Økonomiudvalget har den 13. februar 2019 besluttet: "At vejområdet fremadrettet varetages af egne medarbejdere, samt at der fra 2019 og fremadrettet kan anvendes op til kr. 600.000,- af anlægsbudgettet på vejområdet til nyansættelse af intern anlægsingeniør til projekterings- og tilsynsopgaver."

Der er ansat en medarbejder på denne bevilling.

Økonomiudvalget har den 19. august 2020 besluttet, ”at op til 3,5 % af anlægsbudgettet til vej- og trafiksikkerhedsprojekter, cykelstier, byggemodninger mv. kan anvendes til ansættelse af personale som alternativ til brug af eksterne konsulenter”.

Der er pt. ansat en medarbejder på denne bevilling.

Der er vækst i Rebild Kommune. Der planlægges for flere by- og erhvervsområder, der er solgt mere erhvervsjord, og der byggemodnes flere boligområder.

Der er som følge heraf igangsat en række anlægsprojekter de seneste år. Der er både tale om byggemodninger, områdefornyelser, cykelstiprojekter, trafiksikkerhedsprojekter samt nye veje.

Forvaltningen må erkende, at det ikke har været muligt at overholde de udmeldte tidsplaner for anlægsprojekter i 2021. Der er igangsat flere anlægsprojekter, om der er ressourcer til at gennemføre, og det betyder, at der er et efterslæb på anlægsprojekter som videreføres til 2022. Der er flere anlægsprojekter, som ikke er igangsat eller som kun er i den indledende afklarende fase, og det betyder, at der pt. ikke er de fornødne ressourcer til, at alle de anlægsprojekter, der fremgår af budgettet, kan igangsættes og gennemføres i 2022.

Der er i flere tilfælde tale om komplicerede projekter, hvor der skal bruges en del ressourcer på indledende afklaring og myndighedsbehandling. Ud over projektering og udformning af anlægget, så er der en række tilladelser og forhold, der skal håndteres, inden projektet kan anlægges.

Der er bl.a. tale om:

• Myndighedstilladelser og dispensationer – herunder fra andre myndigheder
• Afgørelse om evt. miljøkonsekvensvurdering (VVM)
• Borgerinddragelse – indledningsvist og i løbet af projektet
• Arealerhvervelse og evt. ekspropriation.
• Koordinering med forsyning og andre ledningsejere i forhold til byggemodning, vejafvanding mv.

Der er pt. følgende større anlægsprojekter, der bør prioriteres i 2022:

• Byggemodning – Nøragervej i Nørager (boligområde)
• Byggemodning – Kildebakken i Ravnkilde (boligområde)
• Byggemodning – Kildebakken i Ravnkilde (boligområde)
• Byggemodning - Sørup (boligområde)
• Cykelsti – Bælum – Terndrup
• Cykelsti Hellum – Skørping
• Områdefornyelse Terndrup
• Områdefornyelse Skørping
• Ombygning af Nibevej og Buderupholmvej med svingbaner
• Trafiksikkerhed Skørping
• Ny Nibevej – planlægning, VVM og arealerhvervelse.

En samlet liste over anlægsprojekter er i bilag 1. Af listen fremgår ikke, de byggemodningsprojekter som må forventes at komme som følge af, at Økonomiudvalget har besluttet at indgå i forhandling om arealerhvervelse i bl.a nye erhvervsområder. Der er nævnt den igangværende vurdering af rundkørslen i Skørping, hvor løsning og budget pt. er ukendt. Projektet forventes dog at skulle kunne prioriteres i 2022. Der er desuden en række mindre anlægsprojekter, færdiggørelser samt planlægningsopgaver for veje, trafiksikkerhed mv.

Øget fremdrift i opgaverne kan ikke alene løses ved at hyre eksterne rådgivere til projektering af anlægsprojekterne, idet der fortsat vil være en væsentlig arbejdsmængde i forvaltningen. Dette skyldes, at forvaltningen skal have ressourcer til dialog med rådgivere og lodsejerne, herunder information om projekter, deltage i åstedsforretninger, dialog med borgere, koordinering af myndighedsbehandling, politisk behandling, erstatningsudbetaling mv.

Der er søgt optimeret på alle parametre, og yderligere fremdrift fordrer, at forvaltningen har flere ressourcer og kompetencer til at projektlede og projektere anlægsprojekterne.

Erfaringsmæssigt udgør rådgiverydelser omkring 13-15 % af anlægsentreprisen. Timeprisen for rådgivning er 800-1200 kroner, hvor en ansat i forvaltningen koster ca. 400-450 kr. i timen.

For at sikre fremdrift i anlægsprojekterne vil forvaltningen primo 2022 opslå en stilling som vejingeniør til planlægning, trafiksikkerheds- og anlægsprojekter. Stillingen kan holdes inden for eksisterende økonomi og finansieres af anlægsbudgettet jf. tidligere beslutning som beskrevet under økonomi.

Forvaltningen vil fremadrettet hvert kvartal give Teknik- og Miljøudvalget en status for anlægsprojekter.

Forvaltningen indstiller at Teknik- og Miljøudvalget overfor Økonomiudvalget samt Byrådet anbefaler, at servicemålene for 2022 godkendes jf. vedlagte bilag 1.

Regeringen og Kommunernes Landsforening (KL) indgik i december 2015 en servicemålsaftale om at nedbringe sagsbehandlingstiderne for blandt andet byggetilladelser. Servicemålene angiver den tid, som en ansøger skal påregne i den enkelte kommune for at få behandlet en ansøgning om byggetilladelse. Konkret blev der aftalt følgende servicemål for byggesager:

• 40 kalenderdage for mindre kompliceret byggeri
• 50-60 kalenderdage for mere kompliceret byggeri.

Som følge af den statslige aftale om fælles servicemål for samtlige kommuner, er det ikke længere et krav, at kommunerne skal fastsætte og offentliggøre egne mål for deres sagsbehandlingstid på byggeområdet. Rebild Kommune har dog hvert år fastlagt servicemål.

Forvaltningen foreslår;

• at de lokale servicemål for 2022 er de samme som de gældende servicemål for 2021, om end disse er mere ambitiøse end i KL-aftalen. Servicemålene for 2022 er i bilag 1.
• at servicemålene fortsat offentliggøres på Rebild Kommunes hjemmeside.

Oversigt over byggesager fra 2018 til 2021

Nedenfor kan ses den udvikling, der har været på byggesager i Rebild Kommune fra 2018:

2018: 796 byggesager

2019: 950 byggesager

2020: 964 byggesager

2021: 1.012 byggesager

Forvaltningen har i 2021 modtaget 1.012 forespørgsler og byggesager, heraf er 232 modtaget via Byg og Miljø. Dette giver en forøgelse af indkomne sager på ca. 2,5% i forhold til 2020. Antal byggesager kan ses i bilag 2, hvor der ses en udvikling i antal sager i årets første ni måneder, mens der i slutningen af året er sket et fald.

Forvaltningen har også i 2021 haft stor fokus på at kunne overholde servicemålene og der er gjort en væsentlig indsats for at nedbringe sagsbehandlingstiden. Dette har medført, at servicemålene på nuværende tidspunkt overholdes med et gennemsnit på alle slags sagstyper, der er kommet via www.bygogmiljoe.dk på knap 82%. Sagsbehandlingstiden opgøres fra det tidspunkt en ansøger har indsendt en fuldt oplyst ansøgning, og indtil kommunen har truffet afgørelse i sagen. Sagsbehandlingstiden tælles som kalenderdage, hvor ansøgers svartid på opfølgende spørgsmål fra kommunen ud over syv dage trækkes fra. I sagsbehandlingen kan der være behov for sagsbehandling hos anden myndighed, ligesom der er lovpligtige høringer, der skal gennemføres. Dette tælles med som sagsbehandlingstid.

Se bilag 3 (Servicemålstatistik - udtræk fra Byg og Miljøportalen).

Nye tiltag til at optimere sagsbehandlingen

Forvaltningen har de seneste år arbejdet med særlige tiltag for at optimere sagsbehandlingen af de enkelte byggesager og de administrative opgaver i forbindelse hermed. Disse tiltag vil forsætte i 2022.

De forskellig tiltag er følgende:

• Forhåndsdialog med ansøgere på byggesager med henblik på at hjælpe ansøgningsprocessen på vej. Dette støttes af muligheden for at booke en byggesagsbehandler via hjemmesiden.
• Indledende screening af alle byggesager i forbindelse med sagsoprettelse. Dette består i, at det bliver kontrolleret om sagen indeholder de nødvendige tegningsmaterialer og øvrige relevante dokumenter, før byggesagsbehandlingen startes op.
• Byggesagsbehandler slipper byggesagen, efter der er truffet afgørelse i en byggesag, hvorefter en administrativ medarbejder sørger for både modtagelse og rykker af enten påbegyndelse eller færdigmelding. Dette giver byggesagsbehandler mere tid til at sagsbehandle, hvilket medfører hurtigere sagsbehandling.
• Fortsat samarbejde med Business Rebild, hvor der vil være fokus på at kunne nyttiggøre de fælles kontakter og netværk.
  I 2022 vil vi invitere store som små håndværkere og virksomheder til fyraftensmøde, hvor der vil være fokus på byggeloven, relevant dokumentation i forbindelse med ansøgning om byggetilladelse, samt ansøgning via Byg og Miljø.
• Fokus på præcist formulerede bestemmelser i lokalplanerne med henblik på at forenkle byggesagsbehandlingen.
• Opdatering af hjemmesiden med henblik på at gøre denne mere brugervenlig og tilrette i forhold til ændringer i Bygningsreglementet.
• Udarbejdelse af procedurer til internt brug, som vil give en mere ensartet sagsbehandling og hjælp til nye medarbejdere.

Opsummering af 2021

Forvaltning har i løbet af 2021 først og fremmest været præget af den store succes, der har været med at afsætte bygge- og erhvervsgrunde. Dette har givet travlhed og særligt på erhvervsområdet er der brugt meget tid på dialog og på at støtte ansøgere gennem sagsbehandlingen.

Derudover har forvaltningen i første halvår fortsat arbejdet med at få afviklet puklen af ældre lovliggørelsessager. Denne er således i 2021 bragt ned fra 235 til 155 sager, der afventer påbegyndelse.

Et særligt emne som skal fremhæves, er lovliggørelsessagerne på de første to etaper af Høje Støvring i lokalplanerne nr. 288 og 318. Sagsbehandlingen af de indledningsvis 109 lovliggørelsessager udspringer af en række henvendelser og klager, hvor særligt terrænregulering i det stærkt kuperede terræn, er et fremtrædende emne. Aktuelt lægger sagsbehandlingen heraf beslag på en stor del af fire byggesagsbehandleres tid, hvilket naturligvis påvirker den øvrige sagsbehandling.

Bygningsreglementet fra 2018 (BR18) giver fortsat udfordringer i forbindelse ansøgninger og færdigmeldinger. Dette resulterer i længere dialoger, samt anmodning om supplerende materiale i 90 % af de indkommende byggesager. BR18 er fra 1. januar 2022 revideret, så forvaltningen ikke længere skal gennemgå dokumentationen i forbindelse med en færdigmelding. Ansvaret herfor ligger fremadrettet alene ved bygherre. Forvaltningen oplever i øjeblikket, at det kan være vanskeligt for bygherrer at få indsendt færdigmelding, idet flere certificerede rådgivere ikke længere ønsker at levere den ydelse grundet kompleksiteten i BR18. Herved kan der opstå ventetid for bygherre i forhold til at få ibrugtagningstilladelse.

Der er pr. 1. august ansat en funktionsleder for Byg og Ejendomsdata med henblik på både at aflaste centerchefen og prioritere ledelsen af byggeteamet.

Forvaltningen indstiller, at sagen drøftes med henblik på at sikre den bedst mulige introduktion for de nye udvalgsmedlemmer

Forvaltningen har i dialog med det afgående udvalg udarbejdet et overleveringspapir, som er vedhæftet som bilag. Overleveringspapiret indeholder både beslutninger, der skal følges op på, igangsatte indsatser eller tiltag - samt anbefalinger i forhold til kommende fokuspunkter indenfor området. Overleveringsnotat er suppleret med status notat for alle anlægsprojekter, som hører under TMU, således at de nye medlemmer har et samlet overblik.