Med henblik på tilrettelæggelsen af mødevirksomheden for Byråd og udvalg i 2021 har forvaltningen udarbejdet et forslag til mødekalender. Forslaget er udarbejdet med udgangspunkt i de principper, der også ligger til grund for mødeplanlægningen i de foregående år således:

- Der tilrettelægges et månedligt møde i henholdsvis Byråd, Økonomiudvalg og fagudvalg, med passende afstand mellem fagudvalgsmøderne .

- Der planlægges med temamøder forud for hver Byrådsmøde. Disse møder aflyses såfremt der ikke foreligger temaer/emner.

- Fagudvalgene tilrettelægger deres møder i ugen/ugerne forud for mødet i Økonomiudvalget således at disse – for så vidt angår sager der skal viderebehandles i Økonomiudvalget – tilrettelægges senest onsdage i ugen forud for Økonomiudvalgsmødet.

- Ugerne 8 – vinterferie – og 42 – efterårsferie – søges holdt mødefri.

- Mødevirksomheden i september og oktober afpasses efter de tidsmæssige krav til den kommunale budgetlægning.

- Juli måned samt sidste del af december måned mødefri.

- Såfremt fagudvalg har behov for supplerende møde i forbindelse med høring ved budgetlægning, indkaldes disse særskilt

- Mødetidspunkterne forbliver uændret

Specifikt for 2021 kan nævnes:

At datoen for Byrådets visionsseminar foreslås til 11.-12. marts

At Fællesmøde med deltagelse af Hovedudvalget samt Økonomiudvalget foreslås til 10. februar

At flere datoer for Byrådets møder flyttes fra torsdage til onsdage af hensyn til borgmesterens deltagelse i møde hos KL samt Børne-Unge Topmødet i januar

At Byrådets budgetseminar foreslås til den 18. august.

At der afholdes ekstraordinært ØK-budget møde den 6. september.

At der afholdes budgetdag den 5. oktober

At der afholdes valg til byrådet den 16. november og

At der afholdes konst. byrådsmøde for det nye byråd den 2. december

At der afholdes sidste byrådsmøde og afslutningsmiddag på Rold Storkro den 16. december.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget over for byråd anbefaler at godkende forslaget til politisk mødekalender samt oversende forslaget til de enkelte fagudvalg til orientering

Økonomiudvalget, 17. juni 2020, pkt. 169:

Der udarbejdes et alternativ med byrådsmøde sidste onsdag i måneden. Begge forslag udsendes til byrådets drøftelse.

Adminstrativ bemærkning.

Der er udarbejdet forslag, hvor byrådsmøderne holdes onsdage (forslag 2).

Der er samtidig lavet følgende justeringer af hensyn til tidsfrister i forbindelse med Kr. Himmelfartsdag og i forbindelse med datoer for kommunalvalget:

• Maj-møderne. Fagudvalgsmøder i uge 18, ØK i uge 19 byrådsmøde fastholdes i uge 21

• November ØK-møde. Flyttes til torsdag 18/11 08.00.

Den interne kontrol er et supplement til den eksterne revision, og det årlige omfang af den interne revision skal i henhold til Regulativ for Økonomisk Styring som udgangspunkt omfatte 3-4 institutioner og 1-2 afdelinger, som udpeges af økonomichefen.

Den interne kontrol har i 2019 omfattet følgende områder:

• Revisionsbesøg Skørping Skole
• Revisionsbesøg Driftsenheden
• Håndtering kontantkasser og salg RebildPorten
• Det økonomiske ledelsestilsyn med særlig fokus på den elektroniske bilagskontrol og 10-punktsplan for ledelsestilsynet
• Forbedret styring på befordringsområdet (NT) med særlig fokus på skoleområdet
• Mellemkommunale refusioner
• Garantiprovision forsyningsselskaber.

Ovennævnte punkter er alle uddybet i vedhæftede rapport over den interne kontrol - de tre første punkter har fokus på udvalgte institutioners/afdelingers interne kontrol i hverdagen og hvordan forretningskritiske opgaver håndteres. Punktet om det økonomiske ledelsestilsyn omhandler hele kommunen, samt en analyse af hvordan de enkelte centre/afdeling får udført specielt deres stikprøvekontroller. Herudover beskriver rapporten hvilke tiltag der er gjort for at sikre, at Rebild Kommune får faktureret de mellemkommunale refusioner som vi er berettiget til, samt sikre at vi overholder lovgivningen med hensyn til fakturering af garantiprovision til de forsyningsselskaber som kommunen har stillet garanti for. Endelig omhandler rapporten de tiltag der er lavet for at sikre en bedre styring af arbejdsgange og økonomi i forbindelse med NT's kørsel på skoleområdet.

Fokusområder for 2020:

• Økonomisk ledelsestilsyn foretages iht. retningslinjer - der foretages 4-6 kontrolbesøg i kommunens afdelinger og institutioner
• Opdatering af Regulativ for Økonomisk Styring.

På området for mellemkommunale refusioner skønnes det, at implementering af arbejdsgange med controlling har bidraget positivt med ca. 1 mio. kr. i 2019.

I 2019 er der faktureret ca. 1,1 mio. kr. i garantiprovision til forsyningsselskaberne.

Forvaltningen indstiller, at Økonomiudvalget og byråd tager afrapporteringen til efterretning.

Økonomiudvalget, 17. juni 2020, pkt. 168:

Indstilles godkendt.