Forvaltningen indstiller,

Kultur- og Fritidsudvalget, 31. januar 2017, pkt. 16:

Indstilles godkendt.

Taget til efterretning. 

Puljen for 2017 er på 5.893.935 kr. inkl. forventede overførsler fra 2016 og fratrukket akutpuljen. Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 75% af det samlede budget, er på 6.553.125 kr. Dermed er der et gab på cirka 650.000 kr. Forvaltningen vurderer dog, at der vil være balance, idet erfaringer fra tidligere år viser, at ikke alle haller gennemfører projekter, som de får bevillinger på. Derfor har forvaltningen besluttet af udsende bevillingsbreve på samtlige projekter - med forbehold for det nævnte gab på 650.000 kr.

Forvaltningen orienterer hermed om udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen i 2017. Udmøntningen finder sted på basis af de politisk vedtagne retningslinjer for puljen, samt på basis af udvalgets principbeslutning den 16. august 2016 om, at der fremadrettet kun gives kommunalt tilskud til prioritet 1 og 2 projekter.

Prioritering af projekter

Halvedligeholdelsesprojekter er kategoriseret på følgende vis:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Udvalget har på mødet den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud til prioritet 3 projekter. Årsagen til dette er, at det har været nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen jf. Rambølls oversigt ikke kan bære alle prioritet 1, 2 og 3 projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en øget egenfinansering, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3 projekter.  

Kort om puljens retningslinjer

Såfremt der er prioritet 1 og 2 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis hallen ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2017, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2018.

Hallernes egenfinansiering: Rebild Kommune betaler 75 % og hallen 25 %. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at låneomlægning ikke er en mulighed. Låneomlægning kan kun anvendes i forbindelse med nyanlæg og ikke til vedligeholdelsesopgaver. Fremtidige ansøgninger behandles enkeltvis og konkret.

Akutpuljen: Akutpuljens størrelse fastsættes til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 25 %. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler: Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.  

Oversigt over årets projekter/ 2017 puljen: 

 I alt 8 projekter overføres fra 2016, da disse ikke er gennemført. Desuden er der 11 nye projekter under 2017 puljen. Dvs. at ialt 19 projekter kommer under 2017 puljen.  

Forvaltningen indstiller,

- godkender den overordnede tidsplan

- over for Byråd indstiller at frigive 3,3 mio.kr. af puljen til helhedsorienteret energi- og bygningsrenovering til projektets udførelse

Kultur- og Fritidsudvalget, 31. januar 2017, pkt. 20:

Indstilles godkendt under forudsætning af Økonomiudvalgets godkendelse den 8. februar 2017.

Projektet har i henhold til tidligere udført energiscreeningsrapport en anslået anlægssum på 3,8 mio kr. som er finansieret således:

Under forudsætning, at Økonomiudvalget på sit møde d. 8. februar 2017 godkender forvaltningens indstilling om prioritering af midler til helhedsorienteret energi- og bygningsrenovering, omfatter energirenoveringen af STUB-Huset følgende arbejder:

- Udskiftning af tag + efterisolering.

- Udskiftning af rytterlys.

- Installering af ventilationsanlæg.

- Etablering af nyt terrændæk i gangareal.

For at kunne gennemføre energirenoveringen med mindst mulig gene for STUBhusets brugere og Kulturskolens aktiviteter har forvaltningen ultimo 2016 startet proces med indledende afklaringer af mulighederne. 

Den 19.12.2016 har forvaltningen holdt et indledende møde med den daglige leder af STUBhuset samt en repræsentant fra bestyrelsen. Der blev her opnået enighed om, at energirenoveringen vil kunne gennemføres i perioden uge 26-34 2017. Denne renoveringsperiode vil medføre mindst mulig gene for STUBhusets brugere samt for Kulturskolens aktiviteter.

STUBhusets brugere vil i renoveringsperioden blive tilbudt andre lokaler til afholdelse af deres aktiviteter. Kulturskolens aktiviteter i denne periode er begrænset, dog vil der være behov for opmagasinering af instrumenter.

For at kunne gennemføre renoveringen i denne periode og under hensyntagen til den politiske mødekalender, har forvaltningen haft indledende dialog med rådgiver allerede ultimo 2016. En realisering af projektet i 2017 kræver endvidere, at der frigives midler i uge 4 2017 til finansiering af rådgiverhonorar, hvorefter kontrakt med rådgiver kan indgås.

Forvaltningen har nedsat en projektgruppe bestående af 2 personer fra Rebild Kommune, samt 2 repræsentanter fra STUBhuset. Rammerne for energirenoveringen af STUBhuset er meget præcist defineret, og forvaltningen vurderer derfor, at det organisationsmæssigt er tilstrækkeligt med en projektgruppe.

Forvaltningen vil løbende holde møder med rådgiver og vil ud fra disse møder orientere repræsentanterne fra STUBhuset efter behov.

Vedhæftet er overordnet tidsplan for energirenoveringen af STUBhuset, der i hovedtræk har følgende forløb:

- Bearbejdning af skitseprojekt – 16.01.2017 – 20.01.2017

- Frigivelse af midler til projektopstart – 16.02.2017

- Indgå kontrakt med bygherrerådgiver – 17.02.2017

- Udarbejdelse af myndigheds- og hovedprojekt – 20.02.2017 – 07.04.2017

- Entrere med entreprenører – 02.06.2017

- Udførelse af byggeriet – 26.06.2017 – 25.08.2017