Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget vælger løsning 1, dvs. at Kultur- og Fritidsudvalget fastholder principperne omkring puljen, herunder Rambølls prioritering af gulvet og udvalgets principbeslutning fra d. 16. august 2016

Rambøll vurderer, at en udskiftningen af halgulvet i Haverslev hallen vil koste cirka 1.250.000 kr. inkl moms. Såfremt projektet lægges under den aktuelle halvedligeholdelsespulje for 2017, vil dette give en øget udfordring på cirka 937.500 kr. (75% af udgiften). Se anden sag om halvedligeholdelsespuljen på samme dagsorden.

Haverslev Hallens bestyrelse har rettet henvendelse til forvaltningen. De er uenige i Rambølls vurdering af, at udskiftningen af halgulvet i Haverslev Hallen er en prioritet 3 i 2016. En prioritet 3 betyder, at Haverslev Hallen ikke vil kunne modtage tilskud fra hallernes vedligeholdelsespulje til udskiftning af gulvet jf. udvalgets principbeslutning af 16. august 2016. Hallens bestyrelse ønsker således prioriteringen af hallens gulv ændret til en prioritet 2 eller 1, således at gulvet kan udskiftes med støtte fra halvedligeholdelsespuljen.

Bestyrelsen oplyser, at der er tale om et gammelt gulv fra 1973. Bestyrelsen vurderer, at gulvet nu er så ringe, at det er til fare for brugerne i hallen. Gulvet er flere gange blevet nedslebet og dette er ikke en mulighed mere. Hver gang et halgulv nedslibes, øges mellemrummet mellem brædderne i gulvet og gulvet bliver ringere. Halinspektøren oplyser, at dette betyder en fare for de idrætsudøvere, der bruger gulvet. Rambøll er enige i vurderingen af, at gulvet skal skiftes i 2017.

Rambøll estimerer udskiftningen af gulvet til 950.000 kr. eksklusiv moms/ knap 1.250.000 kr. inkl. moms. Hallens inspektør er, baseret på tidligere indhentede tilbud, enig i denne estimat. Dog skal der laves en væsentlig energioptimering/ isolering af gulvet, da gulvet er gammelt og dårligt isoleret. Dette giver en usikkerhed i forhold til den endelig pris.

Haverslev Hallens bestyrelse har indhentet ekstern vurdering af gulvet. Se vedlagte brev og 2 bilag indsendt af Haverslev Hallens bestyrelse.

Udvalgets prioritering af halvedligeholdelsesprojekter

Halvedligeholdelsesprojekter er kategoriseret på følgende vis i Rambølls rapport:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Meget kort opsummeret er tilskudsreglerne for halvedligeholdelsespuljen således, at hallerne modtager 75% i tilskud af udgiften på de projekter, der er kategoriset som prioritet 1, 2 eller 3 projekter jf. Rambølls vedligeholdelsesrapport. Udvalget har dog på mødet den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud til prioritet 3 projekter. Årsagen til dette er, at det har været nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen ikke fremadrettet kan bære alle prioritet 1, 2 og 3 projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en øget egenfinansering, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3 projekter.

Haverslev Hallens andre vedligeholdelsesprojekter

Haverslev Hallen er på hallernes vedligeholdelsespulje med følgende projekter i 2016 og 2017:

- Haverslev Hallen har i øjeblikket en aktiv bevilling/ er igang med projekt omkring belysning i øvrige lokaler (2016 projekt). Der er indhentet et tilbud på opgaven på 121.600 kr. eksklusiv moms. Aktuelt er der lavet arbejde for 33.486 kr.

- Haverslev Hallen er på 2017 listen med udskiftning af tagbelægning estimeret til 450.000 kr. eksklusiv moms.

- Haverslev Hallen er på i 2018 med fliseprojekt for 200.000 kr. eksklusiv moms.

Det vil sige, at Haverslev Hallen i 2017 og 2018 er på med i alt for 771.600 kr. projekter eksklusiv moms. Jf. at Haverslev Hallen kun momsregistret på et enkelt lokale, skal der endvidere regnes med udgifter til moms. Dermed er den samlede udgift på projekterne cirka 964.500 kr. Til disse projekter skal Haverslev Hallen, jf. retningslinjerne for halvedligeholdelsespuljen, finde en egenfinansering på 25% af udgiften, svarende til cirka 241.125 kr.

Endvidere kan forvaltningen oplyse, at Haverslev Hallen, i forbindelse med budgetforliget for 2015, fik 300.000 kr. i kommunalt tilskud til projekt omkring lydisolering i Haverslev Hallens hal. Projektet er gennemført.

Forvaltningens bemærkninger

 - I forhold til kritikken af Rambølls rapport skal det nævnes, at forvaltningen har forelagt Haverslev Hallens kritik af rapporten for Rambøll, i forbindelse med at Rambøll afleverede rapporten sidste år. I den forbindelse oplyste Rambøll, at de vurderede deres rapport for retvisende og afviste Haverslev Hallens kritik af de faglige kompetencer hos den medarbejder, der havde været på besøg i Haverslev Hallen. Forvaltningen har ikke modtaget kritik fra andre haller, i forhold til Rambølls optræden eller vurdering af projekter.

- I forhold til hallens egenfinansiering: Forvaltningen er usikre på, om Haverslev Hallen kan løfte egenfinansieringen, selv hvis gulvprojektet laves til en prioritet 2 og lægges under halvedligeholdelsespuljen. Haverslev Hallen har i forbindelse med tidligere sager givet udtryk for, at de ikke kunne løfte egenfinanseringen. Halinspektøren oplyser til spørgsmålet om egenfinanseringen, at de planlægger at ansøge om et energilån til isoleringsdelen af projektet. Dette vil kunne bidrage med en ukendt andel af hallens egenfinansering på cirka 312.500 kr. inkl. moms.

- I forhold til det materiale/ de vurderinger, som Haverslev Hallens bestyrelse har fremsendt fra leverandører af gulve/ se bilagsmaterialet, kan gulvet enten skiftes af én samlet omgang eller der kan løbende laves udskiftning af enkelte brædder.

Løsningsscenarier

Forvaltningen ser 2 scenarier:

1) At udvalget fastholder principperne omkring puljen, herunder Rambølls prioritering af gulvet og udvalgets principbeslutning fra d. 16. august 2016. Dette vil betyde, at Haverslev Hallen selv må finde den fulde finansering på cirka 1.250.000 kr., såfremt de ønsker gulvet skiftet, hvilket vil være en væsentlig udfordring for hallens bestyrelse. Alternativt må hallens bestyrelse skifte enkelte brædder løbende.

2) At udvalget tager henvendelsen til efterretning og gulvet medtages i oversigten over projekter i 2017 under halvedligeholdelsespuljen. Dette vil betyde, at halvedligeholdelsespuljen udfordres. Se andet dagsordenspunkt på udvalgets møde den 31. januar 2017 vedr. udmøntning af halvedligeholdelsespuljen 2017. Puljen for 2017 er allerede disponeret og der er således ikke ledige midler. En prioritering af Haverslev Hallens gulv vil således kræve, at andre projekter tages af listen for 2017. Endvidere vil det, at Haverslev Hallen har fået ændret prioriteringen af halvedligeholdelsesprojekterne, muligvis være incitament til, at andre haller retter henvendelse med lignende ønsker.

Forvaltningen indstiller,

Puljen for 2017 er på 5.893.935 kr. inkl. forventede overførsler fra 2016 og fratrukket akutpuljen. Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 75% af det samlede budget, er på 6.553.125 kr. Dermed er der et gab på cirka 650.000 kr. Forvaltningen vurderer dog, at der vil være balance, idet erfaringer fra tidligere år viser, at ikke alle haller gennemfører projekter, som de får bevillinger på. Derfor har forvaltningen besluttet af udsende bevillingsbreve på samtlige projekter - med forbehold for det nævnte gab på 650.000 kr.

Forvaltningen orienterer hermed om udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen i 2017. Udmøntningen finder sted på basis af de politisk vedtagne retningslinjer for puljen, samt på basis af udvalgets principbeslutning den 16. august 2016 om, at der fremadrettet kun gives kommunalt tilskud til prioritet 1 og 2 projekter.

Prioritering af projekter

Halvedligeholdelsesprojekter er kategoriseret på følgende vis:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Udvalget har på mødet den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud til prioritet 3 projekter. Årsagen til dette er, at det har været nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen jf. Rambølls oversigt ikke kan bære alle prioritet 1, 2 og 3 projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en øget egenfinansering, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3 projekter.  

Kort om puljens retningslinjer

Såfremt der er prioritet 1 og 2 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis hallen ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2017, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2018.

Hallernes egenfinansiering: Rebild Kommune betaler 75 % og hallen 25 %. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at låneomlægning ikke er en mulighed. Låneomlægning kan kun anvendes i forbindelse med nyanlæg og ikke til vedligeholdelsesopgaver. Fremtidige ansøgninger behandles enkeltvis og konkret.

Akutpuljen: Akutpuljens størrelse fastsættes til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 25 %. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler: Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Oversigt over årets projekter/ 2017 puljen:

  I alt 8 projekter overføres fra 2016, da disse ikke er gennemført. Desuden er der 11 nye projekter under 2017 puljen. Dvs. at ialt 19 projekter kommer under 2017 puljen.