Udvalget for Teknik og Miljø, 7. december 2015, pkt. 271:

Et flertal i Udvalget for Teknik og Miljø bestående af Allan Busk, Morten Lem og Jeppe Ugilt ønskede at følge indstillingen, men ønskede at tilstandsregistrering indledes i 2016 med henblik på evt. fremtidig beslutning om at funktionsudbyde slidlagsarbejderne for asfalt.Ole Frederiksen og Thomas Simoni Thomsen ønskede at følge indstillingen.

Center Plan, Byg og Vej har i dag ca. kr. 10 mio kr. til asfalt. Fordelt på 2,0 mio kr. til lappeopgaver, 8 mio kr. til slidlag fordelt på 3 mio kr. på anlægskontoen og 5 mio kr. på driftskontoen.

Et overslag over udgiften til at få vejene i funktionsudbud er følgende:

Tilstandsregistrering af vejene i Rebild Kommune (750 km) ca. 800.000 kr.

Udarbejdelse af udbudsmateriale (rådgiverydelser) ca. 400.000 kr.

Løbende tilsyn og opdatering af database (rådgiverydelser) ca. 200.000 kr/årligt.

Prisen for tilstandsregistreringen af 750 km veje er baseret på et tilbud fra Vejdirektoratet, som Rebild Kommune fik indhentet i 2012.

Temamødet den 15. september 2015 havde 3 oplægsholdere - som repræsenterede henholdsvis, rådgiver, entreprenør og konkrakthaver på funktionsudbud.

Der er mange fordele og ulemper som skal overvejes inden man tager beslutning om at udbyde asfaltslidlag i funktionsudbud. Datagrundlaget som skal danne grundlag for udbuddet er altafgørende og skal være i orden. Dette betyder at alle vejene, som skal være omfattet af udbuddet, skal tilstandsregistreres og tildeles skadepoint, så man kan se hvilken stand vejen er i. Der skal endvidere udføres bæreevnemålinger for de mest trafikerede veje. Derudover skal der udarbejdes en asfaltpolitik, som giver entreprenøren retningslinjer for hvilke typer belægninger man ønsker på f.eks de mest trafikerede veje.

Det anbefales, at kun vejene i åbent land tages med i asfaltudbuddet, da der oftest sker meget i byområder mht. udvikling og ledningsarbejder.

I 2015 og de tidligere år siden kommunesammenlægningen er slidlagsarbejderne udbudt af Center Plan, Byg og Vej på et-årige kontrakter, på baggrund af en årlig tilstandsregistrering udført sidste gang i 2013 og ved tilsyn med vejene. Center Plan, Byg og Vej valgte at opsige aftalen om tilstandsregistrering med rådgiver i forbindelse med skift af vejforvaltningssystem fra Rosy til Vejman, der er ikke siden udført tilstandsregistrering.

Tilstandsregistreringen skal under alle omstændigheder udarbejdes på Rebild Kommune veje fra 2016, og der skal derfor indhentes nye tilbud på ydelsen i løbet af vinteren / foråret 2016. Hvis byrådet vælger at sende Rebild Kommunes veje i funktionsudbud skal tilstandsregistreringen udføres på 1 år. Alternativt kan udgiften til tilstandsregistreringen fordeles over 3-6 år.

Af fordele og ulemper ved funktionsudbud kan nævnes:

Fordele:

Budgettet for vejvedligeholdelse er sikret mange år frem for veje i åbent land.

Tilstanden er sikret i mange år.

Hurtigt synligt bedre vejtilstande da investeringer er muligt.

Ansvaret er entreprenørens.

God til landområder.

Ulemper:

Rebild Kommune mister økonomisk fleksibilitet, da den årlige kontraktsum er fast i 15 år.

Indeksreguleringen af prisen følger asfaltindekset, som er et omkostningsindeks, der IKKE følger den budgetfremskrivning, hvilket har giver overraskelser til kommuner, som har funktionsudbud.

Hverken politikere eller det administrative personale får indflydelse på udvælgelse af veje, hvor der skal lægges asfalt eller tidsplan.

Kommunen mister indflydelse på valg af belægningstype (Der vil blive udført mange OB veje dvs. veje hvor der først sprøjtes med bitumen og dernæst tilføres 6-8 mm sten ovenpå.

Løbende udgifter til rådgiver for udførsel af kontrol.

Formålet med udbud er at sikre en åben konkurrence, der giver de bedste priser til gavn for kommunens samlede økonomi. Der er i budgettet opstillet besparelseskrav på 2,5 mio.kr. som skal opnås ved udbud. Dette krav er opnået pt. men ved nye udbud/genudbud kan der være en risiko for, at priserne stiger og de opnåede besparelser forsvinder. Det afhænger i et stort omfang af konjunkturerne og markedssituationen. Generelt opnås de bedste priser ved at Rebild Kommune deltager i udbud sammen med andre kommuner for at opnå volumen. Jf. kommunens udbudspolitik søges udbud dog tilrettelagt således at lokale leverandører kan byde på opgaverne.

Det er generelt ressourcekrævende at gennemføre udbud. Både den formelle gennemførsel af udbudsprocessen (enten ved egne ressourcer eller ved ekstern konsulent) samt faglig forberedelse, implementering og opfølgning på aftalerne kræver ressourcer.

Rebild Kommunes indkøbskontor består d.d. af 2 1/2 medarbejdere.

Rebild Kommune deltager, som det fremgår ovenfor, i indkøbsfællesskabet Jysk Fællesindkøb (JYFI). Når der udbydes gennem JYFI, kan der udbydes større aftaler, og der opnås derfor bedre priser og vilkår hos tilbudsgiverne, end hvis udbuddene alene gennemføres af Rebild Kommune. Der er generelt opnået forholdsvis store besparelser i de udbud, der er gennemført af JYFI, navnlig ved udbud på områder, der ikke tidligere har været udbudt (sædvanligvis 10 - 30%).

Samarbejdet gennem JYFI sparer ressourcer hos Rebild Kommune, idet der i JYFI gennemføres et langt større antal udbud, end Rebild Kommune selv vil kunne gennemføre.

Indkøbskontoret har i 2016 prioriteret at anvende sine ressourcer på at gennemføre de udbud for JYFI vi er forpligtede til at gennemføre i samarbejdet og implementere de aftaler, der har været udbudt. Hvis byrådet beslutter, at en af optionerne på oversigten over indgåede indkøbsaftaler ikke skal anvendes, er der derfor ikke ressourcer i indkøbskontoret til at gennemføre yderligere udbud i 2016. Der må derfor påregnes ekstra omkostninger til ekstern bistand, hvis der skal gennemføres yderligere udbud i 2016.