Forvaltningen indstiller,

Rebild Kommunes halvedligeholdelsespulje for 2018 er på 5.731.777 kr. inkl. forventede overførsler/ ubrugte midler fra 2017 og fratrukket akutpuljen.

Årets budget vedrørerende prioritet 1 og 2 projekter er 7.287.500 kr. inkl. moms. Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 75% af det samlede budget, er på 5.465.625 kr. inkl. moms. Forvaltningen budgetterer med udgift til købsmoms, da en række af hallerne ikke er momsregistreret.  

Forvaltningen orienterer hermed om udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen i 2018. Orienteringen giver relevant baggrundsinformation i forhold til senere punkter på dagsordenen vedr. konkrete halvedligeholdelsesprojekter. Endvidere giver oversigten et overblik inden den forestående besøgsrunde til hallerne.

Hallerne har den 6. februar modtaget bevillingsbrev vedr. årets projekter, baseret på Kultur- og Fritidsudvalgets udmøntning d. 10. januar 2018. Udmøntningen finder sted på basis af de politisk vedtagne retningslinjer for puljen, samt på basis af udvalgets principbeslutning den 16. august 2016 om, at der kun gives kommunalt tilskud til prioritet 1 og 2 projekter.

Hallerne fik frist til den 26. marts til at indhente tilbud på opgaven og melde ind, om de ønskede at gøre brug af puljen/ lave projekterne. En reminder blev udsendt den 27. marts med ny frist til den 3. april. Status er pr. 25. april således:

Baggrundsinformation omkring halvedligeholdelsespuljen 2018

Halvedligeholdelsesprojekter er i Rebild Kommune kategoriseret på følgende vis af Rambøll:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader på bygningen (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Kultur- og Fritidsudvalget har på mødet den 16. august 2016 truffet en principbeslutning om, at der ikke fremadrettet gives kommunalt tilskud til prioritet 3 projekter. Puljen har aldrig givet til prioritet 4 og 5 projekter. Årsagen til dette er, at det har været nødvendig med en økonomisk prioritering, da puljen ikke kan bære alle projekter. Udvalget skulle således vælge mellem at tillægge hallerne en større egenfinansering end de aktuelle 25%, skubbe prioritet 1 og 2 projekter ud i fremtiden eller at fravælge at støtte prioritet 3, 4 og 5 projekter. Hallerne skal således selv fuldfinanseriere prioritet 3,4 og 5 projekter.  

Hallerne modtager i starten af året et bevillingsbrev på eventuelle projekter, som de kan opnå tilskud til fra årets halvedligeholdelsespulje.

Rebild Kommune betaler 75 % og hallen 25 % til prioritet 1 og 2 projekter. I forhold til hallernes mulighed for finansiering af egen andel skal nævnes, at Økonomiudvalget den 6. oktober 2011 har truffet en principbeslutning om, at lånoptagelse/ låneomlægning ikke er en mulighed. Låneomlægning kan kun anvendes i forbindelse med nyanlæg og ikke til vedligeholdelsesopgaver. Fremtidige ansøgninger behandles enkeltvis og konkret.

Hallerne skal således finde egenfinanseringen i "kontanter"/ ved at lave en opsparing. Flere af hallerne er dog så pressede økonomisk, at de ikke kan løfte egenfianseringen og hvert år oplever forvaltningen, at hallerne skubber en række vedligeholdelsesprojekter til senere år end anbefalet. Dvs. at den anbefalede vedligehold af hallerne ikke laves. Aktuelt er 14 projekter udsat fra tidligere år, da hallerne forsøger at finde egenfinansieringen. Heriblandt alt fra tagudskiftning til reparationer af murværk.

Såfremt der er prioritet 1 og 2 projekter, der ikke laves under årets pulje, hvis halbestyrelsen melder tilbage, at de ikke kan løfte egenfinansieringen, indtræder disse projekter i prioriteringen året efter – med samme prioritering. Eksempelvis et tag med prioritet 2, der er sat på i 2017, men ikke laves, overføres dermed til prioritet 2 projektlisten i 2018.

Akutpuljen: En lille del af halvedligeholdelsespuljen er reserveret til akutsager. Akutpuljens størrelse er fastsat til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 25 %. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Følgende vilkår bliver stillet overfor hallerne:

- Der skal indhentes underhåndsbud eller afholdes licitation efter reglerne i tilbudsloven og Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.

- Hvis der indhentes underhåndsbud, skal tilbudsgiverne findes på Rebild Kommunes håndværkerliste.

- Hvis der afholdes licitation, skal det være en offentlig licitation.

- Der skal indhentes tilbud i fagentrepriser.

- Tildelingskriteriet skal være laveste pris.

- De valgte entreprenører skal overholde en arbejdsklausul i overensstemmelse med Rebild Kommunes indkøbs- og udbudspolitik.

- Der stilles krav om, at hallerne som betingelse for tilskuddet overholder den godkendte tidsplan og at ændringer i tidsplanen skal godkendes af forvaltningen.

- Entreprisekontrakter skal indgås efter AB 92.

Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget træffer beslutning om:

- hvorvidt der skal arbejdes videre med etablering af Frivilligcenter

- i givet fald om Frivilligcentret skal søges drevet i regi af forening eller i kommunalt regi 

- i fald udvalget beslutter at søge Frivilligcentret etableret i regi af forening - hvorvidt der så skal søges om midler fra Socialstyrelsen til etablerings-/afklaringsfasen i 2019-2020

Forvaltningen indstiller videre, at Sundhedsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget drøfter mulighederne for finansiering.

Sundhedsudvalget, 15. maj 2018, pkt. 60:

Sundhedsudvalget godkendte, at der arbejdes videre med etablering af Frivilligcenter baseret på foreningsdrevet model.Sundhedsudvalget godkendte, at der søges om midler til en etableringsfase, samt at udvalget finansierer halvdelen af kommunens udgifter til etableringsfasen fra midlerne til Frivilligområdet på Sundhedsudvalgets budget.Rasmus Rask og Ole Frederiksen deltog ikke i behandlingen af sagen.

Uanset hvilken model der slutteligt vælges - kommunalt- eller foreningsdrevet frivilligcenter - skal der findes finansiering. Finansieringen kan findes enten ved omprioritering indenfor Sundhedsudvalgets og/eller Kultur og fritidsudvalgets rammer eller ved at finde ny finansiering.

Tilskud fra Socialstyrelsen udmøntes i 4. kvartal 2018.

I etableringsfasen er det kommunale tilskud år 1 på 190.000 kr. og år 2 på 280.000 kr.

På et dialogmøde med Sundhedsudvalget og Kultur- og fritidsudvalget den 15. august 2017 præsenterede talspersoner for de sociale frivillige organisationer ønsker og behov for fremtidige fysiske rammer for de frivillige i Støvringområdet. Der var et konkret ønske fra foreløbig 15 foreninger om et lokalefællesskab.

Udvalgene besluttede herefter at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Ældresagen, Ældrerådet, Frivilligrådet, Kulturrådet, Fritidsrådet samt to medarbejdere og chefen fra Center Sundhed, Kultur og Fritid. Arbejdsgruppen skulle belyse formål, målgruppe, rammer, organisering af driften, økonomi samt tids- og handleplan.

Arbejdsgruppen har arbejdet med ovenstående og har besøgt Frivilligcentret i Mariagerfjord Kommune. Arbejdsgruppen er kommet frem til, at der  - fremfor kun at fokusere på fysiske rammer - anbefales etablering af et egentligt frivilligcenter.

Merværdien ved at etablere et frivilligcenter vil være, at centret kan støtte og udvikle den frivillige indsats i hele kommunen. Frivilligcentret har overblikket over det samlede frivillige landskab i kommunen og er den oplagte indgang til det lokale foreningsliv. Det betyder, at alle i kommunen let kan få adgang til de mange foreningers tilbud, uanset om man ønsker at bidrage som frivillig, ønsker at benytte sig af foreningernes tilbud, eller man ønsker at indgå i samarbejde med foreningslivet.

Organisering

Der er to måder hvorpå et frivilligcenter kan organiseres:

1.  Kommunalt drevet frivilligcenter

Afhængig af en kommunal bevilling til driften.

2.  Foreningsdrevet frivilligcenter

Et foreningsdrevet frivilligcenter kan modtage 350.000 kr. årligt fra Socialstyrelsen, mod at kommunen også bevilger 350.000 kr. årligt til driften.

Der kan ansøges om en etableringsfase på 2 år, hvor statens økonomiske bidrag i de to år er større. Etableringsfasen kan være en mulighed for at kommunen starter frivilligcentret op. I etableringsfasen nedsættes en frivillig bestyrelse, som efter de to år overtager driften af frivilligcentret.

Afklaring af organiseringsform og bestyrelsessammensætning skal afklares i etableringsfasen. 

Arbejdsgruppen anbefaler, at der arbejdes videre med et foreningsdrevet frivilligcenter.

Der er i 2018 afsat penge på finansloven til etablering af to nye frivilligcentre. Ansøgningsfristen er 2. kvartal 2018. 

Fysiske rammer 

 Arbejdsgruppen har afdækket det foreløbige behov for lokaler i et frivilligcenter. Lokalebehovet vil blive endeligt afklaret i den to-årige etableringsfase:

·  Kontorlokale til daglig leder, kontorpersonale samt et par kontorpladser, som kan lånes ud til frivillige

·  2-3 mødelokaler

·  1 større lokale til aktiviteter – skal kunne rumme 50-60 mennesker

Frivilligcentrets fysiske placering skal enten findes i eksisterende lokaler eller ved nybyggeri.

Arbejdsgruppens anbefaling

Arbejdsgruppen anbefaler, at Rebild Kommune søger om midler til en 2-årig etableringsfase. Etableringsfasen er en mulighed for, at kommunen i samarbejde med de frivillige kan få afklaret og beskrevet behov og rammer tydeligt samt få organisationen og bestyrelsens kompetencer beskrevet. Således vil frivilligcentret efter 2 år være klar til at blive drevet af en nyetableret selvstændig forening. Opnår Rebild Kommune etableringsmidlerne fra Socialstyrelsen, skal der ansættes en daglig leder og eventuelt kontorpersonale til at drive processen. Ansøgning indsendes i løbet af 3. kvartal. Udmøntningen af etableringspuljen er i 4. kvartal 2018. Ét af de afgørende kriterier er, om kommunen giver tilskud i etableringsfasen. Inden etableringsfasen udløber i 2020, vil der således skulle tages politisk stilling til endelig etablering og finansiering fra og med 2021. Såfremt der ikke opnås tilskud fra Socialstyrelsen til etableringsfasen, vil sagen blive behandlet i udvalgene igen.