, på ældrecentre og sygepleje primært.

Gældende for den nuværende status på forbrugte timer i CPO vedr. implementering af Nexus er, at specielt sygeplejen har brugt mange timer. Nettoudgiften bliver ekstra høj ved sygeplejen, fordi de ikke kan få VEU-godtgørelse for deres kurser. Desuden har sygeplejen skullet bistå med konvertering af data samt råd og vejledning på alle områder, der leverer sygeplejefaglige opgaver. Der ud over deltog FSIII instruktør fra sygeplejen i samtlige undervisningstimer på SOSU Nord for sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter.

Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Sundhedsudvalget, 14. august 2018, pkt. 85:

Taget til efterretning.Et flertal i Sundhedsudvalget indstiller til Økonomiudvalget på baggrund af Økonomivurdering 2, at der gives en tillægsbevilling på 3,5 mio. kr. til finansiering af engangsudgiften til implementeringen af Nexus.Venstre ønsker at afvente et notat, som belyser erfaringerne fra andre kommuner.

Økonomiudvalget, 22. august 2018, pkt. 190:

Et flertal (Venstre, Radikale Venstre, Konservative) anerkender udfordringen og ønsker at se erfaringer fra andre kommuner og at tage stilling til finansieringen ved regnskabsafslutningen.

Dansk Folkeparti, Den sociale Fællesliste, Socialdemokraterne tilslutter sig flertalsindstillingen fra Sundhedsudvalget.

Der blev i forbindelse med budget 2018-21 besluttet at afsætte 16. mio. kr. til en ny daginstitution i Støvring med plads til 30 vuggestuebørn og 60 børnehavebørn. Placering af institutionen er faldet på et område Øst for Støvring Kirke og i nærhed af den nye Klepholmvej med ny broforbindelse over jernbanen, se vedlagte kortbilag. Arealet erhverves i en forhåndsaftale i efteråret 2018 af Banedanmark, lokalplanarbejdet pågår allerede og forventes godkendt på byrådsmødet i december 2018.

De seneste beregninger af kapacitet på 0-5 års området i Støvring viser, at der i 2021 vil mangle imellem 10 og 50 pladser samlet, jf. punkt 105 på dagens møde samt punkt 67 på Børne- og Familieudvalgets møde i maj 2018. Herefter vil der med de nu kendte prognoser være tilstrækkelig kapacitet i en årrække. Børne- og Familieudvalget besluttede på møde d. 13. juni 2018, at forvaltningen skal undersøge merpris ved udvidelse af institutionen på Klepholmvej til 40 vuggestuebørn og 80 børnehavebørn. Dette vil give 30 ekstra pladser på 0-5 årsområdet og vil give gode muligheder for at håndtere kapacitet fremover. Det er forvaltningens vurdering, at en sådan udvidelse vil koste 6 mio. kr. Da udbudet af byggeriet starter med nærværende sag, kræver en udvidelse en budgetmæssig stillingtagen på byrådsmødet d. 31. august 2018 jf. afsnit om økonomi.

Forvaltningen ønsker, at Børne og ungdomsudvalget tager stilling til hvordan projektet udbydes, og vil i det efterfølgende redegøre for to muligheder.

Bæredygtigt byggeri – DGNB

Denne udbudsform er den samme som på daginstitutionen "Rådyret". Forvaltningen ser det som en klar fordel, at høste de gode erfainger fra denne proces, samt de kvalitetsmæssige løft der måtte være ved at genbruge dele af udbudsmaterialet, deril kommer at forvaltningen er blevet uddannelsesmæssigt opkvalificeret i viden omkring bæredygtighedsprincipperne bag DGNB.

Et projektet der udbydes i totalentreprise - er afholdt ved en omvendt licitation, hvor totalentreprenøren bedes om at komme med så meget som muligt indeholdt i projektet ud fra en forudgiven pris. Projektet vil udbydes, så det skal certificeres efter DGNB.

En certificering efter DGNB betyder, at den nye daginstitution skal bygges som et bæredygtigt byggeri. På vedlagte bilag ”DGNB” redegøres nærmere for certificeringsmetoden. Hvis Rebild Kommune vælger dette, sendes et klart signal til omverdenen om at man ønsker høj kvalitet i byggeriet, en sund bygning for både børn og personale og en bygning med lave drift og vedligeholdelsesomkostninger.

Forvaltningen vil i samarbejde med en bygherrerådgiver og en DGNB konsulent udarbejde et byggeprogram og konkurrencegrundlag i samarbejde med brugerne. Der prækvalificeres, efter offentligt udbud, herefter 4 totalentreprenører til at byde på opgaven. Erfaringer fra udbuddet på "rådyret", hvor processen måtte udskydes pga. en totalentreprenør, som valgte at trække sig i sidste øjeblik, samt et mere tilspidset marked i byggebranchen, gør at forvaltningen anbefaler at indbyde prækvalificere 4 totalentreprenører. Hver totalentreprenør stiller med et team bestående af arkitekter, ingeniører samt DGNB konsulent/auditor. Vi vil modtage tre forskellige skitseforslag, som udvalget vil blive præsenteret for i februar/marts 2019.

En totalentreprise giver mulighed for at dele af projekteringen og udførelsen kan foregå sideløbende, og det vil være totalentreprenøren som varetager alle planlægnings-, styrings-, og byggeledelsesopgaver. Bygherrerådgiveren og DGNB konsulenten vil følge projektet frem til aflevering. Forvaltningen ser en stor fordel i at genbruge al den viden og erfaringer fra processen, brugerinddragelsen, udbudsmateriale og hermed også bygherrerådgiveren (MOE a/s) fra ”Rådyret”. Forvaltningen vurderer, at der ligger en stor synergieffekt og tilmed besparelse af tid ved at kun at indhente 1 tilbud fra samme bygherrerådgiver, som på ”Rådyret”. Jf. udbudsloven er det tilladt kun at indhente 1 tilbud ved indkøb af tjenesteydelser under 500.000 kr., men jf. Rebild Kommunes udbudspolitik punkt 4.2 skal indkøb og varer og tjenesteydelser over 50.000 kr. udsættes for konkurrence.

I vedhæftet "2018.07.03_Totalentreprise_Procesplan_Klepholmvej ny institution" redegøres for den forventelige proces frem til en aflevering medio 2020. Fordele og ulemper er oplistet i følgende skema:

Offentlig fagentreprise

Projektet udbydes traditionelt i offentlig fagentreprise, hvor forvaltningen først vil udbyde totalrådgivningsydelsen i en indbudt licitation. Totalrådgiveren udarbejder i samarbejde med brugerne et byggeprogram og efterfølgende projektforslag.

Totalrådgiveren vil stå for hele projekteringen og byggeledelsen. Der udarbejdes et færdigt hovedprojekt, som udbydes offentlig, og hvor de entreprenører som ønsker det, vil kunne byde ind på opgaven. Projektet vil forventes, at kunne udbydes december/januar.

I vedhæftet "2018.07.03_Fagentreprise_Procesplan_Klepholmvej ny institutionProcesplan_fagentreprise" redegøres for den forventelige proces frem til en aflevering medio 2020.

Begge udbudsformer
 
- Den nye institution forventes at kunne afleveres medio 2020, uanset hvilken udbudsmetode der vælges. Ca. 1 måneds forskel i procestidsplanen.

- Endelig forslag til lokalplanen, hvorpå daginstituionen er beliggende, forventes godkendt i byrådet 20.12.2018

- Der er endnu ikke lavet jordbundsundersøgelser af grunden eller arkæologiske forundersøgelser. Der er indhentet tilbud og arbejdet forventes igangsat i løbet af oktober 2018. I både tidsplan og budget tages der forbehold for eventuel jordforurening eller fund af fortidsminder.  

Der blev i forbindelse med budget 2018-21 besluttet at afsætte 16. mio. kr. til en ny daginstitution i Støvring i 2019.

Vælges der offentlig fagentreprise vil der blive afholdt licitation for totalrådgiver i oktober. Totalrådgiverens arbejde med den indledende brugerproces frem til udbud i fagentreprise i april 2019, samt geotekniske undersøgelser, arkæologiske jordbundsundersøgelser mm. forventes at udgøre 1.350.000 kr., hvilket ønskes frigivet. Restbudgettet til byggestyring, inventar og øvrige anlægsøkonomi forventes frigivet i byrådet i maj 2019.

Vælges der DGNB projekt i totalentreprise vil bygherrerådgiver udarbejde konkurrencemateriale i oktober-december og økonomi til bygherrerådgivning, vederlag, geotekniske undersøgelser og arkæologiske jordbundsundersøgelser ønskes frigives, hvilket forventes at udgøre 850.000 kr. Det endelige vinderprojektet skal godkendes på BFU i marts 2019, hvorefter resten af anlægsøkonomien skal frigives.

Udvidelse til en 40/80 daginstitution må forventes at give en merudgift på 6 mio. kr. Dette er baseret på erfaringstal med antal kvadratmeter pr. barn i Rebild Kommunes andre daginstitutioner, samt en forventet udgift pr. kvadratmeter fra daginstituionen "Rådyret". Merudgift på 6.000.000 kr. forventes først udmøntet i 2020, da en væsentlig del af anlægsarbejdet først udmøntes fra januar-juni 2020. Såfremt udvalget ønsker en sådan udvidelse af institutionen, foreslås merudgift indarbejdet i budget for 2020.

Forvaltningen vurderer at der er behov for periodeforskydning af nogle de afsatte midler, for at kunne indgå kontrakt med bygherrerådgiver/totalrådgiver, samt iværksætte geotekniske undersøgelser og arkæologiske jordbundsundersøgelser.

Forvaltningen indstiller, at Børne- og familieudvalget beslutter:

- At projektet skal udbyde som et bæredygtigt DGNB-projekt i totalentreprise med forudgående offentlig prækvalifikation eller en traditionel offentlig udbud i fagentreprise.

- At der kan indgåes kontrakt med bygherrerådgiveren fra "Rådyret" (MOE a/s), såfremt der vælges et DGNB- projekt

- Om der ønskes bygget en 30/60 institution eller en 40/80 institution

Forvaltningen indstiller, at Børne- og Familieudvalget overfor Økonomiudvalg og byråd anbefaler:

- At der frigives økonomi til rådgiver og indledende jordbundsundersøgelser mv. (beløb afhænger af udbudsform: 850.000 kr. ved valg af DGNB projekt eller 1.350.000 kr. ved valg af offentlig fagentreprise)

- At der periodeforskydes op til kr. 1.350.000 kr. fra 2019 til 2018.

- At en eventuelt udvidelse til en 40/80 institution indarbejdes i budget for 2020 . Børne- og Familieudvalget, 15. august 2018, pkt. 106:

Et enigt udvalg ønsker, at der bygges en 40/80 institution. Udvalget ønsker at se en nærmere beregning af budget for udvidelse.

Et enigt udvalg indstiller til Økonomiudvalg og byråd, at udvidelse til en 40/80 institution indarbejdes i budget for 2020.

Et flertal i Børne- og Familieudvalget bestående af Jesper Greth, Lene Schmidt Aalestrup, Maybritt Toft Pedersen og Tommy Degn ønsker, at projektet udbydes som offentligt udbud i fagentreprise. Flertallet ønsker redegjort for mulighed for at øge fokus på bæredygtighed ved udbud i fagenterprise.

Thøger Elmelund Kristensen ønsker udbud som DGNB-projekt og ønsker sagen behandlet i byrådet.

Udvalget indstiller til Økonomiudvalg og byråd, at der frigives økonomi til rådgiver og indledende jordbundsundersøgelser mv., samt at der periodeforskydes midler fra 2019 til 2018.

Økonomiudvalget, 22. august 2018, pkt. 187:

Indstilles godkendt som indstillet af Børne- og Familieudvalget, idet et flertal (Venstre, Konservative, Dansk Folkeparti, Den sociale Fællesliste) tilslutter sig flertalsindstillingen fra Børne- og Familieudvalget om udbud.

Socialdemokraterne og Radikale Venstre tilslutter sig indstillingen fra Thøger Elmelund Kristensen om udbud som DGNB.