I forbindelse med Kultur- og Fritidsudvalgets ordinære møder har udvalget de senere år holdt dialogmøder med Kulturrådet, Fritidsrådet, Landsbyrådet, Kultur- og medborgerhuse samt institutioner indenfor udvalgets områder.

Formålet har været at give såvel udvalg som råd mv. mulighed for en tæt dialog om tiltag og udfordringer på området.
Dialogmøderne har taget udgangspunkt i en dagsorden, typisk fastlagt af institutionens repræsentant/formand i fællesskab med forvaltningen forud for møderne, og hvor indhold således har varieret, alt efter råd, institution mv.

Der træffes ikke politiske beslutninger på dialogmøderne, og hidtil har der ikke været udarbejdet referat.
Som udgangspunkt holdes dialogmøderne i tilknytning (før eller efter) til udvalgets ordinære møder.Dialogmøderne søges tilrettelagt således,

• at det tilstræbes at udvalget afholder dialogmøder med de enkelte sparringspartnere hvert andet år
• at det tilstræbes, at dialogmøderne afholdes "ude af huset" i det omfang mødets deltagere repræsenterer en gruppe der har fysisk tilhørsforhold.
• at møderækken så vidt muligt afspejler aktuelle udfordringer på udvalgets område.

Der er ingen økonomiske eller bevillingsmæssige konsekvenser.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender principperne for dialogmøderne.

Politisk mødekalender for 2018 er godkendt på byrådets møde den 31. august 2017.

Principperne for afholdelse af møder i fagudvalgene er efterfølgende aftalt således:

Møde tirsdagen 2 uger før byrådets møde:

Arbejdsmarkedsudvalget kl. 14.00.

Sundhedsudvalget kl. 16.00.

Møde onsdagen 2 uger før byrådets møde:

Børne- og Familieudvalget kl. 14.00.

Teknik- og Miljøudvalget kl. 16.00.

Kultur- og Fritidsudvalget kl. 17.00.

Bemærk i forbindelse med mødeplanlægning, at flere byrådsmedlemmer er repræsenteret i mere end et fagudvalg.

Besøgsrunde

Udvalget har mulighed for at planlægge en besøgsrunde til institutioner og enheder under udvalgets område. Forvaltningen anbefaler, at besøgsrunden afvikles i det tidlige forår.

Studietur for udvalget

Udvalget har mulighed for at planlægge en studietur i løbet af 2018. Udvalget beslutter datoer og tema, hvorefter forvaltningen udarbejder forslag til sted og program.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager mødekalender og mødetidspunkt til efterretning.

Forvaltningen indstiller, at der tages stilling til, om der skal reserveres datoer til studietur og besøgsrunde for udvalget.