Foreningen 'Frivilligcenter Rebild' er nu etableret som en selvstændig frivillig forening med en bredt sammensat bestyrelse, som arbejder på at virkeliggøre visionerne for Frivilligcenter Rebild.

I og med, at omstændighederne omkring COVID-19 ikke har tilladt at afholde den åbne stiftende generalforsamling som ønsket, blev de juridiske muligheder undersøgt for at stifte foreningen i en mindre forsamling. Dette var juridisk muligt. Seks personer havde forud for generalforsamlingen den 16. september tilkendegivet, at de gerne ville stille op til bestyrelsen. Tirsdag den 6. oktober 2020 afholdt Frivilligcenter Rebild derfor den stiftende generalforsamling med blot de mest nødvendige deltagere, og de seks opstillede kandidater blev nedsat som en midlertidig bestyrelse for Frivilligcenter Rebild. Grundet de særlige omstændigheder ved den stiftende generalforsamling er bestyrelsens medlemmer blevet valgt ligestillet frem til næstkommende generalforsamling i marts 2021. Her stiller alle bestyrelsesmedlemmer sit mandat til rådighed, og bestyrelsen vælges af generalforsamlingen.

Byrådet har jævnfør frivilligcenterets vedtægter ret til at udpege en repræsentant af og fra byrådet til frivilligcentrets bestyrelse, som sidder i byrådets valgperiode. Administrationen i Rebild Kommune har ligeledes ret til at udpege et medlem fra chefs- eller direktionsniveau, som sidder i bestyrelsen i byrådets valgperiode uden stemmeret.

Frivilligcenter Rebild ønsker politisk repræsentation i bestyrelsen, fordi Kommunen er en vigtig samarbejdspartner og bidragsyder for Frivilligcenter Rebild. Det vil således være af stor værdi for Frivilligcenteret, at Kommunen kommer tæt på de beslutninger, der træffes i Frivilligcenteret. Politisk repræsentation i bestyrelsen kan være med til at sikre en tæt relation mellem Kommunen og Frivilligcenteret samt politisk indsigt i, hvordan frivilligcenteret fungerer, og hvad frivilligcenteret udretter.

Bestyrelsesmøder i Frivilligcenter Rebild afholdes minimum fire gange årligt.

I forbindelse med budgetaftalen for 2021 er der bevilget 0,5 mio kr. i kommunalt tilskud til drift af Frivilligcentret.

Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget og Kultur- og Fritidsudvalget indstiller til Økonomiudvalg og Byråd, at Byrådet udpeger en repræsentant til Frivilligcenter Rebilds bestyrelse

Beslutning fra Sundhedsudvalget, 1. december 2020, pkt. 137:

Sundhedsudvalget indstiller, at der i stedet for udpegning af repræsentanter til bestyrelsen tilbydes årlige dialogmøder mellem bestyrelsen og relevante fagudvalg i Rebild Kommune.

Beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget, 2. december 2020, pkt. 125:

Kultur- og fritidsudvalget indstiller, at bestyrelsen for Frivilligcenter Rebild tilbydes dialogmøder med fagudvalg som alternativ til repræsentation i bestyrelsen.

Halvedligeholdelsespuljen dækker vedligeholdelseprojekter, som Rambøll i 2016 har vurderet nødvendige ved gennemgang af hallerne. Puljen giver tilskud på 90% af udgiften til vedligeholdelse, mens hallernes egenfinansiering er 10%. Halvedligeholdelsesrapporten findes i bilag og oversigt over vedligeholdelsesprojekter kan ses nedenfor.

Udmøntningen af halvedligeholdelsespuljen for 2021 skal godkendes og midlerne afsat for 2021 skal frigives af Byrådet.

Efterfølgende vil de selvejende haller blive orienteret om, at udmøntningen af vedligeholdesprojekter for 2021 er godkendt.

Der bevilges midler til konkrete vedligeholdelsesprojekter, når hallen har orienteret forvaltningen om udbudsproces. Hvis forvaltningen vurderer, at retningslinjer for indhentning af tilbud er overholdt, bevilges midlerne. Dette kan ske løbende. Kultur- og Fritidsudvalget vil blive orienteret om hver konkret vedligeholdelsesprojekt.

Prioritering af projekter

Halvedligeholdelsesprojekter er i Rebild Kommune kategoriseret på følgende vis:

Projekter med prioritet 1: Der kan opstå risiko for personer (løse tagplader, løse gelændere)

Projekter med prioritet 2: Der kan opstå egentlige følgeskader på bygningen (utætte tage, utætte fuger)

Projekter med prioritet 3: Der vil opstå væsentlig fordyrende forværring i tilstanden.

Projekter med prioritet 4 og 5 medtages ikke.

Der ydes tilskud til projekter med prioritet 1, 2 og 3.

Akutpuljen

En mindre del af halvedligeholdelsespuljen er reserveret til akutsager. Akutpuljens størrelse er fastsat til 200.000 med en egenfinansiering fra hallerne på 10%. Den afsatte akutpulje er reserveret til større, ikke forudsigelige vedligeholdelsesarbejder, så som pludseligt opståede bygningsskader på mur, bærende elementer eller tagkonstruktion. I de år, hvor akutpuljen ikke bruges, overføres denne til næste års kommunale pulje til halvedligehold.

Udbudsregler

Da hallerne modtager kommunale tilskud til vedligeholdelsesprojekterne, er hallerne forpligtet til at indhente tilbud i overensstemmelse med reglerne i tilbudsloven. Endvidere er der stillet lokalt krav om, at hallerne følger Rebild Kommunes udbudspolitik.

Oversigt over årets projekter/ udmøntning af 2021 puljen:

*Forvaltningen har orienteret hallen om at vedligeholdelsesprojektet er godkendt, men har ikke modtaget ansøgning eller udbudsmateriale, hvorfor midler til projektet heller ikke er bevilget endnu.

I alt overføres således 14 projekter fra tidligere år, da halbestyrelsen ikke har gennemført projektet. Desuden er der 3 nye projekter under 2021 puljen. Dvs. at ialt 17 projekter kommer under 2021 puljen.

Vedrørende ny halvedligeholdelsesrapport

Forvaltningen har igangsat en proces mod en udarbejdelse af en ny halvedligeholdelsesrapport, da den gældende rapport løber til og med 2021. Det er planlagt, at der i denne forbindelse laves en helt ny total gennemgang af hallerne. Projekter fra tidligere år som ikke er iværksat endnu tages med i en ny rapport, hvis projekterne fortsat er relevante. Se særskilt dagsordenspunkt på møde den 2. december 2020 i Kultur- og Fritidsudvalget.

Rebild Kommunes halvedligeholdelsespulje for 2021 er på 3.0 mio. kr. plus cirka 3.9 mio. kr. (ubrugte midler fra 2020) og fratrukket akutpuljen (200.000 kr.), altså i alt cirka 6.7 mio. kr. Årets samlede udgift for alle projekter er 5.8 mio. kr. inkl. moms. Rebild Kommunes andel af årets vedligeholdelsesbudget på projekterne, 90% af det samlede udgifter, er på 5.2 mio. kr. inkl. moms. Forvaltningen budgetterer med udgift til købsmoms, da en række af hallerne ikke er momsregistreret. Baseret på erfaring forventer forvaltningen ikke, at alle projekterne realiseres eller at alle projekter svarer præcist til det budgetterede.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen om udmøntning af halvedligeholdelsespuljen for 2021 til efterretning.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget over for Økonomiudvalg og Byråd anbefaler at godkende vedligeholdelsesprojekterne for 2021 og indstiller at årets pulje på 3 mio. kr. frigives.

Beslutning fra Kultur- og Fritidsudvalget, 2. december 2020, pkt. 117:

Indstilling godkendt.