Kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private skal omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Digitaliseringen rummer mange muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene. F.eks. ved at brugere selv kan se ledige tider og lave bookinger, samt at systemet automatisk kan fakturere brugeren etc. Kultur og Fritidsudvalget godkendte i 2015 kommissorium for projektet, og forvaltningen har siden arbejdet med det komplekse projekt.
Rebild Kommunes forenings- og bookingportalen gik i drift i efteråret 2016 og kan ses på www.forening.rebild.dk. På foreningsportalen kan foreninger og aftenskoler:
- Lave en beskrivelse af deres aktiviteter og kontaktoplysninger, så borgere kan finde foreningen.
- Gøre opmærksom på særlige arrangementer i deres forening.
- Booke lokaler til deres aktiviteter, dvs. lokaler i idrætshaller, kulturhuse og skoler i Rebild Kommune (aktuelt er der 115 lokaler og haller at vælge imellem).
- Finde informationer fra Center Sundhed, Kultur og Fritid.
På foreningsportalen kan tilflyttere og borgere:
- Finde relevante fritidsaktiviteter og foreninger, f.eks. søge på "fodbold" eller "senior" og se relevante foreninger (aktuelt er der mere end 150 at vælge imellem og flere kommer løbende til).
- Booke lokaler til private arrangementer, f.eks. booke en hal til en børnefødselsdag.
- Finde informationer fra Center Sundhed, Kultur og Fritid.
Lokalebookingsystemet betales af Rebild Kommune og er gratis for facilitetsejerne. Alle facilitetsejere har fået tilbud om undervisning og hjælp til opsætning. Forvaltningen opfordrer bestyrelser og medarbejdere i idrætshallerne og kulturhusene til at tage digitaliseringens muligheder til sig, f.eks. kan systemet automatisere fakturering m.v.
Foreningsportalen er en revolution på fritidsområdet, da den samler informationer omkring foreningslivet og faciliteterne på et site, - til gavn for borgere, foreninger og facilitetsejere. I 2017 havde forvaltningen fokus på at udbrede kendskabet til foreningsportalen via en informationskampagne.
Aktuel delprojekt med tilskudsadministrationsmodul
Aktuelt arbejder forvaltningen på et tilskudsadministrationsmodul. Når modulet er færdigt, vil foreningerne skulle ansøge om tilskud via foreningsportalen. Det er første skridt fra traditionelle papirskemaer og over til en digital løsning. På sigt rummer dette stort potentiale i forhold til at mindske foreningernes arbejde.
Aktuel delprojekt med låsesystem
Da Byrådet afsatte midler til foreningsportalen, blev der også afsat midler til et projekt med elektronisk adgangsstyring til idrætshaller og kulturhuse. Forvaltningen har været i dialog med potentielle leverandører og de lokale facilitetsejere. Oprindeligt var visionen, at bookingmodulet på foreningsportalen skulle kobles sammen med et fælles låsesystem, således at der var mulighed for en fuldautomatisering af arbejdsgangen omkring lokalebooking og adgang. Forvaltningen oplever dog, at nogle facilitetsejere fortsat er udfordret i forhold til at bruge det allerede indkøbte elektronisk bookingsystem, mens der modsat er andre facilitetsejere med ønsker om, at låsesystemet kobles sammen med lokale alarmsystemer og lokale systemer til varmestyring etc. Det har derfor vist sig vanskeligt for forvaltningen at identificere en fælles løsning, som er hensigtsmæssig for alle aktører. I forhold til det videre arbejde med elektronisk adgangsstyring er der således 2 mulige scenarier:
|
Scenarie
|
Fordele
|
Ulemper
|
|
Scenarie A: En fælles løsning – fælles låsesystem med integration til bookingmodulet på foreningsportalen.
|
- Højt serviceniveau overfor slutbrugerne.
- Mulighed for fælles udvikling på tværs af faciliteterne i fremtiden i forhold til flere digitale løsninger.
|
- Mange af faciliteterne er ikke klar til at bruge denne løsning/ Implementeringen af et låsesystem vil skulle afvente, at alle faciliteter er kommet ordentligt i gang med driften via bookingsystemet.
- Der vil være et lavt lokalt engagement i forhold til den valgte løsning/ det er kommunen, der har valgt leverandøren.
- Løsningen er ikke valgt på basis af lokale behov/ vi er nødt til at vælge leverandør på basis af de store, fælles træk.
- Der er tale om en udvikling af software. Løsningen kræver derfor mange ressourcer af forvaltningen og faciliteterne i forhold til testforløb, ”børnesygdomme” og endelig udrulning etc.
|
|
Scenarie B: Den decentrale model – en låsesystemspulje hvor facilitetsejere kan ansøge om støtte til et låsesystem.
|
- Vi rammer et teknologisk ambitionsniveau, der matcher hvor vores faciliteter er i dag.
- Høj lokalt engagement og ejerskab hos faciliteterne/ De har selv valgt deres leverandør og løsning.
- Faciliteterne kan selv lokalt udvikle og tilkøbe nye tekniske/ digitale muligheder, når de har lyst til det.
|
- Der laves givetvis ikke kobling mellem bookingsystemet og låsesystemet. Dvs. vi får en traditionel løsning, hvor halinspektøren manuelt skal oprette og uddele koder/brikker.
- Ingen muligheder for fælles udvikling på tværs i fremtiden.
|
For at få de afsatte midler ud og tjene faciliteterne og deres brugere, foreslår forvaltningen scenarie b - en låsesystemspulje. Forvaltningen vil kunne annoncere låsesystemspuljen omkring jul, således at de afsatte kommunale midler kan bringes til udmøntning i løbet af foråret 2019. Den samlede pulje til låsesystemer lyder på 900.000 kr., hvortil der er 16 potentielle ansøgere (idrætshaller og kulturhuse).
Forvaltningens bemærkninger
Digitaliseringen af folkeoplysningsområdet er en fortsat proces. Når projekterne omkring tilskudsansøgning og låsesystem er færdig, planlægger forvaltningen at arbejde på offentliggørelsen af tilskudsregnskabsdata på foreningsportalen jf. aktuelle lovkrav, brugervenligheden af foreningsportalen, samt digitalisering af aftenskoleområdet m.v. Generelt er det forvaltningens vurdering, at der er meget potentiale i en digitalisering af området.
Udskriv
Læs højt