Siden 2014 har der hvert år været afsat en pulje på 200.000 kr. til energiinvesteringer i de foreningsejede forsamlingshuse i Rebild Kommune. Midlerne er blevet fordelt efter ansøgning, og en lang række forsamlingshuse har fået lavet energibesparende tiltag. Pulje til energiinvesteringer i forsamlingshusene har ligget under økonomiudvalget, som havde delegeret bevillingskompetencen til Kultur- og Fritidsudvalget. Kultur- og Fritidsudvalget har truffet beslutning på baggrund af indstilling fra forvaltning og Samråd for Forsamlingshuse.

Puljen til energiforbedringer i de kommunale bygninger har sorteret under økonomiudvalget, som har prioriteret anvendelse af midlerne. En del af puljen er årligt blevet frigivet til administrativ bevilling af midler til småprojekter.

Forslag til nye retningslinjer

På baggrund af dialog mellem Samråd for Forsamlingshuse og kommunens byggeteam, der har ansvar for vedligehold af de kommunale bygninger, fremlægges forslag til nye retningslinjer.

De centrale elementer i de nye retningslinjer er gengivet herunder. De fulde retningslinjer med tilhørende ansøgningsskema er vedhæftet som bilag.

Ansøgningskriterier
Puljen kan søges til energiforbedringer af bygninger og faste installationer, fx belysning og varmeinstallationer. Der kan IKKE søges til hårde hvidevarer, møblement etc.

Ved energiforbedringer forstås investeringer, der har til formål at nedbringe energiforbruget til opvarmning, belysning etc. og dermed forbedrer bygningens samlede energiregnskab. Investeringen vil typisk blive foretaget ud fra en beregning af, om investeringen vil kunne tjenes hjem via besparelser på energiforbruget – altså om det er en god business case.

Ved vurderingen af ansøgningerne lægges der vægt på følgende:

• En god business case, hvor forsamlingshuset sandsynliggør, at besparelsen på energiforbruget overstiger investeringen inden for en kortere årrække. Business casen bør tage udgangspunkt i forsamlingshusets energimærkningsrapport. Jo bedre business case desto større chance for at få støtte.
• Ansøgningen skal vedlægges minimum 2 tilbud.
• Der er ingen minimumsgrænse for projektstørrelse.
• Der er ikke formelt krav om egenfinansiering, men egenfinansiering kan medvirke til at sikre en god business case. Frivilligt arbejde betragtes som en del af egenfinansiering. Værdien af frivilligt arbejde fastsættes til 100 kr. pr. time.
• Ved store projekter/gennemgribende ændringer som fx skift af varmekilde, anbefales forsamlingshuset at søge rådgivning hos en uvildig rådgiver, som kan vejlede om hvilke løsninger, der bedst opfylder forsamlingshusets behov. Udgiften til rådgiver kan indgå i ansøgningen.

Bevillingskompetence
Puljen administreres af kommunens byggeteam, og beslutninger vedrørende puljen træffes af Økonomiudvalget.

Der bliver en årlig ansøgningsfrist. Efter ansøgningsfrist gennemgås alle ansøgninger af kommunens byggeteam, som laver indstilling til Økonomiudvalget.

Byggeteamet kan give bevilling til småinvesteringer, mens de større projekter indgår i en samlet prioritering på lige fod med større investeringer i de kommunale bygninger. De større projekter er det Økonomiudvalget, som træffer beslutning om.

Ændringernes konsekvenser for forsamlingshusene

I forhold til de nuværende retningslinjer er de primære ændringer:

• Der er ikke længere nogen minimumsgrænse for projektstørrelse. Tidligere var der en minimumsgrænse på 25.000 kr.
• Der er adgang til en større pulje men samtidig større konkurrence om midlerne, idet ansøgningerne fra forsamlingshusene indgår i prioritering på lige fod med projekter i de kommunale bygninger.
• Samråd for Forsamlingshuse deltager ikke længere i prioritering af midlerne.

Forvaltningen indstiller, at Kultur-, Fritids- og Sundhedsudvalget over for Økonomiudvalget anbefaler, at

• Retningslinjer for tilskud til energiforbedringer i forsamlingshusene godkendes.

Foreninger og institutioner i Rebild Kommune kan have forskellige ejer/lejeforhold til bygninger og/eller jord. Der findes grundlæggende 3 modeller;

1. Foreningen eller institutionen har brugsret til kommunal jord
2. Foreningen eller institutionen har brugsret til kommunal bygning
3. Foreningen eller institutionen har brugsret til kommunal bygning på kommunal jord

Center Sundhed, Kultur og Fritid har den seneste periode erfaret en række sager, hvor der mellem Rebild Kommune og foreninger og/eller institutioner er opstået tvivl omkring ejer/lejerforhold. Der kan blandt andet være tvivl om forsikring, aftaler om rengøring, vedligehold, opsigelsesfrister og anvendelseskrav. Ydermere er der
stor variation i de aftaler, som indgås mellem Kommunen og foreningen, ligesom der kan være aftaler, som er udløbet eller aldrig indgået men i praksis stadig virker.

Forvaltningen har på baggrund af ovenstående i samarbejde med kommunens juridiske afdeling udarbejdet retningslinjer for udarbejdelse af brugsretsaftaler på kultur- og fritidsområdet (se bilag). Retningslinjerne skal sikre en ensartet praksis for kommunens indgåelse af brugsretsaftaler med almennyttige foreninger og selvejende institutioner om kommunal jord og bygninger. Der er ligeledes udarbejdet 3 skabeloner (se bilag), som vil danne udgangspunkt, når aftaler indgås eller fornys.

Retningslinjerne gælder for nye aftaler samt for tidligere indgåede aftaler, som er udløbet efter aftalens ordlyd, men som fortsat løber videre, samt for tidligere indgåede mundtlige aftaler. Brugsretsaftalerne skal medvirke til at sikre foreningernes brug af lokaler/jord også for længere perioder end det er gældende i dag (2 år).

I visse tilfælde er det relevant at supplere brugsretsaftalen med en særskilt samarbejdsaftale indeholdende de gensidige forventninger mellem Rebild Kommune og foreningerne, når det gælder udvikling og aktiviteter. Eksempelvis for kultur- og medborgerhuse, hvor det er frivillige foreninger, der står for driften af de kommunalt ejede huse. Samarbejdsaftalerne er ofte tidsbegrænsede for en 2-årig periode, hvor brugsretsaftalerne kan have et længere perspektiv.

Forvaltningen vil, med udgangspunkt i skabelonerne og retningslinjerne, når det er relevant løbende forny og opdatere de aftaler, som Rebild Kommune har på kultur- og fritidsområdet.

Forvaltningen indstiller, at Kultur, Fritids- og Sundhedsudvalget godkender retningslinjer for brugsretsaftaler på kultur og fritidsområdet.