Udskriv
Læs højt
Sagsfremstilling
Forvaltningen redegør i det følgende for udviklingen i sagsbehandlingstider i byggesagsbehandlingen. Byrådet godkendt de lokale servicemål den 31. januar 2019, hvor forvaltningen orienterede om, at sagsbehandlingstiden på det tidspunkt gennemsnitlig lå på en fordobling af disse. Siden er der tilført 1 fast og 1 midlertidig (stopper 31/12-19) byggesagsbehandler til teamet, og Planchefen har sat gang i en optimering af teamets sagsbehandlingsprocedurer.
Reel sagsbehandlingstid
Sagsbehandlingstiden er opgjort for jan, feb, mar og april i bilag 1. Sagsbehandlingstiden er opgjort på baggrund af de sager, der er afsluttet den pågældende måned. Grunden til at sagsbehandlingstiden er så høj i sær for erhverv sagerne i gennem de sidste par måneder, skyldes at byggesagsbehandlerne har fået afsluttet nogle af de kompliceret sager, der har kørt eller ligget igennem flere måneder.
Planmæssige forespørgsler, forespørgselssager og lovliggørelsessager er ikke medregnet, da de er undtaget fra servicemål, men byggesagsbehandlerne bruger naturligvis tid på disse sagstyper, selvom de ikke er omfattet af servicemål. Ældre sager, der ikke er kommet ind via BOM (Byg og Miljø sagsstyringssystem) tæller ikke med i ovenstående udtræk. På hjemmesiden er vist lokale servicemål på yderligere 2 kategorier, men da de ikke er omfattet af de nationale servicemål, fremgår de heller ikke på udtræk fra BOM.
I bilag 2 ses det, at der er sket en fordobling af afsluttede sager i marts i forhold til januar og februar. Dette skyldes, at forvaltningen har været i gang med at rydde op i gamle sager, og der er sat fokus på afslutning af sager, hvor afgørelserne er lavet, men hvor sagerne ikke er blevet afsluttet i BOM. Hvis vi skal have et retvisende udtryk for sagsbehandlingstiden, er denne procedure afgørende.
I bilag 3 ses en opgørelse over modtagne sager hver måned for hele år 2018 og til og med marts 2019. Tendensen med stor tilvækst i nye sager, er således fortsat ind i 2019.
Grunden til at sagsbehandlingstiden stadig ligger over de af byrådet fastsatte servicemål for visse sagstyper skyldes:
- Stor sagspukkel
- Der er 713 aktive byggesager (opgjort primo april 2019), hvor der mangler at blive truffet afgørelse, og vi får fortsat mange nye sager ind.
- Større oprydnings arbejde
- Grundet stor udskiftning af kolleger i 2018, bruges der lige nu meget tid på oprydningsarbejde, både i forhold til uafgjorte sager og afsluttede sager. Dette resulterer i, at sagsbehandlere og administrative medarbejdere må bruge meget tid på at gennemgå de enkelte sager end i en normal driftssituation.
- Servicemål Byg og miljø
- Tidligere har der været mange måder at registrere de forskellige handlinger/ status i Byg og miljø på, da der ikke har været en ensrettet procedure i forhold til registrering i systemet. Dette arbejde er derfor sat i gang, hvilket vil hjælpe os på sigt i forhold til at få registreret korrekt i forhold til sagsstatus og i forhold til afslutning af sager.
- Procedure BR18
- Den 01-07-2018 trådte et nyt bygningsreglement (BR18) i kraft. Dette har resulteret i store ændringer, og forvaltningen oplever derfor, at 9 ud af 10 ansøgninger har væsentlig mangler i ansøgningsmaterialet.
- BR18 har skabt uklarhed hos samtlige kommuner, da sagsbehandlingen er blevet væsentligt ændret. Der er derfor blevet brugt tid på, at udarbejde ny procedure for BR 18 - i samarbejde med de øvrige 12 nordjyske kommuner.
Planchefen har iværksat forskellige tiltag der er sat igang med henblik på, at forbedre sagsbehandlingstiden:
- Optimering af sagsgangen. Herunder:
- Sagsfordelingsmøder 2 gange om ugen, så sagerne hurtigt tildeles en sagsbehandler
- Der sker screening af sagerne indenfor ca. 2-4 dage efter fordeling. Det betyder, at sagerne ikke ligger inaktive i længere tid. Førhen kunne sagerne ligge flere uger, inden de blev screenet, hvilket forlængede sagsbehandlingstiden unødigt.
- Byggesagsbehandlerne bliver specialiseret inden for de forskellige sagstyper, igen for at optimere tidsforbruget
- Der er sat en ekstra byggesagsbehandler på erhvervssagerne
- Der er sat gang i en ensretning af procedure for registrering i BOM
- Der udarbejdes procedure for BR 18 - hvilket er en hjælp til både forvaltning og til ansøgere
- Der arbejdes med forbedring af informationer på hjemmesiden
- Gamle sager, hvor tilladelsen er givet, men hvor byggesagen ikke er afsluttet, lukkes/afsluttes, så vi får mere retvisende billede af sagsbehandlingstiden
- Der er igangsat systematisk oprydning i gamle sager
- Ressourcer
- Det vurderes, at den ekstra ressource der blev tilført i februar, begynder at have effekt. Der er fortsat sagspukler, som der arbejdes på at nedbringe og der er fortsat stor oprydningsarbejde og lovliggørelsessager der afventer at komme i gang.
- På TMU mødet i januar (d. 9.1., pkt 6) vurderede forvaltningen, at servicemålene igen kan overholdes, når vi når på den anden side af sommerferien. Da tilgangen af nye sager fortsat ligger på et meget højt niveau, og sagspuklen stadig er stor, er vurderingen nu, at for sagstyperne "Simple konstruktioner" og "Enfamiliehuse" vil servicemålene kunne overholdes på det tidspunkt. Men at vi nok skal hen i starten af 2020, før det også vil være gældende for de øvrige kategorier, da oprydningsarbejdet har vist sig at have et større omfang end antaget ved årsskiftet 2018-19.