Byrådet, Teknik- og Miljøudvalget

Teknik- og Miljøudvalget blev på mødet den 30.11.22, under pkt. 253, orienteret om erhvervsdrivendes brug af genbrugspladser. Dagsordenspunktet er vedhæftet som bilag 1.1. Der var på mødet ønske om at opsætning af bagkamera fremsættes til beslutning i udvalget.

Forvaltningen indstiller, at Teknik- og Miljøudvalget træffer beslutning om, hvorvidt der opsættes bagkamera i forbindelse med opgradering af nummerpladegenkendelsessystemet på kommunens genbrugspladser

Teknik- og Miljøudvalget

Forvaltningen vil jf. budgetforliget i 2023 overgå til timebaseret byggesagsgebyr. Det faste gebyr var i 2022 på kr. 1.082. Timesatsen er fra 1. januar 2023 på kr. 612.

Regeringen og Kommunernes Landsforening (KL) indgik i december 2015 en servicemålsaftale om at nedbringe sagsbehandlingstiderne for blandt andet byggetilladelser. Servicemålene angiver den tid, som en ansøger skal forvente vil gå for at få behandlet en ansøgning om byggetilladelse i den enkelte kommune. Konkret blev der aftalt følgende servicemål for byggesager:

• 40 kalenderdage for mindre kompliceret byggeri
• 50-60 kalenderdage for mere kompliceret byggeri

Som følge af den statslige aftale om fælles servicemål for samtlige kommuner, er det ikke længere et krav, at kommunerne skal fastsætte og offentliggøre egne mål for deres sagsbehandlingstid på byggeområdet. Rebild Kommune har dog fastlagt lokale servicemål. Såfremt udvalget godkender servicemålene vil forvaltningen i 2023 arbejde ud fra de samme servicemål som for 2022, om end disse er mere ambitiøse end i KL-aftalen. Forslag til servicemål for 2023 fremgår her nedenfor og i bilag 1. Servicemålene offentliggøres på Rebild Kommunes hjemmeside.

Forvaltningen har i 2022 modtaget 882 forespørgsler og byggesager i 2022, heraf er 299 modtaget via ansøgningssystemet Byg og Miljø. Dette giver et samlet fald i indkomne henvendelser på 134 henvendelser eller ca. 13% i forhold til 2021. Antal byggesager kan ses i bilag 2, hvoraf fremgår, at der har været relativt store udsving i antal sager gennem året.

Oversigt over henvendelser vedrørende forespørgsler og byggesager fra 2018 til 2022.

Forvaltningen har også i 2022 haft stor fokus på at kunne overholde servicemålene. Sagsbehandlingstiden har imidlertid været udfordret særligt for etage- og erhvervsbyggeri. Her har især samarbejdet med politiet om godkendelse af indretning af parkeringspladser, vareindlevering mv. mv. medført lang sagsbehandlingstid. Politiet har en sagsbehandlingstid på 8 - 10 uger. Dette gør, at servicemålene ved årets udgang overholdes med et gennemsnit på alle slags sagstyper, der er kommet via ansøgningssystemet Byg og Miljø, på knap 66%. Erfaringen fra flere af sagerne, hvor servicemålet ikke er imødekommet, viser, at forhåndsdialogen er væsentlig for at få afklaret delelementer af sagsbehandlingen, hvor forvaltningen er afhængig af bidrag fra eksterne parter, eksempelvis politiet.

Sagsbehandlingstiden opgøres fra det tidspunkt en ansøger har indsendt en fuldt oplyst ansøgning, og indtil kommunen har truffet afgørelse i sagen. Sagsbehandlingstiden tælles som kalenderdage, hvor ansøgers svartid på opfølgende spørgsmål fra kommunen ud over syv dage trækkes fra. I sagsbehandlingen kan der være behov for sagsbehandling hos anden myndighed, ligesom der er lovpligtige høringer, der skal gennemføres. Dette tælles med som sagsbehandlingstid.

Se bilag 3 (Servicemålstatistik - udtræk fra Byg og Miljøportalen).

Nye tiltag til at optimere sagsbehandlingen

Forvaltningen har de seneste år arbejdet med særlige tiltag for at optimere sagsbehandlingen af de enkelte byggesager og de administrative opgaver i forbindelse hermed. Udvalgte tiltag vil forsætte i 2023:

• Forhåndsdialog med ansøgere på byggesager med henblik på at hjælpe ansøgningsprocessen på vej. Dette støttes af muligheden for at booke en byggesagsbehandler via hjemmesiden. I forbindelse med indførelse af byggesagsgebyr fastholdes en times gratis forhåndsdialog.
• Indledende screening af alle byggesager i forbindelse med sagsoprettelse. Dette består i, at det bliver kontrolleret, om sagen indeholder de nødvendige tegningsmaterialer og øvrige relevante dokumenter, før byggesagsbehandlingen startes op.
• Byggesagsbehandler overdrager byggesagen efter der er truffet afgørelse, hvorefter en administrativ medarbejder sørger for både modtagelse og rykker af enten påbegyndelse eller færdigmelding. Dette giver byggesagsbehandler mere tid til at sagsbehandle, hvilket medfører hurtigere sagsbehandling.
• Fortsat samarbejde med Business Rebild, hvor der vil være fokus på at kunne nyttiggøre de fælles kontakter og netværk.
  I 2023 vil vi igen invitere entreprenører, håndværkere og professionelle ansøgere til fyraftensmøde, hvor der igen vil være fokus på relevant dokumentation i forbindelse med ansøgning om byggetilladelse, samt de nye krav til livscyklusvurdering af nybyggerier og politiets krav til trafikafviklingen.
• Fokus på præcist formulerede bestemmelser i lokalplanerne med henblik på at forenkle byggesagsbehandlingen.
• Opdatering af hjemmesiden med henblik på at gøre denne mere brugervenlig og tilrette i forhold til ændringer i Bygningsreglementet.

EU har vedtaget en forordning, der skal øge godkendelseshastigheden for mindre vedvarende energianlæg. Det indebærer bl.a. maksimale sagsbehandlingstider for solcelleanlæg og varmepumper og en form for anmeldelsesordning for solcelleanlæg på op til 50 kw, hvor ansøgninger kan anses som godkendt, med mindre der er tilkendegivet andet inden en måned. Der foreligger endnu ikke et statsligt administrationsgrundlag, så det er ikke klart, hvad dette konkret betyder.

Opsummering af 2022

Forvaltning har igen i 2022 været præget af den store succes, der har været med at afsætte bygge- og erhvervsgrunde. Dette har givet travlhed og særligt på erhvervsområdet er der brugt meget tid på dialog og på at støtte ansøgere gennem sagsbehandlingen. Her har særligt samarbejdet med politiet medført lang sagsbehandlingstid.

Derudover har forvaltningen fortsat arbejdet med at få afviklet puklen af ældre lovliggørelsessager. Denne er således i 2022 bragt ned fra 155 til 106 sager, der afventer påbegyndelse.

Et særligt emne som skal fremhæves, er lovliggørelsessagerne på de første to etaper af Høje Støvring i lokalplanerne nr. 288 og 318. Sagsbehandlingen af de indledningsvis 109 lovliggørelsessager udspringer af en række henvendelser og klager, hvor særligt terrænregulering i det stærkt kuperede terræn, er et fremtrædende emne. Arbejdet er nu så fremskredet, at antallet af aktive lovliggørelsessager er bragt ned omkring 20. To sager vedrørende terrænregulering behandles aktuelt ved Planklagenævnet. Forvaltningen forventer at skulle afsætte sagsbehandlingstid til lovliggørelsessagerne på Høje Støvring i et til to år endnu. Dette primært som følge af sagsbehandlingstiden ved Planklagenævnet.