Forvaltningen har med baggrund i Byrådets beslutning foretaget beregninger af projektet om levering af frisklavet, varmholdigt mad til ældrecentrene. Der er set på hvilke forudsætninger der skal være til stede for at gennemføre projektet, og der er foretaget beregninger af investeringsbehov i såvel drift som anlæg. Som bilag er vedlagt uddybende tegninger, tidsplan og økonomi for ombygning af Produktionskøkkenet.

Behov for ombygning af Produktionskøkkenet

Produktion og levering af varmholdig mad til ældrecentrene vil kræve en ny og anden produktionsform og opbevaring af mad, end den der i dag benyttes ved køle/vakuummad. I dag produceres maden fra mandag til torsdag i en fleksibel vekselvirkning mellem kold og varm mad til ældrecentrene og produktion af mad ud af huset. Produktionen foregår på relativt beskeden plads og maden køres ud én gang ugentligt i éngangsemballage.

Ved den ny produktionsform skal der produceres mad alle ugens syv dage, og maden skal holdes varm/kold, pakkes og leveres på samme dag indenfor en bestemt tidsramme. Der skal endvidere som hidtil produceres mad ud af huset, og der skal, som noget nyt, modtages 300 urene madcontainere retur fra ældrecentrene, som skal rengøres og genbruges. Den ny produktionsform betyder, at der skal produceres betydeligt mere mad på én gang i Produktionskøkkenet end ved køle/vakuum produktion. Det betyder også, at der skal indkøbes og skaffes plads til 33 store varmekasser til at holde maden varm, og det betyder, at der skal omlægges arbejdsgange. De nye arbejdsgange skal være således, at personalet på samme tid kan producere flere typer mad og rengøre urene madcontainere under korrekte hygiejnemæssige forhold.

Disse nye forhold kræver at Produktionskøkkenet nødvendigvis må ombygges, således der kan skabes den fornødne plads til madproduktion, opbevaring og rengøring samtidig med at det gøres muligt, at øge kvaliteten af maden.

Køkkenområdets leder har i samspil med forvaltningen og arkitekter foretaget en vurdering af hvilke ændringer i Produktionskøkkenets indretning, der er nødvendige at gennemføre (se bilag). De væsentligste er:

• Køkkenområdet, hvor maden produceres, skal udvides, således det bliver muligt at producere kold og varm mad samtidigt, og at maden kan udportioneres til de enkelte centre.
• Kontor, personalerum og lager skal flyttes samt toilet, garderobe og ventilationsskakt skal fjernes, for at skabe plads til nyt grovkøkken og større separat opvaskerum.
• Etablering af et vindfang er nødvendigt til opbevaring af ca. 33 varmekasser, idet hver kasse måler 90x54x150 cm som der ikke er plads til i den nuværende ramme.

Hygiejnemæssige krav til produktionskøkkenet

Fødevarestyrelsen skal godkende Produktionskøkkenets indretning forud for, at en ny produktionsform kan påbegyndes. I den forbindelse skal de hygiejnemæssige forhold overholde reglerne. Bl.a. er det væsentligt, at der ikke er risiko for krydssmitte fra råvarer og opvask til tilberedning af maden. Derfor et det nødvendigt, at sikre arbejdsgange, hvor urene råvarer ikke kommer i kontakt med madproduktionen og at de urene containere, der kommer retur fra ældrecentrene ligeledes adskilles fra madproduktionen. Da sidstnævnte er en ny arbejdsgang kræves mere plads til opvask, der er adskilt fra køkkenet.

Opvaskeopgaven vil blive betydeligt større end den er i dag, idet personalet vil skulle håndtere opvask af 300 containere som kommer tilbage fra ældrecentrene hver dag. I den nuværende produktionsform anvendes engangsemballage, der i sagens natur ikke kræver opvask.

Indkøb af varmekasser

Udover behov for ændringer af Produktionskøkkenets indretning er det behov for indkøb af varmekasser, der kan holde den varme mad varm. Den varme mad vil hver dag blive fordelt og pakket i 300 såkaldte madcontainere, der herefter skal pakkes i 33 varmekasser som leveres på ældrecentrene. Varmekasserne koster 582.900 kr. i engangsudgift. Alternativet vil være at lease varmekasserne, men det vil give en større udgift i den toårige periode.

Samlet set vil især et nyt grovkøkken og udskiftning af ovne muliggør, at kvaliteten af maden vil kunne øges, idet der kan produceres mad fra bunden og mere mørt kød. Det ombyggede køkken vil uden videre kunne genanvendes til den nuværende produktionsform, hvis dette senere skulle ønskes.

Tidsplan og ombygningsperiode

Såfremt det besluttes at Produktionskøkkenet skal ombygges som skitseret, skal der gennemføres et udbud af byggeopgaven i overensstemmelse med udbudspolitikken. En tidsplan for ombygning af køkkenet ser derfor således ud:

Som det fremgår af tidsplanen vurderes ombygningen af produktionskøkkenet at vare ca. 3½ måneder. I denne periode er det nødvendigt at finde muligheder for produktion af maden et andet sted. En mulighed er, at produktionskøkkenets personale fordeles ud på ældrecentrenes modtagerkøkkener og derfra producerer maden. Til denne løsning vil alle ældrecentre i ombygningsperioden få leveret varmholdigt mad til frokost med start den 1. august 2016. Produktionen af maden kan fordeles på fire ældrecentre med de største køkkener; Nørager, Skørping, Bælum og Suldrup, og herefter fordeles ud på de resterende ældrecentre. Denne løsning kan kun fungere hvis der produceres varm mad, og ikke køle/vakuummad, da køle/vakuummad kræver specielle maskiner der ikke findes på ældrecentrene. Udgiften hertil indeholder dermed lønudgifter for at have personale til at kunne lave maden, også i f.eks. weekenden.

Det skal bemærkes, at løsningen kræver en særlig dispensation fra Fødevarestyrelsen, som forvaltningen dog vurderer realistisk at få, idet der er tale om en afgrænset periode.

Væsentligt er det også at fremhæve, at varmholdig produktion af mad på fire ældrecentre alle ugens dage kræver en øget bemanding for at kunne løse opgaven, hvilket vil  koste ca. 449.000 kr. i øgede til lønudgifter i ombygningsperioden.

Behov for mere personale

Udover krav til ombygning og indkøb betyder den nye produktionsform i Produktionskøkkenet også, at der skal bruges mere arbejdskraft. Udover det personale, der er i køkkenet i dag, er der behov for ansættelse af følgende personale, når der skal produceres og udkøres varm man alle ugens dage:

·  Køkkenassistent  30 timer om ugen

·  Chauffør  30 timer om ugen

·  Elev  EGU-vilkår

·  27 timer i weekender og helligdage  50 pct. tillæg i weekenderne afspadseres

Krav til transport

Den varme mad skal udkøres på alle ugens dage i modsætning til i dag, hvor kølemaden bliver én gang om ugen.

Ved udkørsel af den varme mad kan kommunen mest hensigtsmæssigt opdeles i to ruter:

1.  Øster Hornum, Suldrup, Nørager, Rørbæk og Haverslev

2.  Ådalscentret, Skørping, Terndrup og Bælum

Rute 1 er 150 km. og rute 2 er 50 km. Bilerne kommer til at køre ca. 120.000 km., mere om året end der bliver kørt i dag. Den øgede kørsel vil betyde øgede udgifter til diesel, vedligehold og reparationer, som forventes at være på omkring 120.000 kr. årligt.

Den nuværende varebil er ikke stor nok til at rumme den mad der skal leveres. Det er derfor nødvendigt at købe to nye varebiler, der kan levere på hver sin rute. Varebilerne forventes at kunne købes brugt til ca. 200.000 kr. pr. stk. Det er ikke fundet økonomisk rentabelt at lease to biler i forsøgsperioden. Ved salg forventes køkkenets nuværende varebil, at kunne indbringe ca. 120.000 kr.

Serviceniveau i forsøgsperioden

I dag serverer fem ud af kommunens ti ældrecentre varm mad til frokost, og fem ældrecentre serverer varm mad til aften.

Når maden produceres og leveres varmholdig hver dag vil den billigste løsning være, at den varme mad leveres til frokost mellem kl. 11.30 og 12.30 alle ugens dage. Det betyder at alle ældrecentre skal spise den varme mad til frokost, til forskel fra nu hvor det enkelte ældrecenter selv kan bestemme, om de vil have varm mad til frokost eller til aftensmad. Hvis maden skal serveres om aftenen, vil det kræve et øget antal personaletimer i produktionskøkkenet for at køkkendriften kan løbe rundt fra morgen til aften. Det vil også betyde øgede lønudgifter. Samlet set forventes der at skulle bruges 90,5 personaletimer mere om ugen, svarende til ca. 815.000 kr. i årlige lønudgifter, for at den varme mad skal bringes ud om aftenen frem for til frokost.

Forvaltningen bemærker, at såfremt der gennemføres en ombygning af køkkenet, vil det også være muligt for produktionskøkkenet at byde ind på levering af madservice til Rebild Kommunens hjemmeboende, ældre borgere. Det er der ikke plads til i dag.  

I Budget 2016 er der afsat i alt 3 mio. kr. over en toårig periode til den nye produktionsform i produktionskøkkenet.

Samlet set er der engangsudgifter til biler, drift i byggeperioden og opbevaring for ca. 0,86 mio. kr. Herudover skal der tillægges en engangsudgift til anlæg på 3,7 mio. kr. (se en uddybning af denne udgift i bilag).

De årlige driftsudgifter forventes at ligge på omkring 0,8 mio. kr., ud fra de forventede udgifter på området.

Over projektets to år, vil forbruget løbe op på 6,16 mio. kr. i engangsudgifter og driftsudgifter, hvilket er 3,16 mio. kr. mere end der er afsat budget til over de to år. Hvis projektet forlænges vil de årlige udgifter ud fra ovenstående blive på ca. 0,8 mio. kr. årligt.  

-  = merforbrug

Byrådet har afsat 3 mio. kr. i 2016 og 2017 til forsøgsprojektet. Som det fremgår af økonomiafsnittet, er det forvaltningen vurdering, at der er behov for 5,4 mio. kr. i 2016 og 0,8 mio. kr. i 2017 for at gennemføre projektet. Forvaltningen kan, som følge heraf pege på følgende løsningsforslag:

1. At Sundhedsudvalget over Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at den nytilkomne værdighedspulje til ældreområdet prioriteres til finansiering af de 3,2 mio.kr. til forsøgsprojektet i 2016. Rebild Kommune vil modtage 5 mio. kr. til værdighedsindsatser, der skal iværksættes på baggrund af en værdighedspolitik.
2. At Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at der tilføres forsøgsprojektet en tillægsbevilling på 3,2 mio. kr. i 2016.
3. At Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler at der tilføres forsøgsprojektet en ekstra bevilling på 3,2 mio. kr. i 2016, som finansieres ved en kritisk gennemgang af investeringsoversigten for 2016.
4. At Sundhedsudvalget overfor Økonomiudvalget og Byrådet anbefaler, at bevare den nuværende produktionsform, og at kvaliteten af maden i stedet øges ved at etablere et grovkøkken og udskifte ovne. Denne løsning muliggør produktion af mad fra bunden og stegning af kød der gør det mere mørt. Løsningen vil koste i alt 1,3 mio. kr. i 2016 som en engangsinvestering.

Økonomiudvalget har den 18. marts 2015 besluttet budgetprocessen for budgetlægningen til budget 2016 - 2019. Det fremgår af tidsplanen for budgetprocessen, at fagudvalgene på møderne inden sommerferien kan drøfte fagspecifikke forhold indenfor eget budgetområde, herunder særlige budgetudfordringer og udvidelsesønsker. Udvalgene skal endvidere drøfte finansiering af budgetudfordringer og –ønsker. Udvalgets drøftelser præsenteres for det samlede byråd på et temamøde før byrådets møde den 25. juni 2015.Forvaltningen har analyseret de tre områder under Sundhedsudvalget og har udarbejdet et samlet budgetkatalog, der er vedlagt som bilag. Af budgetkataloget fremgår dels et ”opdriftskatalog”, hvor områder med forventede budgetudfordringer i 2016 er identificeret og beskrevet. Endvidere fremgår et finansieringskatalog, som indeholder forvaltningens forslag til mulig finansiering af de forventede merudgifter på de områder, der ikke er omfattet af budgetgaranti, dvs. Pleje- og omsorgsområdet og Sundhedsområdet. Endvidere fremgår mulige indspil fra Sundhedsudvalget til ”Find 10 mio. kr.” øvelsen eller et råderum for nye initiativer.
Endelig fremgår et udvidelseskatalog på anlægsområdet.På budgetseminaret vil Sundhedsudvalget blive præsenteret for det samlede budgetkatalog. På denne baggrund træffer udvalget beslutning om evt. ændringer i budgetkataloget samt hvilke forslag, der skal sendes videre i høring og præsenteres for Byrådet den 26. juni 2015.

Forvaltningen har identificeret budgetudfordringer på Pleje- og omsorgsområdet og Sundhedsområdet for i alt 7,2 mio. kr. som skal findes finansiering for. På området for voksne og handicappede er identificeret en skønnet opdrift på 6,9 mio. kr., som er omfattet af budgetgaranti ved de vedtagne overførselsregler. Derudover er beskrevet nye initiativer vedrørende madproduktion til ældre, som kræver anlægsinvesteringer i størrelsesordenen 1-4,5 mio. kr. samt dækning af ufinansierede driftsudgifter mellem 1,1 -6,6 mio. kr. afhængig af valg af model.