Arbejdsgruppen bag MeNaTeket er nu så langt i deres proces, at de kan påbegynde at søge fundmidler. I den forbindelse har gruppen ønsket forudbetaling af 305.000kr af de 10 mio. kr afsatte midler til præprojektering og opstartsproces. Dette indebærer blandt andet arkitektbistand og energiberegninger og er en forudsætning for, at MeNaTeket kan søge fonde til yderligere finansiering. Da midlerne først er afsat på budget i henholdsvis 2022 (6.35 mio kr) og 2023 (3.65), kræver en forudbetaling at Byrådet beslutter at fremrykke de afsatte midler.

Den 13. maj 2020 blev Kultur- og fritidsudvalget orienteret om status for de 4 store anlægsprojekter (MeNaTeket, Haverslev Idræt- og Kulturcenter, Aarstrup multihus og STUB-huset). Statusberetning fra arbejdsgruppen omkring MeNaTeket var som følger:

Udfordringer

• Covid-19 har udfordret arbejdet, da det er vanskeligt at mødes i arbejdsgrupperne.
• Den tilknyttede landskabsarkitekt, der skulle beskrive udearealer, har ikke længere mulighed for at arbejde på projektet.
• Landskabsarkitekten har dog set på udfordringen med landskabets niveauforskel. Det vurderes, at det videre arbejde med denne udfordring ikke kan foretages uden beregninger og vurdering af jordbundsforhold. Det estimeres til at koste 60.000kr.
• Vurderingsarbejdet med hensyn til niveauforskel i landskabet er vigtigt, da udeareal, adgangsforhold og p-pladser skal være beskrevet i fondsansøgninger.

Arbejdsgruppens efterspørgsler

• Det er vanskeligt at søge fondsmidler til projektering, særligt i forbindelse med beskrivelser og beregninger af niveauforskellen. Derfor er der behov for midler til denne proces. Det gælder:
• beregninger og måling på energi og varmetab for det eksisterende (energioptimering og bæredygtighed)
• ovennævnte udgift til landskabsarkitekt til udearealer samt beskrivelse af indretning (valg af materialer også i forhold til bæredygtighed)

Arbejdsgruppen har til hensigt, på baggrund af ovenstående, at ansøge Kultur- og Fritidsudvalget om midler til projekteringsarbejdet, enten gennem ekstra bevilling eller frigivelse af midler.

Forvaltningen har på baggrund af statusberetningen bedt arbejdsgruppen bag MeNaTeket om at beskrive deres udfordringer med projektering yderligere, herunder økonomiske forhold.

Forvaltningen har nu fra arbejdsgruppen bag MeNaTeket modtaget en ansøgning om frigivelse af midler til opstartsproces. Ansøgning, opgavebeskrivelse og tilbud findes i bilag.

Ansøgningen gengives i hovedtræk nedenfor:

Et krav fra fonde er, at man godtgør, at der må bygges på pågældende placering. Således skal selve byggeriet være beskrevet i forhold til byggetilladelse og placeringen i landskabet, hvor den store niveauforskel ved Øster Hornum Hallen udfordrer, således både i forhold til skrænten ned mod fodboldbanen, uderummet og p pladser. Antallet af p pladser og placering af disse er endvidere obligatorisk at få beskrevet løsning på. Ligesom klimasikring bla klimaskærm, regnvand og energi skal beskrives. Opgaver som kræver professionel rådgivning og samarbejde med Rebild kommune. Hvor man i kontakten med Rebild kommune omkring bla p pladser har efterspurgt oplæg fra projektgruppen. Endvidere har vores byggegruppe arbejdet med bæredygtighed, som også er obligatorisk i forhold til fonde bla. energiforhold og klimavenlige løsninger. Også her mangler en professionel vurdering vedr. forhold omkring konstruktionen af byggeriet og energiberegninger for, at energi forbedringen kan færdig beskrives. Byggegruppen har haft kontakt til bla Cowi, som har rådgivet os gratis som led i deres sociale profil, men når det gælder konstruktionsberegninger osv, er der brug for et kontraktforhold, så rådgivers forsikringsforhold er dækket korrekt ved den type rådgivning. det samme gælder beregninger omkring energi. Vi har udgifter til denne præproces, som er nødvendige. Lokalbefolkningen i Øster hornum og foreninger har allerede ydet stor støtte. Vi har brug for tilførsel af yderligere midler til projekt processen for at kunne få projektbeskrivelsen til fondene helt i mål. Konkret gælder det til i forhold til udearealer, energi osv.

● Udgift til landskabs arkitekt til beskrivelse af udearealer både i forhold til funktion, beplantning (inkl. biodiversitet), p plads- og adgangsforhold, regnvand,

skybrudssikring og kloakeringsforhold.

● Screening af den skitserede tilbygning i forhold til energi, teknik og konstruktive forhold. Inkl. beregninger og måling på energi og varmetab for det eksisterende ( i

forhold til energioptimering som en del af bæredygtigheden for stedet)

● Beskrivelse af forhold omkring energi og installationer inkl forhold omkring klimaskærm, energioptimering og forsyningsforhold.

● Udgift til arkitekt til at få bearbejdet og ajourført projektmappe med ovenstående.

Således ansøger vi hermed KFU og byråd om, at Rebild kommune, ligesom man har gjort ved tidligere projekter, frigiver midler til disse opgaver hhv. 59.000 kr. ekskl. moms samt 185.000 kr. ekskl. moms.

Forvaltningens bemærkning

Forvaltningen gør opmærksom på, at Rebild Kommune vil bære risikoen ved at forudbetale tilskuddet, forstået således at hvis det senere viser sig, at projekt MeNaTeket ikke realiseres, er det forudbetalte tilskud "tabt", medmindre Rebild kommune gør krav om tilbagebetaling. Forvaltningen gør videre opmærksom på, at beslutningen kan danne præcedens for fremtidige projekter.
Besluttes det, at der ikke forudbetales tilskud til MeNaTeket, er alternativet, alt andet lige, at projektet bliver yderst vanskeligt at realisere.

Lignende sag har været behandlet i Byrådet den 1. juni 2017. Byrådet besluttede i forbindelse med 100-personerssalen, at frigive 100.000 til præprojektering (udarbejdelse af materiale til fundsansøgninger). Midlerne blev ikke fremrykket, men dog frigivet til lignende proces, som MeNaTeket nu søger om.

I 2022 og 2023 er der afsat 6,35 og 3,65 mio. kr. til MeNaTeket i Øster Hornum. Arbejdsgruppen angiver, at det fuldt etablerede projekt forventes at beløbe sig til 30 mio. kr. excl. moms. Etape 1 forventes gennemført for 5 mio. kr. excl. moms og etape 2 forventes gennemført for 25 mio. kr. excl. moms.

MeNaTeket ansøger nu om frigivelse og udbetaling af i alt 244.000 kr ekskl. moms. Da MeNaTeket ikke er momsregistreret betyder det, at de skal have beløbet inkl. moms, altså 305.000 kr. Beløbet tages af de allerede afsatte anlægsmidler til projektet.

Da beløbene er afsat i henholdsvis 2022 og 2023, vil en udbetaling i 2020 kræve, at Byrådet beslutter en fremrykning af det ansøgte beløb, 305.000 kr.

Der er i 2019 afsat 1,9 mio kr til udviklingsprojektet i Aarestrup. I 2020 er der afsat 3,0 mio kr til udviklingsprojektet i Haverslev. Begge projekter forventes tidligst udbetalt i 2021.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byråd indstiller, at 305.000 kr af de afsatte anlægsmidler til MeNaTeket fremrykkes fra 2022 til 2020 og at beløbet samtidig frigives.

I forbindelse med budgetaftalen for 2019 blev det besluttet at afsætte i alt 17 mio. kr. i perioden 2019-23 til større anlægsprojekter under Kultur og Fritid. I 2022 og 2023 er der afsat henholdsvis 6,35 og 3,65 mio. kr. til projekt MeNaTeket i Øster Hornum.

Arbejdsgruppen bag MeNaTeket har endnu ikke modtaget en bevilling til projektet som de øvrige tre større udviklingsprojekter.

Arbejdsgruppen er nu så langt i deres proces, at de kan påbegynde at søge fondsmidler. I den forbindelse ønsker arbejdsgruppen en konkret bevilling fra Rebild kommune.

Beskrivelse af projekt MeNaTeket er vedlagt som bilag, og resume af projektets indhold følger nedenfor.

Sagen har været drøftet og behandlet i Kultur- og Fritidsudvalget flere omgange, blandt andet (se bilag):

13. Juni 2018

Udvalget drøftede udkastet fra arbejdsgruppen til MeNaTeket og besluttede

1) et ønske om yderliger kvalificering (belægningsgrad, befolkningsprognose mv.)

2) et ønske om afklaring af finansielle forhold herunder hvorledes låntagning eventuelt vil belaste Kommunens låneramme.

14 november 2018

I forbindelse med opfølgning på budget beslutter udvalget følgende generelle principper for bevillinger til de 4 store anlægsprojekter:

• Projekterne skal være færdigbeskrevet før der kan gives en kommunal bevilling. Herunder skal juridiske forudsætningerne for, at projektet kan gennemføres, være afklaret.
• En bevilling gives i en tidsbegrænset periode, hvor ansøgerne har mulighed for at finde restfinansiering til projektets realisering. Såfremt der ikke kan rejses den nødvendige finansiering, bortfalder det kommunale tilskud.
• I forhold til Menateket, Øster Hornum Hallen er der særskilt sag på dagsorden om juridiske forudsætninger for projektets gennemførelse.

14. november 2018

Udvalget orienteres om notat fra kommunens revision vedrørende låntagnings belastning af Kommunens låneramme. Revisionen vurderer ikke, at låntagningen i MeNaTeket vil belaste Kommunens låneramme, men anbefaler at rette henvendelse til Økonomi- og indenrigsministeriet.

Udvalget godkender, at der på baggrund af beskrivelse fra Øster Hornum Hallen og Kommunes revision rettes henvendelse til Økonomi og Indenrigsministeriet om mulighed for lånoptagelse, som ikke påvirker kommunens låneramme.

Svar fra Ministeriet foreligger d 12/4-19 (se bilag):

Økonomi- og Indenrigsministeriet finder, at den selvejende institution MeNaTeket´s låntagning ikke vil påvirke lånerammen i Rebild Kommune ud fra de beskrevne forhold.

13. maj 2020

Udvalget orienteres om status for de 4 projekter. Af denne status fremgår det blandt andet at arbejdsgruppen bag MeNaTeket finder det vanskeligt at finansiere den indledende præprojektering, som skal ligge til grund for deres videre fondssøgning. Derfor ønsker arbejdsgruppen at ansøge om forudbetaling af bevilliget midler til dette (der er i indeværende møde et særskidt dagsordenspunkt om denne sag).

Resume af projektets indhold

MeNaTeket skal være et fleksibelt multifunktionelt hus i forlængelse af den eksisterende hal. Projektet har mennesker og fællesskab i centrum og skal bla etablere et samlingssted for både lokalsamfundet og mangfoldige brugergrupper. Der skal skabes gode rammer for MEnnesker, NAtur og TEKnik – deraf navnet.

Overetagen af MeNaTeket

I niveau med eksisterende idrætshal etableres et nybygget springcenter, en stor multi- og bevægelsessal, omklædningsrum og depotrum. Endvidere nye samlingslokaler, et nyt køkken, Cafe og Loungeområde.

MeNaTekets Downunder

Pga niveauforskellen i området opstår ved byggeriet et parterreplan, som kommer til at rumme MeNaTekets “Downunder” som indeholder varmtvands- og wellness afdeling, nye og større lokaler til Øster Hornum Fitness, et Sansefitness, flexible rum til mindre hold og et Makerspace til byens kreative fritidsaktiviteter og fritids science aktiviteter.

Tidsplan

2020-2021 Fundraising og præprojektering

2021-2022 Projektering og udbud

2022-2023: Byggeri

Etableringsudgift, Organisering, Finansiering og Momsforhold

MeNaTekets samlede etableringsudgift er vurderet af entreprenør i juli 2019 til 26,5 mio kr.

Stedet vil blive drevet af to selvejende institutioner:

“MENATEKET s overetage” OG “MENATEKET s DOWNUNDER”

MENATEKETS overetage inkl Foyer.:

• Er ikke momsregistreret.
• Udgift 19.700.000 kr. ekskl. moms
• Kommunal bevilget: 10 mio kr.
• Energioptimering: 2 mio kr.
• Indsamling: 2 mio kr
• Fonde: 5,7 mio kr.

MENATEKET s DOWNUNDER:

• ikke momsregistreret.
• 7.95 mio kr ekskl. moms
• Finansieres af den selvejende institution “MENATEKETS DOWNUNDER”

Notat om hallerne i Rebild Kommune og Halanalyse 2014 findes ydermere i bilag. Forvaltningens tidligere bemærkninger til projektet findes i den tidligere sagsfremstilling som ligeledes er vedlagt som bilag.

Momsforhold

Når kommunen udbetaler tilskud til en forening/selvejende institution opstår der ofte spørgsmål om momsforhold, både for kommunen som tilskudsyder og for den juridiske person, der modtager tilskud. Det påhviler den enkelte tilskudsmodtager selv at vurdere egne forhold, herunder om foreningen skal/vil momsregistreres samt hvordan et modtaget tilskud vil skulle behandles i forhold til modtagerens momsforhold. Forvaltningen anbefaler, at foreningen/den selvejende institution anvender faglig bistand som fx revisor, idet kommunen ikke kan rådgive om sådanne forhold.

Bevilling

Forvaltningen vurderer, at en bevilling på i alt 10 mio. kr. vil kunne gives under følgende forudsætninger:

- ansøgerne har 2 år fra udvalgets beslutning om bevilling til at finde restfinansiering til det samlede projekt. Lykkes det ikke at finde nødvendig restfinansiering, bortfalder det kommunale tilskud

- det kommunale tilskud anvendes på MENATEKETS overetage

- ansøgerne forudsættes inden for samme 2 år at foretage nødvendige handlinger, således man er klar til at påbegynde byggeri senest efter de 2 år

- ansøgerne afklarer endeligt sine momsforhold inden for samme 2 år

- ansøgerne skal følge Rebild kommunes udbudspolitik

Forvaltningen gør opmærksom på særskilt dagsordenspunkt om forudbetaling af midler til præ-projektering.

Den samlede kommunale bevilling på 10 mio. kr. anvendes på MENATEKETS overetage. Bevillingen fordeler sig med 6,35 mio. kr. i 2022 og 3,65 mio. kr. i 2023.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget godkender, at der gives bevilling på 10 mio. kr. til MeNaTeket i Øster Hornum på de forudsætninger, som forvaltningen har opstillet.