Forvaltningen indstiller, at Sundhedsudvalget samt Kultur- og Fritidsudvalget tager orienteringen til efterretning

Sundhedsudvalget, 8. januar 2019, pkt. 14:

Taget til efterretning.

Rebild Kommunes andel af finansieringen i etableringsfasen 2019-2020 skal findes indenfor udvalgenes rammer.

På et dialogmøde med Sundhedsudvalget og Kultur- og fritidsudvalget den 15. august 2017 præsenterede talspersoner for de sociale frivillige organisationer ønsker og behov for fremtidige fysiske rammer for de frivillige i Støvringområdet. Der var et konkret ønske fra 15 foreninger om et lokalefællesskab. Udvalgene besluttede herefter at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Ældresagen, Ældrerådet, Frivilligrådet, Kulturrådet, Fritidsrådet samt to medarbejdere og chefen fra Center Sundhed, Kultur og Fritid. Arbejdsgruppen skulle belyse formål, målgruppe, rammer, organisering af driften, økonomi samt tids- og handleplan.

Arbejdsgruppen kom frem til, at der - fremfor kun at fokusere på fysiske rammer - anbefales etablering af et egentligt frivilligcenter. Merværdien ved at etablere et frivilligcenter vil være, at centret kan støtte og udvikle den frivillige indsats i hele kommunen. Frivilligcentret har overblikket over det samlede frivillige landskab i kommunen og er den oplagte indgang til det lokale foreningsliv. Det betyder, at alle i kommunen let kan få adgang til de mange foreningers tilbud, uanset om man ønsker at bidrage som frivillig, ønsker at benytte sig af foreningernes tilbud, eller man ønsker at indgå i samarbejde med foreningslivet.

Det blev besluttet at ansøge Socialstyrelsen om etableringsstøtte til et foreningsdrevet frivilligcenter. Socialstyrelsen meddelte ultimo november, at man har bevilget den to-årige statsstøtte til etableringsfasen. Socialstyrelsen har opstillet enkelte formelle krav til budgetlægning mv., som forvaltningen p.t. er i gang med at opfylde. For eksempel skal Socialstyrelsens etableringsstøtte anvendes til løn til projektleder.

I etableringsfasen skal der således ansættes en projektleder, som får til opgave at afklare og tydeligt beskrive behov og rammer, samt at få beskrevet organisationen og bestyrelsens kompetencer. Samtidig skal projektlederen og de frivillige foreninger finde lokaler til det fremtidige frivilligcenter.

Ved projektperiodens udløb efter 2 år, skal der være etableret en forening med egen bestyrelse, som overtager driften af frivilligcentret. Herefter skal frivilligcentret finansieres dels ved grundtilskud på 350.000 kr. fra Socialstyrelsen, dels ved et kommunalt tilskud på 350.000 kr.

Tilskud fra Socialstyrelsens etableringspulje udmøntes i 4. kvartal 2018.

I etableringsfasen er det kommunale tilskud det første år 190.000 kr. Det andet år er det kommunale tilskud 280.000 kr.

Inden etableringsfasen udløber i 2020 vil der således være et forslag til permanent etablering af Frivilligcentret inklusive forslag til placering, organisering og finansiering. På det tidspunkt vil der således skulle tages politisk stilling til endelig etablering og finansiering fra og med 2021.

Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget

- godkender at forvaltningen udsender bevilling på 1,9 mio. kr. til Aarestrup-projektet på de forudsætninger, som forvaltningen har opstillet

- godkender forvaltningens fordeling af de afsatte anlægsmidler på 17 mio. kr. på de 4 projekter

Som nævnt er der ingen ændringer til de tidligere beskrevne økonomiske forhold i projektet.

Anlægsprojektet har et budget på 11 mio. kr. Heraf ansøger den lokale arbejdsgruppe Rebild Kommune om en kommunal støtte på 1,9 mio. kr. Desuden indskydes 1,0 mio. kr. i egen opsparing, hvorefter arbejdsgruppen vil søge fonde om det resterende beløb.

En hal i Aarestrup vil ikke under de gældende regler kunne opnå en fast indtægt i form af råderetsbetaling fra Rebild Kommune. 

Forvaltningen gør opmærksom på, at der i budgettet for 2019 og overslagsår er afsat i alt 17 mio. kr. i anlægsmidler til de 4 "Store KFU-projekter", jvf. budgetaftalen:

2019: 3 mio. kr.

2020-2022: 4 mio. kr. pr. år

2021: 2 mio. kr. til STUBHuset, om-/tilbygning

Kultur- og fritidsudvalget har d. 14. november 2018 besluttet, at udgangspunktet for et kommunalt tilskud til projekterne vil være den ramme, projekterne tidligere har meldt ind til realisering af 1. fase. Den samlede ramme, som de 4 projekter har meldt ind til realisering af 1. etape er på i alt 13,4 mio. kr. De samlede ønsker fra projekterne til kommunal medfinansiering er på i alt minumum 49,5 mio. kr. Disse forhold skal sammenholdes med ovennævnte fordeling af anlægsmidler og tages i betragtning, når projekterne skal realiseres.

På baggrund af de afsatte budgetmidler i alt og kultur- og fritidsudvalgets beslutning d. 14. november 2018 har forvaltningen derfor udarbejdet følgende forslag til fordeling af midlerne på projekt og budgetår:

Dette betyder, at den samlede kommunale medfinansiering til Aarestrup-projektet bliver på 1,9 mio. kr. 

Eventuelle ændringer i fordelingen af afsatte anlægsmidler mellem budgetårene vil kræve en byrådsbeslutning. 

En arbejdsgruppe af lokale frivillige fra foreningslivet arbejder på etableringen af et fælles multihus i Aarestrup. Projektet har været til drøftelse i Byrådet i forbindelse med budgetforhandlingerne 2017. I den forbindelse blev det besluttet at projektet, sammen med flere andre projekter, skulle kvalificeres yderligere og herefter forelægges Byrådet til gendrøftelse.

Kultur- og Fritidsudvalget har flere gange gennem det seneste års tid holdt dialogmøde med repræsentanter fra den lokale arbejdsgruppe, hvor arbejdsgruppen har præsenteret deres tanker om udviklingsprojektet. Endvidere har forvaltningen løbende været i dialog med og givet sparring til arbejdsgruppen omkring projektet.

Resume af projektets indhold

- Totalentreprise på et nybyggeri af en multihal (en traditionel 20x40 hal med tilhørende multirum).

Vedlagt er projektbeskrivelse og bilag indsendt af den lokale arbejdsgruppe. Af materialet fremgår bl.a. behovsafdækning, anlægsbudget, driftsbudget og arkitekttegninger.

Finansieringsplan og ønske til kommunal støtte

Den lokale arbejdsgruppe estimerer et anlægsbudget på samlede ialt 10.778.400 kr. inkl. 8% til uforudsete udgifter.  

Forvaltningens bemærkninger til projektet

1) Befolkningsgrundlaget
Forvaltningen er bekymret for, om brugergrundlaget for en fuld størrelse hal i Aarestrup er tilstede. Et udtræk fra Rebild Kommunes seneste befolkningsprognose, hvor udtrækket er for Suldrup Land Syd (uden Sønderup), ser brugergrundlaget således ud:

Til sammenligning kan tages den hal i Rebild Kommune, der i dag har det laveste befolkningsgrundlag. Det er Blenstrup Hallen. I 2014 blev der lavet en beregning, der viser, at Blenstrup Hallen har et befolkningsgrundlag på 898 personer og en belægningsprocent på 77%. Se vedlagte notat.

Den lokale arbejdsgruppe har selv lavet en anden afgrænsning og har selv fundet frem til et aktuelt befolkningsgrundlag, der lyder på 594. Se vedlagte materiale fra den lokale arbejdsgruppe. Den lokale arbejdsgruppe vurderer, at en ny hal kan fyldes.

Der er væsentlige udgifter forbundet med at anlægge og driften en stor hal. Aktuelt er aktiviteterne i en gammel, nedslidt gymnastiksal på skolen.  De aktuelle aktiviteter, som faciliteten skal rumme, kræver ikke en stor hal. Aktiviteterne bærer mere præg af multihus eller borgerhus. I stedet kunne man måske overveje en renovering/ forbedring af det eksisterende eller et mindre byggeri.

Som DGI også skriver i deres bemærkninger til projektet: "Det helt store spørgsmål er om 600 personer kan udfylde de ret store rammer en 20x40 hal jo er. En multihal i størrelsen cirka 600 m2 med mulighed for rum- og lydopdeling vil være et godt alternativ."

Slutteligt ønsker forvaltningen at bemærke, at man må forvente, at en ny hal i Aarestrup vil trække brugere ud af hallerne i bl.a. Haverslev og Suldrup.

2) Fundraising af anlægsbudgettet
Den lokale arbejdsgruppen har, i forhold til bygning af en traditionel hal, valgt et fornuftigt og økonomisk byggeri. Anlægsprojektet har et budget på 11 mio. kr. Heraf ansøger den lokale arbejdsgruppe Rebild Kommune om en støtte på 1,9 mio. kr., og planlægger med at fundraise det resterende selv. Forvaltningen er bekymret for, om det er realistisk for den lokale arbejdsgruppe at fundraise et så stort beløb. Det er forvaltningens erfaring fra lignende projekter, at det er utroligt svært at fundraise så store beløb til denne type projekter. Der er tale om et meget traditionelt byggeri. Derfor er forvaltningen bekymret for, at til trods for en eventuel bevilling fra byrådet på 1,9 mio. kr., vil projektet ikke blive realiseret indenfor en overskuelig årrække.

Som DGI skriver i deres bemærkninger til projektet:"I projektet ses ualmindelige store forhåbninger i forhold til fundraising delen."

3) Driftsøkonomien i anlægget
Forvaltningen er bekymret for driftsøkonomien ved hallen. Andre haller i kommunen får betaling for den lokale folkeskoles brug af hallen til idrætsundervisning. Dvs. at den lokale hal får betaling for brugen mellem 8.00 og 15.00. Der er i dette tilfælde ingen folkeskole tilknyttet. Dvs. at hallen ikke ville kunne opnå en fast indtægt i form af råderetsbetaling fra Rebild Kommune. En ellers væsentlig indtægt for kommunens andre haller.

I stedet er hallen, jf. det indsendte budget, afhængig af en betaling fra den lokale Gregers Krabbe Friskole. Hallen bliver afhængig af, at skolen hvert år kan bidrage/ betale 230.000 kr.

Forvaltningen har drøftet ovennævnte betragtninger med den lokale arbejdsgruppe, der fastholder deres argumenter for hallen jf. vedlagte materiale.

Uddybende bemærkninger og baggrundsinformation

Forvaltningen vedlægger et notat omkring hallerne i Rebild Kommune. Notatet beskriver hallernes placering, befolkningsgrundlag, målgrupper/ indtjeningsgrundlag og organisering m.v.  

Forvaltningen har desuden bedt DGI om at hjælpe med at kvalificere behandlingen af projektet. Bemærkninger fra DGI til projektet er vedlagt.

Endvidere vedlægger forvaltningen halanalysen fra 2014, der beskriver generelle udviklingstrends og udfordringer på halområdet, samt foreningsanalysen fra 2015, der beskriver generelle udviklingstrends på foreningsområdet.

Økonomi

Anlægsprojektet har et budget på 11 mio. kr. Heraf ansøger den lokale arbejdsgruppe Rebild Kommune om en støtte på 1,9 mio. kr., og planlægger med at fundraise det resterende selv.

En hal i Aarestrup vil ikke under de gældende regler kunne opnå en fast indtægt i form af råderetsbetaling fra Rebild Kommune. En ellers væsentlig indtægt for kommunens andre haller.

Indstilling

Forvaltningen indstiller,

- At Kultur- og Fritidsudvalget drøfter projektet og en eventuel indstilling til Byrådet.

- At projektet videresendes til drøftelse i Byrådet, i forbindelse med budgetforhandlingerne 2018.

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget, 13. juni 2018, pkt. 68:

Kultur- og Fritidsudvalget besluttede, at sagen oversendes til budgetforhandlingerne.

FORTSAT SAGSBEHANDLING, Kultur- og Fritidsudvalgets møde d. 9. januar 2019:

I budgetaftalen for 2019 og overslagsår blev der afsat i alt 15 mio. kr. til "Store KFU-projekter", samt særskilt 2 mio. kr. til STUBhuset om-/tilbygning, fordelt over årene således:

2019:3 mio. kr.

2020-2022: 4 mio. kr. pr. år

2021: 2 mio. kr. til STUBHuset, om-/tilbygning

På sit møde d. 14. november 2018 besluttede Kultur- og Fritidsudvalget følgende som opfølgning på budgetaftalen:

"Udvalget drøftede udmøntningen af anlægsbevillingen til 4 kultur- og fritidsprojekter og besluttede, at forvaltningen tager kontakt til de 4 ansøgere med henblik på drøftelse af den videre proces omkring deres ansøgning inden næste møde. Der er mulighed for støtte til kvalificering af projekterne på op til 25.000 kr. pr. projekt. Udgangspunktet for et kommunalt tilskud til projekterne vil være den ramme, projekterne tidligere har meldt ind til realisering af 1. fase.

Udvalget fastlagde nogle generelle principper for bevilling af tilskud til projekterne:

- Projekterne skal være færdigbeskrevet før der kan gives en kommunal bevilling. Herunder skal juridiske forudsætningerne for, at projektet kan gennemføres, være afklaret.

- En bevilling gives i en tidsbegrænset periode, hvor ansøgerne har mulighed for at finde restfinansiering til projektets realisering. Såfremt der ikke kan rejses den nødvendige finansiering, bortfalder det kommunale tilskud.

I forhold til Menateket, Øster Hornum Hallen er der særskilt sag på dagsorden om juridiske forudsætninger for projektets gennemførelse.

I forhold til Stubhuset har Byrådet tidligere godkendt en henvendelse til Statsforvaltningen om muligheden for, at Foreningen bag Stubhuset kan overtage bygningen, som grundlag for det samlede projekts realisering. Såfremt der ikke opnås godkendelse hertil, skal projektet genvurderes.

I forhold til projekterne i Haverslev Hallen og Årestrup er der behov for sikring af, at der forelægger en endelig projektskitse.

Sagerne behandles igen i Kultur- og fritidsudvalget, når der forelægger endelige projektskitser."

Forvaltningen har i den forbindelse været i kontakt med arbejdsgruppen bag Aarestrup projektet og formidlet Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning. Arbejdsgruppens talsmand oplyser,

- at Aarestrup-projektet er færdigbeskrevet, at der ikke er ændringer og at der således forelægger en endelig projektskitse

- at arbejdsgruppen er klar til at søge fonde om ekstern finansiering

Forvaltningens bemærkninger og forslag til indhold af bevilling:

Der er ikke ændringer til den oprindelige projektbeskrivelse, ligesom der heller ikke er ændringer i de beskrevne økonomiske forhold. Således vurderer forvaltningen, at der forelægger en endelig projektbeskrivelse.

Momsforhold

Når kommunen udbetaler tilskud til en forening/selvejende institution opstår der ofte spørgsmål om momsforhold, både for kommunen som tilskudsyder og for den juridiske person, der modtager tilskud. Forvaltningen har i vedlagte notat beskrevet momsforhold, set fra kommunens perspektiv som tilskudsyder, dvs de momsforhold, som kommunen er underlagt. Det påhviler den enkelte tilskudsmodtager selv at vurdere egne forhold, herunder om foreningen skal/vil momsregistreres samt hvordan et modtaget tilskud vil skulle behandles i forhold til modtagerens momsforhold. Forvaltningen anbefaler, at foreningen/den selvejende institution anvender faglig bistand som fx revisor, idet kommunen ikke kan rådgive om sådanne forhold. Arbejdsgruppen har oplyst, at man forventer at blive momsregistreret i forhold til anlægsprojektet, som skal etableres og drives af en ny selvejende institution.

Bevilling

Forvaltningen vurderer, at en bevilling på de ansøgte 1,9 mio. kr. vil kunne gives under følgende forudsætninger:

- ansøgerne har 2 år fra udvalgets beslutning om bevilling til at finde restfinansiering. Lykkes det ikke at finde nødvendig restfinansiering, bortfalder det kommunale tilskud

- ansøgerne forudsættes inden for samme 2 år at foretage nødvendige handlinger, således man er klar til at påbegynde byggeri senest efter de 2 år

- ansøgerne afklarer endeligt sine momsforhold inden for samme 2 år

- ansøgerne skal følge Rebild kommunes udbudspolitik