Som et element i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi skal kommunernes udlån af lokaler til foreninger og private omlægges til digital selvbetjening. Det følger af loven om obligatorisk digital selvbetjening (L159). Loven medfører at selvbetjening på internettet gradvis bliver obligatorisk på en lang række serviceområder – herunder på området vedr. udlån og udleje lokaler. Forvaltningen forventer, at der på sigt kommer krav om digitalisering af ansøgninger om tilskud fra foreninger under Folkeoplysningsloven og lignende.

Digitaliseringen af lokalebooking og ansøgninger om tilskud på folkeoplysningsområdet rummer mange muligheder for at øge service overfor borgere og foreningsliv, samtidig med at det kan lette det administrative arbejde hos foreningerne, hallerne og kulturhusene.

Kultur og Fritidsudvalget godkendte i 2015 kommissorium for projektet, og en arbejdsgruppe har siden arbejdet med det komplekse projekt. Arbejdsgruppen har fokus på, at alle interessenter føler sig oplyste, trygge og hørt i forhold til digitaliseringen af området. Brugerne er blevet inddraget dels gennem et minispørgeskema, dels gennem en workshop, hvor ideer og ønsker er blevet drøftet og indsamlet. Samtidig har forvaltningen investeret mange ressourcer i lokale møder og dialog for at få projektet til at lykkes.

Forenings- og bookingportalen gik live i efteråret 2016 og kan ses på www.forening.rebild.dk.

På portalen kan foreninger og aftenskoler i øjeblikket:

- Lave en beskrivelse af deres aktiviteter og kontaktoplysninger, så borgere og tilflyttere kan finde frem til foreningen.

- Gøre opmærksom på særlige arrangementer i deres forening.

- Booke lokaler til deres aktiviteter, dvs. lokaler i idrætshaller, kulturhuse og skoler i Rebild Kommune (aktuelt er der 115 lokaler og haller at vælge imellem).

- Finde links til oplysninger om tilskudsmuligheder og fritidsrådet.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

På portalen kan tilflyttere og borgere i øjeblikket:

- Søge og finde frem til relevante fritidsaktiviteter og foreninger, f.eks. søge på "fodbold" eller "senior" og se relevante foreninger (aktuelt er der mere end 150 at vælge imellem og flere kommer løbende til).

- Booke lokaler til private arrangementer, f.eks. booke en hal til en børnefødselsdag.

- Finde nyheder og informationer fra Center Kultur og Fritid.

Flere faser og nye funktionaliteter er på vej. I efteråret begyndte forvaltningen at arbejde med henholdsvis markedsføringen af portalen overfor borgere, låsesystemløsning og tilskudsadministrationsmodul. Hermed status på disse delelementer i projektet:

1) Markedsføringen af portalen starter i marts 2017

Følgende aktiviteteter er planlagt til perioden marts - juni 2017:

• Pressemeddelelse
• Annoncer til lokalaviserne (flere varianter)
• Postkort, plakater og roll ups til haller, huse, skoler, biblioteker, borgerservice etc. (flere varianter)
• Infoskærme
• Facebookopslag/ grafisk fil
• Konkurrence via Facebook og via foreningsportalen
• Film til Facebook og portal (forventes først at blive til maj eller juni)

Tryksager distribueres ud til idrætshaller, kulturhuse og andre aktører i løbet af uge 9 og 10. På udvalgsmødet uddeles eksempler på postkort og plakater.

Inden markedsføringen af portalen begynder, har forvaltningen taget en "temperaturmåling" på antallet af brugere på portalen, således at effekten af markedsføringen kan følges. I februar 2017 havde portalen 204 individuelle/ forskellige brugere, der brugte portalen ialt 316 gange, dvs. at nogle brugere besøgte portalen flere gange i løbet af måneden. Det udgør cirka 10,5 besøg i gennemsnit om dagen. I gennemsnit var brugerne på portalen i 7 minutter og 36 sekunder.  

2) Implementering af tilskudsadministrationsmodul er igang

Aktuelt er kommunens leverandør, Winkas, i gang med at lave et tilskudsadministrationsmodul, der kan håndtere Rebild Kommunes tilskudsregler. Når modulet er færdigtestet, vil foreningerne fremadrettet skulle ansøge om lokaletilskud og aktivitetstilskud via foreningsportalen. Forvaltningen forventer, at tilskudsadministrationsmodulet er i drift inden sommerferie. Processen omkring programmering, opsætning og testning er kompliceret.

3) Projekt låsesystem

Projektet omkring låsesystem til haller og kulturhuse er undervejs. Forvaltningen har haft den første indledende dialog med potentielle leverandører. Udfordringen er at få et system og en leverandør af de fysiske dørløsninger, som både spiller godt sammen med bookingsystemet i Winkas og samtidig er hensigtsmæssig for idrætshaller og kulturhuse.

Der er fra politisk side afsat 800.000 kr. til anskaffelse i år 1, samt 200.000 kr. årligt efterfølgende til drift, i forbindelse med budgetforhandlingerne. Det afsatte beløb skal dække alle udgifter ved projektet, herunder fx indkøb af systemet, systemets driftsudgifter, implementeringsudgifter, fx udgifter i forbindelse med afholdelse af undervisningsforløb og lignende, samt endnu ukendte udgifter i forbindelse med låsesystemprojekt. Forvaltningen forventer fortsat, at projekterne og udgifterne sammenlagt kan holdes indenfor den afsatte ramme.

Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning.

I samarbejde med lokale foreninger, lokale skoler, DGI, Dansk Skoleidræt og Nordea-fonden er forvaltningen gået igang med at planlægge en forårsfestival i Rebild Kommune.

Skoleidrættens Forårsfestival er en del af projektet Ny Skole i Bevægelse, som er udviklet af Dansk Skoleidræt med støtte fra Nordea-fonden.

Skoleidrættens Forårsfestival er en række festivaler henover landet, hvor folkeskolens elever kan deltage i forskellige former for foreningsdrevne aktiviteter. Aktiviteterne sigter mod, at eleverne oplever:

• glæde ved bevægelse og idræt
• et socialt fællesskab
• bevægelsen alene og sammen med andre
• samarbejde med klassen og andre jævnaldrende og klasser
• positive oplevelser med "nye" sportsgrene

Med folkeskolereformen kom også begrebet den åbne skole, der handler om, at skolerne skal åbne sig mod det omkringliggende lokalsamfund - og herunder eksempelvis skabe samarbejder med det lokale foreningsliv. Med udgangspunkt i intentionerne i folkeskolereformen inviteres lokale foreninger ind til et samarbejde med lokale folkeskoler til en fælles aktivitetsdag/ forårsfestival en endnu ikke fastlagt dag i april eller maj.

Håbet er, at dagen ikke alene vil give gode oplevelser til deltagende børn og og foreninger, men også inspirerer til mere skole- foreningssamarbejde i Rebild Kommune. Samt at dagen vil skabe endnu flere foreningsaktive børn og unge i Rebild Kommune.

I 2017 er der tale et pilotprojekt, hvor et samarbejde mellem skoler og foreninger afprøves og effekten af en forårsfestivalen evalueres.

Festivalen tager i 2017 udgangspunkt i Støvring og i 10 udvalgte foreninger. Dvs. at aktiviteterne finder sted i Støvring, men skoler fra resten af kommunen indbydes.

Såfremt festivalen er en succes, kan festivalen gentages og afholdes i andre byer i kommunen i 2018 og frem.

Inden for rammen.

Forvaltningen indstiller,