Kultur- og fritidsudvalget besluttede på møder i marts og august 2016, at forvaltningen og Kulturskolen skulle arbejde med Kulturskolens fysiske lokaliteter og placering med udgangspunkt i et scenarie, hvor Kulturskolens aktiviteter fortsat i vid udstrækning foregår decentralt på folkeskoler og børnehaver, mens dele af aktiviteterne foregår på Kulturstationen i Skørping og i Støvring. Kultur- og fritidsudvalget besluttede, at Kulturskolens aktiviteter i Støvring - som hidtil er foregået i STUBhuset - skal flyttes til den tidligere Højskole i Støvring.

Byrådet har tidligere besluttet at inddele selve renoveringen af Højskolen i 3 etaper: 

-  Etape 1: renovering af underetagen incl diverse udgifter i forbindelse med nedrivning øvrige højskolebygninger

-  Etape 2: istandsættelse af 1. sal

-  Etape 3: udskiftning af tagdækning incl udskiftning af kviste

Byrådet afsatte tidligere 1 mio. kr. i alt til gennemførelse af etaperne 1 og 2. Etape 1 er gennemført for en udgift på ca. 1 mio. kr., mens etape 2 udestår endnu. Til gennemførelse af etape 1  blev der ansøgt om fondsmidler fra Lokale AktionsGrupper (LAG) og Lokale&Anlægsfonden (LOA), som bevilgede i alt 342.000 kr.  Af denne 1 mio. kr., som Byrådet afsatte, rester der således ca. 400.000 kr.

I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2017 besluttede et flertal i Byrådet at afsætte yderligere 1 mio. kr. til færdiggørelse af den allerede påbegyndte renovering af Højskolen. Derfor er der p.t. ca. 1,4 mio. kr. til projektet.

Forvaltningen har derfor igangsat en proces, som skal sikre en projektering af etape 2 og 3, herunder sikre, at projekteringen opfylder ønsket om at flytte Kulturskolens aktiviteter til Højskolen, således at projekteringen kan omfatte de særlige forhold, som måtte gøre sig gældende for Kulturskolens aktiviteter, fx marimbaorkester, lydisolering etc. Processen skal ligeledes afklare mulighederne og behovet for ekstern finansiering via fonde, bl.a. under hensyntagen til allerede opnået ekstern finansiering fra LOA og LAG til etape 1.

Processen skal desuden sikre, at Kulturskolens funktioner/aktiviteter i STUBhuset og Pavillonen opretholdes indtil færdiggørelsen af Højskolen, ligesom processen skal sikre, at det hidtidige gode samarbejde mellem Kulturskolen og STUBhuset fastholdes, også når man ikke længere har konkret lokalefællesskab i STUBhuset.

Endelig skal processen sikre Byrådets tidligere beslutning om, at Støvring Museumsforening fortsat har udstillingslokale til rådighed i Højskolen.

Til at sikre ovenstående har forvaltningen nedsat en projektgruppe, hvori såvel STUBhuset som Støvring Museumsforening er repræsenteret. Projektgruppen holder sit første møde d. 9. januar 2017 og vil her bl.a. drøfte behov, ønsker, prioriteringer, muligheder for ekstern finansiering samt forventet proces- og tidsplan. Det er forvaltningens umiddelbare vurdering, at såvel renovering / ombygning samt flytning af Kulturskolens aktiviteter kan gennemføres i 2017. 

Byrådet har afsat i alt 2,0 mio. kr. til renovering af Højskolen. Heraf resterer cirka 1,4 mio. kr. Forvaltningen forventer desuden, at projektet kan indhente ekstern finansiering via fonde.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning. 

Der er startet proces for opførelse af 100 Personers Salen i Skørping. 

Organiseringen af projektet opbygges med en styregruppe, et byggeudvalg og en projektgruppe. Styregruppen består af de involverede udvalgsformænd, direktøren og centerchefen. Byggeudvalget består af direktøren, centerchefen, intern projektleder, samt en repræsentant fra brugergruppen. 

Der er nedsat en projektgruppe på 10 personer, hvoraf 6 repræsenterer henholdsvis Kulturstationen og Kinorevuen. Desuden omfatter projektgruppen 3 fra Rebild Kommune, samt på sigt rådgiver. Organiseringen er vedhæftet til orientering. 

De overordnede udbudsbetingelser fremstilles her til udvalgets godkendelse for indarbejdelse i projekteringen.  

Forvaltningen vurderer, at projektet er velegnet til at blive udført som totalentreprise, da dette vil minimere udfordringer i definitionen af snitflader i udførelsesfasen. Dette begrundes med, at sammenbygningen med eksisterende bygningsmasse, som er af forskellig alder og karakter, er kompleks at beskrive det præcise omfang af. Udbudsformen bør minimere tvivlsspørgsmål ifm. udførelsen og efterfølgende mangeludbedring.  

Totalentreprisen udbydes i offentlig licitation med tildelingskriteriet ”laveste pris” i henhold til tilbudsloven. 

Udvalget bedes godkende udbudsform samt tildelingskriterie. 

Vedhæftet er overordnet tidsplan for 100 Personers Sal, der i hovedtræk har følgende forløb:

-  Fundraising – deadline 1. april 2017 

-  Udbyde bygherrerådgiverydelsen - 02.02.2017.

-  Entrere med bygherrerådgiver - 07.04.2017.

-  Bearbejdning af skitseprojekt og udarbejdelse af byggeprogram - april-juni 2017 .

-  Udbyde totalentreprisen i offentlig licitation - 25.09.2017.

-  Entrere med totalentreprenør - 08.12.2017.

-  Udarbejdelse af myndigheds- og hovedprojekt - dec. 2017–marts 2018.

-  Udførelse af byggeriet - april 2018–dec. 2018.

-  Aflevering - december 2018.

-  Indrettes af brugere med inventar og udstyr.

Der afholdes løbende projektgruppemøder, byggeudvalgsmøder og eventuelt møder i styregruppen.

Der er bevilget 4,0 mio. kr. fra Rebild Kommune, som udmøntes med 1,0 mio. kr. i 2017 og 3,0 mio. kr. i 2018. 

Projektgruppen arbejder desuden med ekstern medfinansiering i form af fundraising. 

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og fritidsudvalget godkender overordnet tidsplan og overordnede udbudsbetingelser.