Forvaltningen indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

Orientering fra bestyrelser og repræsentantskaber:

Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Der er fra politisk side afsat 800.000 kr. til anskaffelse i år 1, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift, i forbindelse med budgetforhandlingerne. Det afsatte beløb skal dække alle udgifter ved projektet, herunder fx indkøb af systemet, systemets driftsudgifter, implementeringsudgifter, fx udgifter i forbindelse med afholdelse af undervisningsforløb og lignende, samt endnu ukendte udgifter i forbindelse med låsesystemprojekt. Forvaltningen forventer fortsat, at projekterne og udgifterne sammenlagt kan holdes indenfor den afsatte ramme.

Som et element i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi skal kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Loven medfører at selvbetjening på internettet gradvis bliver obligatorisk på en lang række serviceområder – herunder på området vedr. udlån og udleje lokaler. Forvaltningen forventer, at der på sigt kommer krav om digitalisering af ansøgninger om tilskud fra foreninger under Folkeoplysningsloven og lignende.

Digitaliseringen af lokalebooking og ansøgninger om tilskud på folkeoplysningsområdet rummer mange muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene.

Kultur og Fritidsudvalget godkendte i 2015 kommissorium for projektet, og en arbejdsgruppe har siden arbejdet med det komplekse projekt. Arbejdsgruppen har fokus på, at alle interessenter føler sig oplyste, trygge og hørt i forhold til digitaliseringen af området. Brugerne er blevet inddraget dels gennem et minispørgeskema, dels gennem en workshop, hvor ideer og ønsker er blevet drøftet og indsamlet. Samtidig har forvaltningen investeret mange ressourcer i lokale møder og dialog for at få projektet til at lykkes.

Forenings- og bookingportalen gik live i efteråret 2016 og kan ses på www.forening.rebild.dk.

På portalen kan foreninger og aftenskoler i øjeblikket:

- Lave en beskrivelse af deres aktiviteter og kontaktoplysninger, så borgere og tilflyttere kan finde frem til foreningen.

- Gøre opmærksom på særlige arrangementer i deres forening.

- Booke lokaler til deres aktiviteter, dvs. lokaler i idrætshaller, kulturhuse og skoler i Rebild Kommune (aktuelt er der 115 lokaler og haller at vælge imellem).

- Finde links til oplysninger om tilskudsmuligheder og fritidsrådet.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

På portalen kan tilflyttere og borgere i øjeblikket:

- Søge og finde frem til relevante fritidsaktiviteter og foreninger, f.eks. søge på "fodbold" eller "senior" og se relevante foreninger (aktuelt er der mere end 150 at vælge imellem og flere kommer løbende til).

- Booke lokaler til private arrangementer, f.eks. booke en hal til en børnefødselsdag.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

Flere faser og nye funktionaliteter er på vej. I efteråret begyndte forvaltningen at arbejde med henholdsvis markedsføringen af portalen overfor borgere, låsesystemløsning og tilskudsadministrationsmodul. Hermed status på disse delelementer i projektet:

1) Markedsføringen af portalen starter i marts 2017

Følgende aktiviteteter er planlagt til perioden marts - juni 2017:

• Pressemeddelelse
• Annoncer til lokalaviserne (flere varianter)
• Postkort, plakater og roll ups til haller, huse, skoler, biblioteker, borgerservice etc. (flere varianter)
• Infoskærme
• Facebookopslag/ grafisk fil
• Konkurrence via Facebook og via foreningsportalen
• Film til Facebook og portal (forventes først at blive til maj eller juni)

Tryksager distribueres ud til idrætshaller, kulturhuse og andre aktører i løbet af uge 9 og 10. På udvalgsmødet uddeles eksempler på postkort og plakater.

Inden markedsføringen af portalen begynder, har forvaltningen taget en "temperaturmåling" på antallet af brugere på portalen, således at effekten af markedsføringen kan følges. I februar 2017 havde portalen 204 individuelle/ forskellige brugere, der brugte portalen ialt 316 gange, dvs. at nogle brugere besøgte portalen flere gange i løbet af måneden. Det udgør cirka 10,5 besøg i gennemsnit om dagen. I gennemsnit var brugerne på portalen i 7 minutter og 36 sekunder.  

2) Implementering af tilskudsadministrationsmodul er igang

Aktuelt er kommunens leverandør, Winkas, i gang med at lave et tilskudsadministrationsmodul, der kan håndtere Rebild Kommunes tilskudsregler. Når modulet er færdigtestet, vil foreningerne fremadrettet skulle ansøge om lokaletilskud og aktivitetstilskud via foreningsportalen. Forvaltningen forventer, at tilskudsadministrationsmodulet er i drift inden sommerferie. Processen omkring programmering, opsætning og testning er kompliceret.

3) Projekt låsesystem

Projektet omkring låsesystem til haller og kulturhuse er undervejs. Forvaltningen har haft den første indledende dialog med potentielle leverandører. Udfordringen er at få et system og en leverandør af de fysiske dørløsninger, som både spiller godt sammen med bookingsystemet i Winkas og samtidig er hensigtsmæssig for idrætshaller og kulturhuse.